资料留存管理制度模板

资料留存管理制度模板一、总则（一）目的为了加强公司各类资料的留存管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，便于资料的查阅、使用和追溯，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工在工作过程中产生、接收、使用和保管的各类资料，包括但不限于文件、合同、报表、记录、电子数据等。（三）基本原则1.集中管理原则：公司设立专门的资料管理部门或岗位，负责对各类资料进行集中统一管理。2.分类存放原则：按照资料的类别、性质、来源等进行分类，分别存放于相应的存储介质和存储区域。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，防止资料的丢失、损坏、泄露和篡改。4.方便查阅原则：建立科学合理的资料索引和检索体系，确保资料能够快速、准确地被查阅和使用。二、资料分类与编号（一）资料分类1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示等。2.业务合同类：涵盖公司与客户、供应商、合作伙伴等签订的各类合同、协议。3.财务报表类：如资产负债表、利润表、现金流量表等财务相关报表。4.人事档案类：员工的个人简历、劳动合同、绩效考核记录、培训记录等。5.项目文档类：公司各类项目的立项报告、可行性研究报告、项目计划、项目总结等。6.技术资料类：产品研发资料、技术方案、工艺流程、技术标准等。7.市场营销类：市场调研报告、营销策划方案、客户资料、销售数据等。8.其他资料类：不属于以上分类的其他各类资料。（二）资料编号1.资料编号采用统一的编码规则，由类别代码、年份代码、顺序号组成。2.类别代码：根据资料分类确定，用两位大写字母表示，如"xZ"表示行政文件类。3.年份代码：用四位数字表示资料产生的年份，如"2023"。4.顺序号：按照资料产生的先后顺序，用四位数字编号，从"0001"开始。5.示例：一份行政文件，类别代码为"xZ"，产生于2023年，顺序号为0010，则其编号为"xZ20230010"。三、资料的收集与整理（一）收集职责1.各部门负责本部门在工作过程中产生资料的收集工作，指定专人负责资料的整理和报送。2.涉及多个部门的资料，由牵头部门负责组织相关部门进行收集。（二）收集要求1.资料产生后，相关责任人应及时将资料收集齐全，确保资料的完整性。2.收集的资料应真实、准确、清晰，不得伪造、篡改。3.对于电子资料，应确保其格式正确、内容完整，能够正常打开和查阅。（三）整理要求1.资料收集后，应按照资料分类和编号规则进行整理，确保资料的分类准确、编号唯一。2.对每份资料进行核对，检查资料的内容是否完整、签字盖章是否齐全、日期是否准确等。3.对于纸质资料，应进行装订、编页码，确保资料的整齐、美观。4.对于电子资料，应建立相应的文件夹结构，按照类别和年份进行分类存储，并对文件名进行规范命名，确保文件名能够准确反映资料的内容。四、资料的存储与保管（一）存储介质1.纸质资料应存放在专用的文件柜或档案室，确保存放环境干燥、通风、防火、防潮、防虫。2.电子资料应存储在服务器、磁盘阵列、磁带库等存储设备上，同时定期进行备份，备份介质可选用光盘、磁带等。（二）存储区域划分1.档案室应根据资料的类别、年份等进行区域划分，设置不同的存储架和存储柜，分别存放不同类别的资料。2.对于常用资料，应设置专门的查阅区域，方便员工查阅使用。（三）保管责任1.资料管理部门或岗位应指定专人负责资料的保管工作，明确保管人员的职责和权限。2.保管人员应定期对资料进行检查和盘点，确保资料的安全和完整。如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施。3.对于重要资料和保密资料，应采取加密存储、限制访问等措施，确保资料的保密性。五、资料的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司员工因工作需要查阅资料的，可向资料管理部门提出查阅申请，经部门负责人批准后，由保管人员协助查阅。2.涉及公司机密的资料，查阅人员应严格遵守公司的保密制度，未经授权不得泄露资料内容。（二）查阅流程1.查阅人员填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的类别、编号、查阅目的等。2.将申请表提交所在部门负责人审批，审批通过后交资料管理部门。3.资料管理部门根据申请表提供相应的资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人员、查阅资料名称及编号、查阅目的等。（三）借阅权限1.因工作需要借阅资料的，须经资料管理部门负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[x]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人员填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的类别、编号、借阅期限等。2.将申请表提交资料管理部门负责人审批，审批通过后交保管人员。3.保管人员对借阅资料进行清点、核对，并在《资料借阅登记表》上登记借阅人员姓名、部门、借阅资料名称及编号、借阅日期、预计归还日期等信息。借阅人员签字确认后，领取资料。4.借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得转借他人或擅自复印、摘抄。如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应的赔偿责任。5.借阅人员应在规定的借阅期限内归还资料，归还时，保管人员应对资料进行检查，确认资料无损坏、无丢失后，在《资料借阅登记表》上注明归还日期，并由借阅人员签字确认。六、资料的销毁（一）销毁条件1.资料已超过保存期限，且无继续保存价值的。2.资料因各种原因已失去真实性、完整性，无法使用的。3.公司因业务调整、战略转型等原因，需要销毁相关资料的。（二）销毁流程1.由资料管理部门或相关业务部门提出资料销毁申请，填写《资料销毁申请表》，注明销毁资料的类别、编号、数量、销毁原因等。2.将申请表提交公司分管领导审批，审批通过后交资料管理部门组织销毁。3.资料管理部门应指定专人负责资料销毁工作，销毁过程中应确保资料的彻底销毁，防止资料泄露。4.对于纸质资料，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；对于电子资料，可采用格式化、删除等方式进行销毁。5.销毁工作完成后，负责销毁的人员应在《资料销毁申请表》上签字确认，并将申请表交资料管理部门存档。七、资料的保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密、客户信息等敏感信息的资料。2.公司内部会议记录、决策文件、人事档案等资料。（二）保密措施1.对保密资料进行标识，明确保密级别和保密期限。2.限制保密资料的查阅和借阅范围，只有经过授权的人员才能查阅和借阅。3.采用加密存储、访问控制等技术手段，确保保密资料在存储和传输过程中的安全性。4.对接触保密资料的人员进行保密培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。5.定期对保密资料进行检查和评估，及时发现和消除保密隐患。（三）违规处理1.对于违反保密制度，泄露公司机密资料的人员，公司将依法追究其法律责任，并视情节轻重给予相应的纪律处分。2.因泄露公司机密资料给公司造成损失的，公司有权要求责任人赔偿相应的经济损失。八、资料的信息化管理（一）信息化系统建设1.公司应建立完善的资料信息化管理系统，实现资料的电子化存储、检索、查阅和借阅等功能。2.信息化管理系统应具备权限管理、数据备份、数据恢复等功能，确保资料的安全性和可靠性。（二）数据录入与维护1.资料管理部门应指定专人负责资料信息化管理系统的数据录入和维护工作，确保数据的准确性和及时性。2.对于新产生的资料，应及时录入信息化管理系统，并按照规定进行分类和编号。3.定期对信息化管理系统中的数据进行清理和维护，删除过期或无用的数据，确保系统数据的完整性和有效性。（三）系统安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止外部网络攻击。2.定期对信息化管理系统进行安全漏洞扫描和修复，确保系统的安全性。3.对系统管理员的操作权限进行严格控制，定期更换系统管理员密码，防止内部人员非法操作。九、监督与检查（一）监督部门公司设立资料管理监督小组，由公司分管领导担任组长，资料管理部门、审计部门等相关人员为成员，负责对公司资料留存管理工作进行监督检查。（二）检查内容1.资料的收集、整理、存储、保管等工作是否符合本制度的要求。2.资料的查阅、借阅、销毁等流程是否规范。3.资料的保密管理措施是否落实到位。4.资料信息化管理系统的运行情况是否正常。（三）检查方式1.定期检查：资料管理监督小组每季度对公司资料留存管理工作进行一次全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对各部门的资料留存管理情况进行不定期抽查。（四）问题整改1.对于检查中发现的问题，资料管理监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。