铸造公司合同管理制度

铸造公司合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、加工承揽合同、租赁合同、技术合同、运输合同等。（三）基本原则1.依法签订原则：合同的签订、履行必须遵守国家法律法规的规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责（一）法务部门1.负责合同的法律审查，对合同条款的合法性、合规性进行审核，提出法律意见和建议。2.参与重大合同的谈判、起草、签订等工作，为合同签订提供法律支持。3.处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律活动。4.建立合同法律档案，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行记录和归档。（二）业务部门1.负责合同的洽谈、起草、送审等工作，确保合同条款符合业务需求和公司利益。2.组织合同的签订、履行，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.负责收集、整理合同履行过程中的相关资料，如送货单、验收单、发票等，并按要求归档。4.配合法务部门处理合同纠纷，提供相关证据和资料。（三）财务部门1.负责审核合同中的财务条款，如付款方式、结算期限等，确保公司财务利益。2.参与合同付款审批，对不符合财务规定的付款申请提出意见。3.协助业务部门进行应收账款的催收，对逾期账款进行跟踪管理。（四）行政管理部门1.负责合同印章的管理，严格按照规定使用合同印章。2.对合同签订过程中的文件进行登记、归档，确保合同档案的完整性。3.协助业务部门办理合同签订所需的相关手续，如资质证明、授权委托书等。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.业务部门根据业务需求，与对方进行洽谈，形成初步合作意向。2.业务部门起草合同文本，合同文本应包含双方当事人的基本信息、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。3.业务部门将起草好的合同文本送法务部门进行法律审查，法务部门应在[X]个工作日内完成审查，并提出审查意见。4.业务部门根据法务部门的审查意见，对合同文本进行修改完善，确保合同条款合法、合规、合理。5.合同文本修改完善后，业务部门将合同提交公司领导审批，审批通过后，方可签订合同。6.合同签订时，双方当事人应在合同上签字（或盖章），并加盖公司合同专用章。（二）合同审批权限1.合同标的金额在[X]万元以下的，由业务部门负责人审批。2.合同标的金额在[X]万元以上至[X]万元的，由分管领导审批。3.合同标的金额在[X]万元以上的，由总经理审批。（三）合同授权委托1.公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人签字（或盖章）。2.授权代理人签订合同的，应出具法定代表人签署的授权委托书，授权委托书应明确授权范围、授权期限等内容。3.业务部门应妥善保管授权委托书原件，并建立授权委托书使用登记制度，记录授权委托书的领取、使用、归还等情况。四、合同履行管理（一）合同履行原则1.全面履行原则：合同双方应按照合同约定的标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式等全面履行合同义务。2.协作履行原则：合同双方在履行合同过程中应相互协作，共同解决合同履行过程中出现的问题。（二）合同履行跟踪1.业务部门应建立合同履行跟踪台账，对合同履行情况进行实时跟踪，及时掌握合同履行进度。2.业务部门应定期向合同对方发送合同履行情况函，确认合同履行进度和存在的问题，并要求对方及时回复。3.如发现合同履行过程中出现异常情况，业务部门应及时分析原因，并采取相应的措施进行解决，同时向公司领导报告。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同条款，业务部门应与合同对方协商一致，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知合同对方，并按照合同约定办理相关手续。4.合同解除后，双方应按照合同约定进行结算和清理，如有损失，应按照合同约定承担相应的责任。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.业务部门在签订合同前，应充分了解对方的资信状况、经营能力等情况，避免与信誉不佳的客户签订合同。2.在合同履行过程中，业务部门应严格按照合同约定履行义务，及时解决合同履行过程中出现的问题，避免纠纷的发生。3.法务部门应定期对公司签订的合同进行审查和风险评估，及时发现潜在的合同风险，并提出防范措施。（二）纠纷处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据资料，如合同文本、送货单、验收单、发票、往来函件等，并向法务部门报告。2.法务部门对业务部门提交的证据资料进行审查分析，根据具体情况制定纠纷处理方案。3.如纠纷能够通过协商解决，业务部门应积极与合同对方进行协商，争取达成和解协议。4.如协商不成，法务部门应及时代表公司参与诉讼、仲裁等法律活动，维护公司合法权益。（三）纠纷处理费用1.因合同纠纷发生的诉讼费用、仲裁费用、律师费用等，由责任方承担。2.如因双方责任导致纠纷发生的，诉讼费用、仲裁费用、律师费用等由双方按照责任比例分担。六、合同档案管理（一）档案范围合同档案包括合同签订过程中形成的各类文件、资料，如合同文本、洽谈记录、审批文件、授权委托书、往来函件、送货单、验收单、发票等。（二）档案整理1.业务部门应在合同履行完毕后[X]个工作日内，将合同档案资料整理齐全，并移交行政管理部门。2.行政管理部门对业务部门移交的合同档案资料进行审核，审核无误后进行分类、编号、装订，并建立合同档案台账。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，确保档案的安全、完整。2.合同档案的保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行，一般为[X]年。3.合同档案保管期满后，如需销毁，应按照公司档案管理制度的规定进行审批和销毁。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到行政管理部门查阅。2.查阅合同档案时，应在行政管理部门指定的地点进行，不得将合同档案带出公司或擅自复印、拍照等。3.外部单位因工作需要查阅合同档案的，应持单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，由行政管理部门安排专人陪同查阅。七、合同监督与考核（一）监督检查1.法务部门定期对公司合同签订、履行、变更、解除等情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。2.行政管理部门负责对合同印章的使用情况进行监督检查，确保合同印章的规范使用。（二）考核评价1.公司建立合同管理考核评价制度，对业务部门和相关责任人的合同管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括合同签订的规范性、合同履