集团采购管理制度框架

集团采购管理制度框架总则目的本制度旨在规范集团采购行为，加强采购管理，降低采购成本，提高采购效率，确保采购质量，维护集团利益，特制定本制度框架。适用范围本制度适用于集团总部及各下属子公司、分公司的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.效益性原则：追求采购成本最小化与采购效益最大化，确保采购活动对集团整体效益有积极贡献。3.公开公平公正原则：采购过程应透明，对所有供应商一视同仁，通过公平竞争选择优质供应商。4.质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠的产品和服务。5.协同合作原则：采购部门应与其他部门密切协作，共同完成集团的采购任务。采购组织与职责采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会成员包括集团高层领导、相关部门负责人等。其职责为审议采购战略、重大采购项目计划、采购预算等，对采购过程中的重大事项进行决策。采购管理部门集团总部设立采购管理中心，作为集团采购管理的职能部门。采购管理中心职责如下：1.制定和完善集团采购管理制度、流程和标准。2.编制年度采购计划和预算，并监督执行。3.建立和维护供应商管理体系，包括供应商开发、评估、选择、考核等。4.组织采购招标、谈判、询价等采购活动，确保采购过程合规、高效。5.负责采购合同的签订、执行、变更和终止等管理工作。6.协调与其他部门在采购工作中的沟通与协作，处理采购相关的投诉和纠纷。7.对采购数据进行统计、分析和报告，为集团决策提供支持。需求部门各下属子公司、分公司及集团内部各部门为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购过程中的技术规格制定、供应商选择、验收等工作，并对采购结果负责。采购流程采购需求提出1.需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购需求申请表需经需求部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。采购计划制定1.采购管理部门收到采购需求申请表后，进行汇总分析。结合年度采购计划和预算，对采购需求进行评估和分类。2.根据评估结果，制定具体的采购计划，明确采购方式、采购时间安排、责任人员等，并报采购决策机构审批。供应商选择与管理1.供应商开发采购管理部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行初步筛选，筛选内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等。对于符合基本条件的供应商，采购管理部门组织相关人员进行实地考察，评估其实际情况与提供信息的一致性。2.供应商评估与选择采购管理部门定期对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、交货期、售后服务、价格、合作态度等。根据评估结果，建立供应商等级档案，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。在进行具体采购项目时，优先从优秀供应商中选择。对于新的采购项目，采购管理部门根据采购需求和供应商情况，组织采购人员、需求部门代表等进行综合评审，选择合适的供应商。评审方式可包括招标、谈判、询价等。3.供应商考核采购管理部门建立供应商考核机制，定期对供应商的表现进行考核。考核结果与供应商的合作份额、价格调整、后续合作机会等挂钩。对于考核不合格的供应商，采购管理部门及时发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应暂停或终止与其合作。采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小、时间要求等因素，选择合适的采购方式。常见采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。对于达到一定金额标准的采购项目，原则上应采用公开招标或邀请招标方式；对于金额较小、时间紧迫或来源单一的采购项目，可采用竞争性谈判、单一来源采购或询价采购方式。2.采购文件编制采购管理部门根据采购方式和采购需求，编制采购文件。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。采购文件编制完成后，需经采购管理部门负责人审核签字，并报采购决策机构审批。3.采购活动组织对于招标采购项目，采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。采购管理部门组织开标、评标会议，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标候选人。对于谈判采购项目，采购管理部门与供应商进行谈判，就采购价格、技术规格、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致后确定成交供应商。对于询价采购项目，采购管理部门向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价。采购管理部门根据报价情况，选择价格合理、满足需求的供应商作为成交供应商。4.采购合同签订采购管理部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订前，需经采购管理部门法务人员审核，确保合同合法合规。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。采购验收1.采购物品或服务到货前，采购管理部门通知需求部门做好验收准备。2.需求部门组织相关人员按照采购合同和验收标准对采购物品或服务进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、外观等方面。3.验收合格后，需求部门填写《采购验收单》，并由验收人员签字确认。如验收不合格，需求部门应及时通知采购管理部门与供应商协商解决，包括退货、换货、补货等处理方式。4.采购管理部门负责跟踪采购物品或服务的验收情况，确保供应商按照要求及时处理验收问题。采购付款1.采购管理部门根据采购合同和验收单，填写《采购付款申请表》，注明采购项目名称、合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式等信息。2.《采购付款申请表》经采购管理部门负责人审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门对采购付款申请表进行审核，核对采购合同、验收单、发票等相关单据的一致性和真实性。审核无误后，按照集团财务管理制度办理付款手续。采购预算管理预算编制1.采购管理部门会同财务部门及其他相关部门，根据集团年度经营计划和业务需求，编制年度采购预算。2.年度采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预计采购金额等内容，并按照采购项目的性质和用途进行分类。3.采购预算编制过程中，应充分考虑市场价格波动、业务发展变化等因素，确保预算的合理性和准确性。预算执行与监控1.采购管理部门严格按照年度采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控，定期对采购支出与预算进行对比分析，及时发现和纠正预算执行过程中的偏差。3.采购管理部门应定期向集团管理层汇报采购预算执行情况，为集团决策提供依据。采购风险管理风险识别与评估1.采购管理部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，建立价格预警机制，合理安排采购时机，与供应商签订价格调整条款等，以降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商风险预警机制，定期评估供应商的经营状况和信用情况。对于重要供应商，可要求其提供担保或采取其他风险防范措施。3.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购过程中的质量监控，要求供应商提供质量保证文件，对验收不合格的产品及时处理，确保采购物品或服务的质量符合要求。4.合同风险应对：加强采购合同管理，规范合同签订、执行、变更和终止等流程。合同签订前进行严格的审核，确保合同条款合法合规、明确清晰。在合同执行过程中，加强对合同履行情况的跟踪和监督，及时处理合同纠纷。5.法律风险应对：加强采购人员的法律意识培训，确保采购活动符合法律法规要求。在采购过程中，涉及重大法律问题时，及时咨询集团法务部门，寻求专业法律意见。采购信息管理采购数据收集1.采购管理部门负责收集采购活动中的各类数据，包括采购需求、采购计划、供应商信息、采购文件、采购合同、验收单、付款记录等。2.采购数据收集应及时、准确、完整，确保数据的真实性和可靠性。采购数据分析与利用1.采购管理部门定期对采购数据进行分析，分析内容包括采购金额、采购数量、采购价格趋势、供应商绩效、采购成本构成等。2.通过数据分析，总结采购活动中的经验教训，发现存在的问题和潜在风险，为采购决策、采购计划制定、供应商管理等提供数据支持和决策依据。采购信息共享1.建立采购信息共享平台，实现采购管理部门与需求部门、财务部门、供应商等相关方之间的信息共享。2.采购信息共享平台应确保信息的安全和保密，规定不同用户的访问权限，防止信息泄露。监督与考核内部监督1.集团内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购制度的遵守情况、采购合同的履行情况等。2.审计部门发现问题后，及时提出整改意见，要求采购管理部门和相关责任部门进行整改，并跟踪整改落实情况。考核机制1.建立采购工作考核机制，对采购