资料信息提供管理制度

资料信息提供管理制度一、总则（一）目的为了规范公司资料信息提供管理工作，确保资料信息的准确性、完整性和及时性，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门以及与公司有业务往来的外部单位和个人在资料信息提供方面的管理。（三）基本原则1.真实性原则：提供的资料信息必须真实可靠，不得虚假、伪造。2.准确性原则：资料信息应准确无误，数据、内容等符合实际情况。3.完整性原则：提供的资料信息应全面、完整，涵盖相关事项的各个方面。4.及时性原则：按照规定的时间和要求及时提供资料信息，不得延误。二、资料信息分类及定义（一）公司文件资料1.包括公司章程、制度、通知、报告、合同协议等各类正式文件。2.具有公司法定效力或代表公司意志，是公司运营管理的重要依据。（二）业务数据资料1.如销售数据、生产数据、财务数据、客户数据等。2.反映公司业务活动的实际情况，为决策分析提供支持。（三）技术资料1.涵盖产品研发资料、工艺技术资料、技术图纸等。2.是公司技术创新和产品生产的关键信息。（四）市场信息资料1.包含市场调研数据、竞争对手信息、行业动态等。2.帮助公司了解市场趋势，制定市场策略。（五）员工信息资料1.包括员工个人简历、考勤记录、绩效评估、培训记录等。2.用于公司人力资源管理和员工发展。三、资料信息提供职责分工（一）各部门职责1.业务部门负责提供与本部门业务相关的各类原始资料信息，如业务操作记录、客户反馈等。对提供的资料信息进行初步整理和审核，确保其真实性和完整性。2.行政部门负责公司文件资料的起草、审核、发布和归档管理。汇总和整理公司各类资料信息，建立统一的资料信息库。3.财务部门提供准确的财务数据和财务分析报告，确保财务信息的真实、准确和完整。对涉及财务的资料信息进行审核和把关。4.技术部门负责技术资料的编制、更新和维护，确保技术资料的保密性和准确性。为其他部门提供技术支持和相关资料信息。（二）员工个人职责1.按照公司要求和工作安排，及时、准确地提供本人相关的资料信息，如工作成果报告、培训需求等。2.对所提供资料信息的真实性和完整性负责。四、资料信息提供流程（一）资料信息收集1.各部门根据工作需要，确定需要收集的资料信息内容和范围。2.通过内部沟通、业务操作记录、外部调研等方式收集相关资料信息。3.员工个人按照部门要求及时提交本人相关资料信息。（二）资料信息整理1.收集到的资料信息由各部门指定专人进行初步整理，对资料进行分类、编号、标注等。2.检查资料信息的格式是否规范、内容是否完整，对不符合要求的资料进行补充或修正。（三）资料信息审核1.部门负责人对整理后的资料信息进行审核，确保资料的真实性、准确性和完整性。2.涉及多部门的资料信息，由相关部门共同审核或由上级领导协调审核。3.重要资料信息需经公司领导审批后才能进入下一步流程。（四）资料信息提交1.审核通过的资料信息按照规定的格式和要求，提交给需要使用该资料信息的部门或人员。2.提交方式可包括纸质文档、电子文档、共享平台等，具体根据实际情况确定。3.同时，提交部门应填写资料信息提交清单，注明资料信息的名称、提交时间、接收部门等。（五）资料信息存档1.行政部门负责对各类资料信息进行统一存档管理，建立完善的资料信息档案库。2.存档资料应按照类别、时间等进行有序排列，便于查询和检索。3.定期对存档资料进行备份，防止资料丢失或损坏。五、资料信息质量要求（一）准确性1.资料信息中的数据、事实、表述等必须准确无误，不得有明显错误或歧义。2.引用的数据要有可靠的来源，经过核实和验证。（二）完整性1.应涵盖资料信息所涉及事项的各个方面，不得有重要内容遗漏。2.对于复杂事项，应提供详细的说明和相关背景资料。（三）规范性1.资料信息的格式、排版、编号等应符合公司统一规定。2.语言表达应规范、清晰、简洁，避免使用模糊或生僻的词汇。（四）时效性1.及时更新资料信息，确保其反映最新的实际情况。2.对于有时间限制的资料信息，必须在规定时间内提供。六、资料信息安全管理（一）保密措施1.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感资料信息，严格按照公司保密制度进行管理。2.限定资料信息的知悉范围，对知悉人员进行保密培训和提醒。3.采用加密存储、访问控制等技术手段，防止资料信息泄露。（二）访问权限1.根据员工工作职责和业务需求，设定不同的资料信息访问权限。2.未经授权人员不得访问超出其权限范围的资料信息。3.定期审查员工的访问权限，确保权限设置合理、有效。（三）数据备份与恢复1.定期对重要资料信息进行备份，备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放。2.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（四）安全审计1.建立资料信息安全审计机制，对资料信息的访问、使用、修改等操作进行记录和审计。2.及时发现和处理异常操作和安全隐患，对违规行为进行严肃处理。七、资料信息共享与使用（一）共享原则1.在确保资料信息安全的前提下，促进公司内部各部门之间的资料信息共享。2.共享资料信息应遵循相关规定和流程，不得擅自扩大共享范围。（二）共享范围1.根据工作需要，明确可以共享的资料信息范围和共享对象。2.共享对象一般为公司内部相关部门、项目团队或经授权的人员。（三）使用规范1.获得共享资料信息的部门和人员应按照规定的用途使用，不得擅自转借、传播或用于其他目的。2.对共享资料信息进行妥善保管，如有损坏或丢失，应及时报告并承担相应责任。八、资料信息提供的监督与考核（一）监督机制1.公司设立专门的资料信息管理监督小组，定期对各部门资料信息提供情况进行检查。2.检查内容包括资料信息的质量、提供的及时性、流程执行情况等。3.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核指标1.资料信息准确性：考核提供的资料信息中错误率的高低。2.资料信息完整性：根据资料信息应涵盖的内容范围进行评估。3.资料信息及时性：统计资料信息按时提交的比例。4.流程执行情况：检查是否按照规定的流程提供资料信息。（三）考核方式1.定期对各部门和员工个人进行考核评价，考核结果纳入公司绩效考核体系。2.对于资料信息提供工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励。3.对于存在问题较多、未按时整改的部门和个人，进行批评教育，情节严重的给予相应处罚。九、资料信息提供的培训与指导（一）培训计划1.根据公司实际情况和员工需求，制定资料信息提供相关的培训计划。2.培训内容包括资料信息收集方法、整理技巧、审核要点、安全保密知识等。（二）培训方式1.定期组织内部培训课程，邀请专业人员或经验丰富的员工进行授课。2.开展线上培训，提供学习资料和视频教程，方便员工自主学习。3.通过案例分析、实际操作演练等方式，提高员工的资料信息提供能力。（三）指导与支持1.各部门负责人对本部门员工在资料信息提供过程中遇到的问题给予及时指导。2.行政部门和其他相关部门为员工