食品销货台账管理制度

食品销货台账管理制度一、总则（一）目的为加强公司食品销货管理，规范销货台账记录，确保食品销售信息的真实性、完整性和可追溯性，保障食品安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有食品的销售活动及相关销货台账的管理。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关食品安全法律法规及相关政策要求，确保销货行为合法合规。2.真实准确原则：如实记录食品销售的各项信息，保证数据的真实性和准确性。3.完整可溯原则：建立完善的销货台账，确保销售信息能够完整追溯到食品的来源、去向及相关销售情况。4.及时更新原则：及时记录和更新销货台账信息，保证信息的时效性。二、销货台账的建立（一）台账记录内容1.食品名称：准确填写所销售食品的具体名称。2.规格型号：记录食品的规格、型号等详细信息。3.生产日期/批次：明确食品的生产日期或批次号。4.保质期：标注食品的保质期时长。5.销售日期：记录食品实际销售的日期。6.销售数量：如实填写销售食品的数量。7.销售价格：记录每笔销售的单价及总价。8.购货单位名称：填写购买食品的单位或个人的全称。9.购货单位联系方式：包括购货单位的联系电话、地址等信息。10.销售人员姓名：登记负责该笔销售业务的销售人员姓名。（二）台账记录方式1.采用电子台账和纸质台账相结合的方式。电子台账应使用专门的管理软件进行记录，确保数据的准确性和可查询性；纸质台账应使用统一格式的账本，由销售人员及时手工填写，字迹清晰、工整。2.电子台账应定期备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的介质上，并分别保存于不同的地点。3.纸质台账应按日期顺序装订成册，妥善保管，不得随意涂改、损毁。（三）台账建立流程1.销售人员在完成每一笔食品销售业务后，应立即将相关销售信息录入电子台账，并同时在纸质台账上进行记录。2.销售部门负责人应定期对销售人员录入的销货台账信息进行审核，确保信息准确无误。审核通过后，在纸质台账上签字确认。3.财务部门应根据销货台账信息进行账务处理，确保销售数据与财务账目一致。三、销货台账的登记与更新（一）登记要求1.销售人员应在销售行为发生当日进行销货台账的登记，不得拖延或漏记。2.登记内容应按照本制度规定的要求详细填写，确保信息完整、准确。3.对于同一购货单位的多笔销售业务，应逐笔分别登记，不得合并记录。（二）更新要求1.如食品的规格型号、生产日期/批次、保质期等信息发生变更，销售人员应及时在销货台账中进行更新，并注明变更原因。2.若购货单位的联系方式等信息发生变化，销售人员应在得知变化后的首个工作日内，将更新后的信息录入销货台账。3.当食品销售价格因市场波动、促销活动等原因发生调整时，销售人员应在价格调整实施前，将新的价格信息准确记录在销货台账中，并向购货单位做好告知工作。四、销货台账的查询与使用（一）查询权限1.销售人员可查询本人负责的销售业务相关的销货台账信息，以便及时跟进订单执行情况、处理客户咨询等。2.销售部门负责人有权查询本部门所有销售人员的销货台账信息，用于销售业务的统计分析、管理决策等。3.质量安全管理部门在开展食品安全追溯、质量调查等工作时，可按照规定程序查询相关销货台账信息。4.财务部门根据财务核算和审计等工作需要，经公司授权后可查询销货台账信息。（二）查询方式1.电子台账查询：通过专门的管理软件，按照设定的查询条件（如销售日期范围、食品名称、购货单位等）进行快速检索和查询。2.纸质台账查询：直接查阅装订成册的纸质账本，根据记录的页码和日期顺序查找所需信息。（三）使用规定1.各部门在查询和使用销货台账信息时，应严格遵守公司的保密制度，不得将台账信息泄露给无关人员。2.因工作需要使用销货台账信息的部门，应在使用后及时将信息归还相关管理部门，不得擅自留存或复制。3.销货台账信息主要用于公司内部的销售管理、质量追溯、财务管理等工作，未经公司批准，不得用于其他任何用途。五、销货台账的保管与存档（一）保管期限1.电子销货台账数据应至少保存[X]年，以满足食品安全追溯、法律法规要求及公司内部管理需要。2.纸质销货台账账本应保存至食品保质期满后[X]年；没有明确保质期的食品，纸质台账账本应保存不少于[X]年。（二）保管责任1.销售部门负责纸质销货台账账本的日常保管工作，指定专人负责台账的整理、装订和存放，确保台账存放安全、有序。2.信息管理部门负责电子销货台账数据的备份存储和保管，定期对备份数据进行检查和维护，防止数据损坏或丢失。（三）存档要求1.每年年末，销售部门应将本年度的纸质销货台账账本进行整理归档，编制档案清单，注明台账的年度、册数、存放位置等信息。2.信息管理部门应将本年度的电子销货台账数据进行刻录备份，并与纸质档案清单一同存档。存档介质应标明档案内容、年度、备份日期等信息。3.销货台账档案应存放在专门的档案柜或存储设备中，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全和完整。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对销货台账的管理情况进行审计检查，重点检查台账记录的真实性、完整性、准确性以及登记、更新、保管等环节的执行情况。2.质量安全管理部门不定期对销货台账进行抽查，核实销售食品的追溯信息是否完整、准确，确保食品安全追溯体系的有效运行。3.销售部门负责人应加强对本部门销售人员销货台账记录工作的日常监督，及时发现和纠正存在的问题。（二）外部检查应对1.积极配合政府相关部门对公司食品销售及销货台账的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。2.对于政府部门检查中发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告公司管理层。同时，对相关责任人进行严肃处理，防止类似问题再次发生。七、罚则（一）对销售人员的处罚1.若销售人员未按照本制度规定及时、准确地记录销货台账信息，每次给予警告处分；累计三次以上的，给予记过处分，并扣发当月绩效奖金。2.如发现销售人员故意伪造、篡改销货台账信息，视情节轻重给予降职、撤职直至解除劳动合同的处罚，并依法追究其法律责任。（二）对其他相关人员的处罚1.销售部门负责人对本部门销货台账管理工作监督不力，导致出现重大问题的，给予警告处分；情节严重的，给予降职处分。2.信息管理部门人员因保管不善导致电子销货台账数据丢失或损坏的，给予警告处分；造成严重后果的，给予记过处分，并责令其负责恢复数据，如无法恢复，应承担相应的经济赔偿责任。3.其他部门人员违反本制度规定，擅自查询、使用或泄露销货台账信息的，给予警告处分；造成公司损失的，应依