营销物资发放管理制度

营销物资发放管理制度总则目的为加强公司营销物资的管理，规范营销物资的发放流程，确保营销物资的合理使用，提高营销工作效率，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司所有营销物资的采购、存储、发放及使用管理。基本原则1.按需发放原则：根据营销工作实际需求，合理发放物资，避免浪费。2.规范流程原则：明确物资发放的各个环节，严格按照规定流程操作。3.责任清晰原则：明确各部门及人员在营销物资管理中的职责，确保责任落实。营销物资分类及定义宣传资料类包括公司宣传册、产品手册、海报、宣传单页、折页等，用于公司形象宣传、产品推广等。促销礼品类如赠品、奖品、促销道具等，用于吸引客户、促进销售活动。办公用品类营销人员使用的办公文具、笔记本电脑、打印机、复印机等设备及耗材。市场活动物资类活动现场布置所需的展架、帐篷、桌椅、音响设备、舞台道具等。职责分工营销部门1.根据营销计划和业务需求，提前提交物资需求申请。2.负责营销物资的使用、保管，确保物资的合理利用，并及时反馈物资使用情况。3.参与营销物资的盘点工作。采购部门1.根据营销部门提交的物资需求申请，负责营销物资的采购工作。2.选择合格的供应商，确保采购物资的质量和供应及时性。3.负责与供应商签订采购合同，并跟进采购订单的执行情况。仓库管理部门1.负责营销物资的入库、存储、保管和出库工作。2.建立物资库存台账，定期盘点库存，确保账实相符。3.对库存物资进行分类存放，做好防潮、防火、防盗等工作，保证物资安全。财务部门1.负责审核营销物资采购费用的报销凭证，确保费用支出的合理性和合规性。2.对营销物资的成本进行核算和分析，提供财务数据支持。营销物资采购管理采购申请1.营销部门应根据年度营销计划、阶段性营销活动方案及日常业务需求，提前制定物资需求计划。物资需求计划应详细列出物资名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息。2.每月[具体日期]前，营销部门将次月物资需求计划提交至采购部门。如有临时需求，应及时填写《营销物资临时采购申请表》，经部门负责人审批后提交采购部门。采购审批1.采购部门收到物资需求计划或临时采购申请表后，应进行初步审核，检查需求的合理性和必要性。2.对于金额较大（[具体金额标准]以上）的采购项目，采购部门应组织相关人员进行论证，并提交公司领导审批。审批通过后，采购部门方可进行采购。供应商选择与管理1.采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行评估和筛选。2.优先选择与公司合作良好、产品质量可靠、价格合理、交货及时的供应商。对于新的供应商，应进行严格的考察和审核，确保其符合公司要求。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。采购执行1.采购部门根据审批后的采购计划和合同，向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况，确保按时、按质、按量到货。2.对于紧急采购项目，采购部门应采取特殊措施确保物资及时供应，但事后需补办相关审批手续。营销物资库存管理入库管理1.物资到货后，仓库管理部门应及时组织验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等是否与采购合同一致。2.验收合格的物资，仓库管理部门应办理入库手续，填写《营销物资入库单》，注明物资名称、规格、型号、数量、供应商等信息，并由验收人员签字确认。3.对于验收不合格的物资，仓库管理部门应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货等。存储管理1.仓库管理部门应根据物资的特性和类别，对营销物资进行分类存放，确保物资存放安全、有序。2.建立物资库存台账，详细记录物资的出入库情况，包括日期、凭证号、物资名称、规格、型号、数量、出入库类型等信息。3.定期对库存物资进行盘点，每月末进行一次小盘点，每季度末进行一次大盘点。盘点结果应与库存台账进行核对，如有差异，应及时查明原因并进行调整。出库管理1.营销部门因工作需要领用营销物资时，应填写《营销物资领用申请表》，注明物资名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人审批。2.仓库管理部门根据审批后的领用申请表发放物资，填写《营销物资出库单》，注明物资名称、规格、型号、数量、领用部门、领用人等信息，并由领用人签字确认。3.对于贵重物资或限量发放的物资，仓库管理部门应严格控制发放数量，并做好发放记录。营销物资使用管理使用规范1.营销人员应按照公司规定的用途和方式使用营销物资，不得擅自挪用、转借或变卖物资。2.在使用宣传资料、促销礼品等物资时，应注意保持物资的完好和整洁，不得随意损坏或丢弃。3.对于市场活动物资，营销人员应在活动结束后及时清理、归还，妥善保管剩余物资。监督检查1.营销部门负责人应定期对本部门营销物资的使用情况进行检查，确保物资的合理使用。2.公司相关部门有权对营销物资的使用情况进行监督检查，如发现违规行为，应及时责令整改，并追究相关人员的责任。营销物资盘点与清查盘点计划1.仓库管理部门应制定年度盘点计划，明确盘点时间、范围、方法和人员分工等。2.盘点计划应提前通知各相关部门，以便做好准备工作。盘点实施1.盘点人员应按照盘点计划进行实地盘点，认真核对物资的数量、规格、型号等信息，并做好记录。2.对于盘点中发现的盘盈、盘亏情况，应详细记录原因，并及时查明责任。盘点报告1.盘点结束后，仓库管理部门应编制盘点报告，包括盘点基本情况、盘盈盘亏情况及原因分析、处理建议等内容。2.盘点报告经仓库管理部门负责人审核后，提交公司领导审批。清查处理1.根据盘点报告和公司领导审批意见，对盘盈、盘亏物资进行相应的处理。如属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。2.对库存物资中已损坏、过期、变质等无法使用的物资，应及时清理报废，并办理相关手续。营销物资报废与处置报废申请1.对于已损坏、过期、变质等无法使用的营销物资，仓库管理部门应填写《营销物资报废申请表》，注明物资名称、规格、型号、数量、报废原因等信息，并提交部门负责人审批。2.对于金额较大（[具体金额标准]以上）的报废物资，应提交公司领导审批。报废鉴定1.公司应组织相关人员对申请报废的物资进行鉴定，确认物资是否符合报废条件。2.鉴定人员应填写《营销物资报废鉴定表》，明确鉴定意见，并签字确认。报废处置1.经审批同意报废的物资，仓库管理部门应按照公司规定的方式进行处置，如变卖、捐赠、销毁等。2.对于有残值的报废物资，应进行变卖处理，变卖收入应及时上缴公司财务。营销物资费用管理预算管理1.财务部门应根据公司年度营销计划，编制营销物资费用预算，明确各项物资采购、使用等费用的预算额度。2.营销物资费用预算应经公司领导审批后执行，不得超预算支出。报销管理1.营销人员在使用营销物资过程中发生的费用，应按照公司财务制度的规定进行报销。报销凭证应真实、合法、有效，包括发票、采购合同、入库单、出库单、领用申请表等。2.财务部门应严格审核报销凭证，对不符合规定的报销申请予以拒绝。成本核算1.财务部门应定期对营销物资的成本进行核算，分析成本构成和变动情况。2.通过成本核算，为公司制定营销物资采购策略、控制费用支出提供依据。罚则违规行为1.未按规定流程申请、采购、发放、使用营销物资的。2.擅自挪用、转借、变卖营销物资的。3.因保管不善导致营销物资损坏、丢失的。4.虚报、冒领营销物资费用的。处罚措施1.对于首次违规行为，给予警告，并责令限期整改。2.对于多次违规或情节严重的行为，给予