食堂外包费用管理制度

食堂外包费用管理制度总则目的为了规范公司食堂外包费用的管理，确保公司食堂服务质量，保障员工的饮食需求，同时合理控制费用支出，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司食堂外包服务的费用管理，包括食堂外包合同签订、费用核算、支付、监督等相关事宜。基本原则1.成本效益原则：在保证食堂服务质量的前提下，合理控制外包费用，提高资金使用效益。2.公平公正原则：对待所有食堂外包商一视同仁，确保费用支付依据客观、公正，避免歧视和不合理的差别待遇。3.合规性原则：严格遵守国家法律法规和公司相关财务制度，确保食堂外包费用管理合法合规。食堂外包商的选择与合同管理外包商选择1.招标流程人力资源部会同相关部门（如行政部、财务部等）制定食堂外包商招标方案，明确招标标准、流程、评分细则等。通过公司内部公告、外部招标平台等渠道发布招标信息，邀请符合条件的供应商参与投标。组织开标、评标会议，按照既定评分细则对各投标商进行评审，确定中标候选人。将中标候选人名单提交公司管理层审批，确定最终的食堂外包商。2.选择标准具有良好的商业信誉，无违法违规经营记录。具备专业的餐饮服务团队和丰富的食堂管理经验。能够提供优质、安全、卫生的餐饮服务，满足公司员工的饮食需求。具有合理的价格体系，能够在保证服务质量的前提下，提供具有竞争力的报价。合同签订1.合同条款明确双方的权利和义务，包括服务内容、服务标准、费用支付方式、结算周期、违约责任等。详细规定食堂服务的质量要求，如食品卫生标准、菜品质量、服务态度等。约定费用调整机制，根据市场物价波动、服务质量变化等因素，合理调整外包费用。制定合同变更、解除和终止的条件及程序。2.合同审批食堂外包合同草案由人力资源部负责起草，经法务部门审核后，提交公司管理层审批。审批通过后，由公司法定代表人或授权代表与外包商签订正式合同。食堂外包费用核算费用构成1.食材采购费用：包括主食、副食、调料、粮油等原材料的采购成本。2.人工费用：支付给食堂工作人员的工资、奖金、福利等。3.设备设施费用：食堂运营所需的设备购置、维修、保养费用，以及场地租赁费用。4.其他费用：水电费、清洁用品费、餐具损耗费等其他与食堂运营相关的费用。核算方法1.食材采购费用核算要求外包商提供详细的食材采购清单，包括品种、数量、单价等信息。根据采购清单和市场价格波动情况，定期对食材采购费用进行核算。对于集中采购的食材，可以参考市场批发价进行核算；对于零散采购的食材，以实际采购发票金额为准。建立食材采购价格监控机制，定期收集市场同类食材价格信息，对比外包商采购价格，确保采购成本合理。2.人工费用核算根据外包合同约定的人员编制和工资标准，核算食堂工作人员的人工费用。要求外包商提供员工考勤记录、工资发放明细等资料，作为人工费用核算的依据。对于加班费用、奖金等其他人工成本支出，按照合同约定和实际发生情况进行核算。3.设备设施费用核算对于食堂设备设施的购置费用，按照实际采购发票金额进行核算，并按照固定资产折旧政策进行折旧计提。设备维修、保养费用根据实际发生的维修发票和保养合同进行核算。场地租赁费用按照租赁合同约定的租金标准和支付周期进行核算。4.其他费用核算水电费根据实际使用量和缴费发票进行核算。清洁用品费、餐具损耗费等其他费用按照实际发生金额进行核算。费用结算1.结算周期根据外包合同约定，明确费用结算周期，一般为每月或每季度结算一次。2.结算流程每月或每季度末，外包商向公司提交费用结算申请，附上详细的费用清单和相关证明材料。人力资源部会同财务部对结算申请进行审核，核实费用明细和金额的准确性。审核通过后，财务部按照合同约定的支付方式进行费用支付。对于不符合合同约定或审核不通过的费用，及时与外包商沟通并要求其进行调整。费用支付管理支付流程1.申请：外包商按照合同约定的结算周期提交费用结算申请，经食堂管理部门负责人审核签字后，提交至人力资源部。2.审核：人力资源部对费用结算申请进行初审，核实服务内容、质量标准、费用明细等是否符合合同约定。初审通过后，将申请提交至财务部。3.复核：财务部对费用结算申请进行复核，重点审核费用金额的准确性、发票的真实性和合规性等。复核无误后，报公司分管领导审批。4.审批：公司分管领导对费用结算申请进行审批，签字确认后交财务部安排支付。5.支付：财务部根据审批结果，按照合同约定的支付方式，将食堂外包费用支付给外包商。支付方式1.银行转账：原则上采用银行转账方式支付食堂外包费用，确保支付信息准确无误。2.支票支付：在特殊情况下，经公司领导批准，可以使用支票支付，但需严格控制支票的开具、领用和使用流程，确保资金安全。支付记录与档案管理1.财务部应建立完善的食堂外包费用支付记录，详细记录每笔支付的日期、金额、支付对象、支付方式等信息。2.费用支付相关的合同、结算申请、发票、审批文件等资料应妥善保管，建立电子和纸质档案，以备查询和审计。费用监督与控制内部监督1.定期检查人力资源部会同行政部等相关部门定期对食堂外包服务质量进行检查，包括食品卫生、菜品质量、服务态度等方面。检查结果作为费用支付和合同续签的重要依据。财务部定期对食堂外包费用进行内部审计，审查费用核算的准确性、支付流程的合规性等，发现问题及时督促整改。2.员工反馈设立员工意见箱或通过其他渠道收集员工对食堂服务的意见和建议，及时反馈给外包商并督促其改进。对于员工反映强烈的问题，视情况扣减外包费用或采取其他措施。外部监督1.食品卫生监督配合当地食品药品监督管理部门的监督检查，确保食堂食品卫生安全符合国家相关标准。对于违反食品卫生规定的行为，按照合同约定追究外包商的责任，并视情节轻重扣减费用。2.价格监督关注市场物价波动情况，定期收集同类食堂的外包费用信息，对比本公司食堂外包费用水平，确保费用合理。如发现外包商收费过高或不合理，及时与其协商调整费用标准。费用调整调整条件1.市场物价变动：当主要食材价格波动超过一定比例（如[X]%），且持续时间较长，影响到食堂外包成本时，可以考虑调整费用。2.服务质量变化：如外包商服务质量明显下降，经多次沟通仍未改善，或出现严重违反合同约定的情况，公司有权根据实际情况调整费用。3.其他因素：因政策法规调整、不可抗力等其他因素导致食堂运营成本大幅增加时，可协商调整外包费用。调整程序1.提出申请：由外包商或公司相关部门（如人力资源部、财务部等）根据费用调整条件，提出费用调整申请，详细说明调整原因、调整幅度及调整依据等。2.审核评估：人力资源部会同财务部、行政部等相关部门对费用调整申请进行审核评估，综合考虑市场情况、服务质量、成本变动等因素，提出审核意见。3.协商谈判：与外包商就费用调整事宜进行协商谈判，达成一致意见后，签订费用调整补充协议。4.审批执行：费用调整补充协议经公司管理层审批通过后生效，财务部按照新的费用标准进行费用结算和支付。违约责任与争议解决违约责任1.外包商如未按照合同约定提供服务，包括但不限于食品卫生不达标、菜品质量不符合要求、服务态度恶劣等，公司有权按照合同约定扣减费用，并要求外包商限期整改。如整改后仍不符合要求，公司有权解除合同，并追究外包商的违约责任。2.公司如未按照合同约定及时支付费用，应按照合同约定承担逾期付款违约金。同时，外包商有权暂停服务，直至公司支付费用及违约金。争议解决1.双方在履行合同过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以向合同签订地的人