公司收费室管理制度

公司收费室管理制度一、总则1.目的为加强公司收费室的管理，规范收费行为，确保收费工作的准确、及时、安全，保障公司资金的正常流转，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及收费业务的部门及收费室工作人员。3.基本原则合法性原则：收费行为必须符合国家法律法规及相关政策要求。准确性原则：确保收费金额准确无误，账目清晰。及时性原则：及时收取款项，不得拖延，保证资金及时入账。安全性原则：保障收费资金、票据及相关信息的安全，防止出现丢失、被盗、泄露等情况。二、收费室人员管理1.人员配备根据收费业务量合理配备收费室工作人员，明确各岗位的职责与分工。收费人员应具备良好的职业道德、责任心强、熟悉财务基本知识和收费业务流程。2.人员培训定期组织收费人员参加业务培训，包括收费政策法规、财务知识、操作技能等方面的培训，不断提高其业务水平和综合素质。新入职收费人员必须经过岗前培训，经考核合格后方可上岗。3.人员考核建立收费人员考核机制，对其工作表现、业务能力、服务质量等进行定期考核。考核结果与绩效奖金、岗位晋升等挂钩，激励收费人员积极工作，提高工作质量。4.人员纪律收费人员应严格遵守公司的各项规章制度，不得擅自离岗、串岗。严禁在收费室从事与工作无关的事情，如聊天、玩游戏等。保守收费工作中的商业秘密和客户信息，不得泄露给无关人员。三、收费业务流程1.收费准备收费人员提前做好收费前的各项准备工作，包括检查收费设备是否正常运行、准备足额的票据和零钱等。熟悉当天的收费项目、标准及相关政策，确保准确无误地向客户收费。2.客户缴费客户前来缴费时，收费人员应热情接待，主动询问缴费项目，并准确告知客户收费标准和金额。认真核对客户提供的缴费信息，如姓名、缴费项目、金额等，确保信息一致。使用合法有效的收费票据进行收费，票据开具应规范、准确，注明收费项目、金额、日期等信息，并加盖收费专用章。3.款项收取按照规定的收费方式收取款项，如现金、支票、转账等。收取现金时，应仔细辨别真伪，确保款项安全。对于支票、转账等非现金支付方式，应及时与相关银行或财务部门核对款项到账情况，确保资金及时足额入账。4.票据管理建立票据领用、使用、保管、核销制度。收费人员领用票据时，应进行登记，注明领用日期、票据种类、数量等信息。使用票据时应按顺序号依次开具，不得跳号、漏号。作废票据应加盖"作废"章，并与存根联一同保存。定期对票据进行盘点，确保票据的实际数量与账面数量一致。票据核销时，应填写核销登记表，经相关负责人审核签字后存档。5.账目记录收费人员应及时、准确地记录收费账目，做到日清月结。每天下班前，对当天的收费情况进行汇总核对，确保收费金额与票据金额一致。定期编制收费报表，向财务部门报送收费明细及汇总数据，为财务核算提供准确依据。6.特殊情况处理对于客户欠费、少缴费等情况，收费人员应及时与客户沟通，查明原因，并做好记录。如客户确实存在困难需要缓缴或减免费用的，应按照公司相关规定办理审批手续。遇到收费系统故障、票据丢失等突发情况，收费人员应立即向上级报告，并采取相应的应急措施，确保收费工作不受影响。同时，对事件进行详细记录，以便后续调查处理。四、收费设备管理1.设备配备根据收费业务需要，配备必要的收费设备，如电脑、打印机、点钞机、验钞机、票据打印机等。确保设备的性能稳定、功能齐全，能够满足日常收费工作的要求。2.设备维护建立收费设备维护保养制度，定期对设备进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。设备出现故障时，应及时联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。维修记录应包括故障现象、维修时间、维修人员、维修费用等信息。3.设备更新随着业务的发展和技术的进步，及时对收费设备进行更新换代，以提高收费工作效率和准确性。设备更新应按照公司相关规定进行审批，选择符合公司要求的设备供应商和产品。4.设备安全加强收费设备的安全管理，采取必要的安全防范措施，如设置密码、安装防盗设备等，防止设备被盗、损坏或数据丢失。对涉及收费数据的设备，应做好数据备份工作，定期将数据备份到外部存储设备或云端，确保数据安全。五、收费室环境管理1.环境卫生保持收费室环境整洁卫生，每天下班前对收费室进行清扫，清理桌面、地面杂物，擦拭设备灰尘。定期对收费室进行全面清洁消毒，预防疾病传播，保障工作人员和客户的健康。2.安全管理加强收费室的安全管理，配备必要的安全设施，如灭火器、防盗门、监控设备等。严禁在收费室内存放易燃易爆物品，确保用电安全，离开收费室时应关闭电器设备、门窗等。定期对安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。如发现安全隐患，应及时报告并采取措施加以整改。3.秩序维护维护收费室的正常秩序，保持安静、有序的工作环境。严禁无关人员进入收费室，如有特殊情况需要进入，必须经过相关负责人批准，并进行登记。对于在收费室发生的纠纷或突发事件，收费人员应保持冷静，及时向上级报告，并协助相关部门进行处理。六、收费监督与检查1.内部监督建立收费室内部监督机制，定期对收费工作进行自查。自查内容包括收费业务流程执行情况、票据管理、账目记录、设备使用等方面。收费室负责人应定期对收费人员的工作进行检查和指导，发现问题及时督促整改。2.财务监督财务部门定期对收费室的收费情况进行审计和监督，检查收费金额是否准确入账、票据使用是否规范、账目是否清晰等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.客户监督设立客户意见箱或投诉电话，接受客户对收费工作的监督和投诉。对客户提出的意见和建议，应认真对待，及时处理，并将处理结果反馈给客户。通过定期开展客户满意度调查，了解客户对收费工作的评价，不断改进收费服务质量。七、违规处理1.违规行为界定收费人员在收费工作中如有下列行为之一的，视为违规：擅自提高或降低收费标准。不开具票据或开具虚假票据。挪用、截留、坐支收费款项。擅自更改收费账目或数据。违反票据管理规定，如丢失票据、擅自销毁票据等。泄露收费工作中的商业秘密或客户信息。违反收费室人员纪律，如擅自离岗、串岗等。其他违反本制度及公司相关规定的行为。2.违规处理措施对于发现的违规行为，视情节轻重给予相应的处理：情节较轻的，给予警告、批评教育，并责令其立即改正。情节较重的，扣发绩效奖金、暂停工作进行整改，直至解除劳