会计档案戶管理制度

会计档案戶管理制度一、总则1.目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，充分发挥会计档案在公司经济管理中的作用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及财政部、国家档案局《会计档案管理办法》等有关规定，结合本公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各分子公司、办事处等会计档案的管理。3.定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二、会计档案的内容1.会计凭证包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。2.会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务会计报告包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4.其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案的整理1.会计凭证的整理每月末，会计人员应将当月的记账凭证及所附原始凭证进行分类整理。原始凭证应按照经济业务发生的先后顺序排列，粘贴整齐，并在粘贴单上注明凭证种类、张数、金额等信息。记账凭证应按照编号顺序排列，检查凭证内容是否完整、准确，附件是否齐全。将整理好的记账凭证和原始凭证装订成册，在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等信息，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。2.会计账簿的整理年度终了，会计人员应将各类会计账簿打印成册，包括总账、明细账、日记账等。账簿应按照科目顺序排列，在账簿首页贴上"账簿启用表"，注明单位名称、账簿名称、启用日期、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名等信息，并加盖单位公章。对于活页式账簿，应去除空白页，并将账页连续编号，加具封面，装订成册。在账簿装订后，应在封面上注明账簿名称、年度、月份、册数、起讫页数等信息，并由装订人员签名或盖章。3.财务会计报告的整理年度终了，会计人员应将年度财务会计报告按照规定的格式和内容进行整理，包括会计报表、附表、附注及文字说明等。财务会计报告应加盖单位公章，并由单位负责人、主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。将整理好的财务会计报告装订成册，在封面上注明单位名称、年度、月份、报告种类等信息，并由装订人员签名或盖章。4.其他会计资料的整理其他会计资料应按照类别进行整理，如银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等应分别装订成册。在资料装订后，应在封面上注明资料名称、年度、月份、册数等信息，并由整理人员签名或盖章。四、会计档案的归档1.归档时间会计凭证应在月度终了后[x]日内装订成册，并及时归档。会计账簿应在年度终了后[x]日内打印成册，并归档。财务会计报告应在年度终了后[x]日内整理归档。其他会计资料应在形成后及时整理归档。2.归档要求归档的会计档案应齐全、完整，分类清楚，编号连续。归档的会计档案应使用统一的档案盒或档案袋进行包装，并在封面上注明档案名称、年度、月份、保管期限等信息。会计档案应按照规定的保管期限进行分类存放，便于查找和利用。五、会计档案的保管1.保管期限会计凭证保管期限为[x]年。会计账簿保管期限为[x]年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管[x]年。财务会计报告保管期限为年度财务会计报告永久保管，月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为[x]年。其他会计资料保管期限为[x]年。2.保管地点公司应设立专门的会计档案保管库，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施，确保会计档案的安全。会计档案保管库应指定专人负责管理，严格限制无关人员进入。3.保管要求会计档案应妥善保管，防止损坏、丢失、变质等情况发生。定期对会计档案进行检查和盘点，如发现问题应及时采取措施进行处理。对于电子会计档案，应定期进行备份，并存储在不同的介质上，如光盘、硬盘等，同时做好防磁、防火、防潮、防虫等工作。六、会计档案的查阅与借阅1.查阅程序本公司人员因工作需要查阅会计档案时，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。财务部门负责人根据申请内容进行审核，批准后安排专人陪同查阅，并在查阅过程中进行监督。查阅人员应在规定的地点查阅会计档案，不得将会计档案带出保管库。查阅时应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、抽换等。查阅完毕后，查阅人员应将会计档案归还保管人员，并在《会计档案查阅登记表》上签字确认。2.借阅程序外单位人员因工作需要借阅本公司会计档案时，应持有单位介绍信，填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经本公司财务部门负责人审核，报公司分管领导审批。经批准后，由财务部门专人负责提供借阅，并与借阅人员签订《会计档案借阅协议书》，明确双方的权利和义务。借阅人员应按照协议约定的时间归还会计档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅期间，借阅人员应妥善保管会计档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录会计档案内容。如因特殊情况需要复制会计档案，应经本公司财务部门负责人批准，并在指定地点进行复制。借阅人员归还会计档案时，保管人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题应及时向借阅人员查询。七、会计档案的销毁1.销毁条件保管期满的会计档案，除本制度规定不得销毁的外，可以按照规定程序销毁。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。2.销毁程序由财务部门会同档案管理部门对保管期满的会计档案进行鉴定，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。《会计档案销毁清册》经公司财务部门负责人、档案管理部门负责人审核，报公司分管领导审批。公司应指定专人负责监销。销毁会计档案时，监销人员应按照《会计档案销毁清册》所列内容进行清点核对，并在销毁现场进行监督。销毁后，监销人员应在销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告公司分管领导。八、会计档案的信息化管理1.电子会计档案的形成公司应按照国家有关规定，使用符合标准的会计软件进行会计核算，并确保电子会计档案的真实、完整、可用、安全。电子会计档案应从会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算系统中直接导出，并按照本制度的要求进行整理、归档。电子会计档案的格式应符合国家有关标准和规定，如PDF、xLS等，确保能够长期保存和查阅。2.电子会计档案的存储公司应建立电子会计档案存储制度，定期对电子会计档案进行备份，并存储在不同的介质上，如光盘、硬盘等。电子会计档案应存储在专门的服务器或存储设备上，并设置相应的访问权限，确保只有授权人员能够访问。存储电子会计档案的服务器或存储设备应具备防火、防潮、防虫、防磁等功能，确保电子会计档案的安全。3.电子会计档案的查阅与借阅本公司人员因工作需要查阅电子会计档案时，应通过公司内部的会计核算系统或档案管理系统进行查阅，并按照系统规定的操作流程进行操作。外单位人员因工作需要借阅电子会计档案时，应按照本制度规定的借阅程序进行申请，经批准后，由财务部门通过系统提供借阅，并设置相应的查阅权限和期限。查阅和借阅电子会计档案时，应严格遵守公司的保密制度，不得泄露电子会计档案的内容。4.电子会计档案的销毁电子会计档案的销毁应按照本制度规定的销毁程序进行，确保电子会计档案的彻底销毁。在销毁电子会计档案前，应进行数据备份，并将备份数据存储在安全的地方，以备后续查阅。电子会计档案销毁后，应在系统中进行相应的记录，确保系统数据与实际情况一致。九、监督与检查1.公司财务部门负责对本公司及所属各分子公司、办事处等会计档案管理工作进行定期检查和不定期抽查，确保会计档案管理工作符合本制度的要求。2.检查内容包