防疫物质采购管理制度

防疫物质采购管理制度总则目的为加强公司防疫物资的采购管理，规范采购流程，确保防疫物资的及时供应和合理使用，保障公司员工的健康与安全，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内所有防疫物资的采购活动，包括但不限于口罩、手套、防护服、消毒液、体温枪、护目镜等各类防疫用品。基本原则1.按需采购原则：根据公司实际需求，合理确定防疫物资的采购数量和种类，避免浪费。2.质量优先原则：优先采购符合国家标准和防疫要求的优质防疫物资。3.成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判，降低采购成本。4.合规采购原则：严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保采购活动合法合规。职责分工采购部门1.负责防疫物资采购计划的制定与执行，根据需求部门的申请，及时采购所需防疫物资。2.寻找合格的供应商，进行询价、比价、议价，选择合适的供应商签订采购合同。3.跟踪采购订单的执行情况，确保物资按时、按质、按量供应。需求部门1.根据本部门实际工作需要，提前向采购部门提交防疫物资采购申请，明确物资的种类、规格、数量等要求。2.负责对采购回的防疫物资进行验收，并及时反馈验收结果。3.合理使用防疫物资，做好物资的保管和发放工作。质量管理部门1.参与防疫物资供应商的评估和选择，对采购物资的质量进行抽检和监督。2.协助处理采购过程中出现的质量问题，确保所采购的防疫物资符合质量标准。财务部门1.负责审核防疫物资采购预算，确保采购费用的合理支出。2.按照公司财务制度，办理采购款项的支付手续。采购计划管理需求预测1.各需求部门应根据公司业务发展、人员数量、工作场所面积等因素，结合疫情防控形势，定期对防疫物资的需求进行预测，并填写《防疫物资需求预测表》。2.需求预测应包括不同类型防疫物资的预计使用量、使用时间等信息，以便采购部门提前做好采购准备。采购申请1.需求部门根据预测结果，在防疫物资库存低于安全库存时，填写《防疫物资采购申请表》，详细说明申请采购的物资名称、规格、数量、申请理由等。2.《防疫物资采购申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。采购计划制定1.采购部门收到需求部门的采购申请后，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定防疫物资采购计划。2.采购计划应明确采购物资的种类、数量、采购时间、预计到货时间等内容，并报部门负责人审批。3.对于紧急采购需求，采购部门应在确保合规的前提下，优先安排采购，以满足公司防疫工作的紧急需要。供应商管理供应商选择1.采购部门应建立防疫物资供应商名录，通过多种渠道寻找合格的供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资质审核，要求供应商提供营业执照、生产许可证、产品质量检测报告、医疗器械注册证（如有）等相关资质证明文件。3.实地考察供应商的生产能力、质量控制体系、信誉等情况，综合评估后选择优质供应商纳入名录。供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.采购部门收集需求部门、质量管理部门等相关部门对供应商的反馈意见，填写《供应商评估表》。3.根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、整改或淘汰处理。供应商合作1.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。2.采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解物资生产进度、发货情况等信息，确保物资按时供应。3.建立供应商投诉处理机制，对于供应商在供货过程中出现的问题，及时与供应商协商解决，如无法解决，可按照合同约定追究供应商的责任。采购流程询价与比价1.采购部门根据采购计划，向多家供应商发送询价单，要求供应商提供防疫物资的报价、产品规格、质量标准、交货期等信息。2.对供应商的报价进行整理和比较，分析不同供应商的价格优势、产品质量、服务水平等因素，选择性价比最高的供应商。议价与合同签订1.与选定的供应商进行议价，争取更优惠的采购价格和条款。2.双方达成一致后，签订采购合同。采购合同应明确物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等详细内容。3.采购合同签订后，及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好相应的准备工作。订单跟踪与到货验收1.采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通物资生产进度、发货情况等信息，确保物资按时到达公司。2.物资到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备。到货时，由需求部门、质量管理部门等相关人员按照合同要求和质量标准对物资进行验收。3.验收合格的物资，填写《防疫物资验收单》，办理入库手续；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商联系，要求供应商更换或处理。付款结算1.财务部门根据采购合同和验收单，审核采购款项的支付申请。2.审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续，及时支付供应商货款。3.采购部门应定期与财务部门核对采购款项的支付情况，确保账目清晰。物资库存管理库存盘点1.定期对防疫物资进行库存盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。2.盘点工作由仓库管理人员负责实施，需求部门可派人协助。盘点结束后，填写《防疫物资库存盘点表》，详细记录物资的实际库存数量、规格、存放位置等信息。3.对盘点中发现的盘盈、盘亏情况，应及时查明原因，填写《防疫物资盘盈盘亏处理表》，报相关部门审批后进行处理。库存预警1.设定防疫物资的安全库存和最低库存标准，当库存数量低于最低库存时，系统自动发出预警信息。2.仓库管理人员收到预警信息后，及时通知采购部门进行补货，确保物资库存始终保持在合理水平。物资保管1.防疫物资应存放在专门的仓库或储物区域，按照物资的种类、规格、性质等进行分类存放，并做好标识。2.仓库应保持通风、干燥、清洁，温度、湿度应符合物资存放要求。对于有特殊储存条件要求的物资，如易燃易爆物资、易腐物资等，应严格按照相关规定进行储存。3.建立物资出入库登记制度，详细记录物资的出入库时间、数量、领用部门、领用人等信息，做到账目清晰、可追溯。物资发放与使用发放流程1.需求部门根据工作需要，填写《防疫物资领用申请表》，注明领用物资的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人审批签字。2.仓库管理人员根据审批后的《防疫物资领用申请表》，按照先进先出的原则发放物资，并在《防疫物资发放登记表》上做好记录。3.领用人领取物资时，应在登记表上签字确认。使用规范1.各部门应教育员工正确使用防疫物资，按照防疫要求和操作规程佩戴口罩、手套、防护服等防护用品。2.严格控制防疫物资的使用范围，严禁将防疫物资挪作他用。对于一次性使用的防疫物资，使用后应按照规定进行妥善处理，避免造成环境污染。3.定期对防疫物资的使用情况进行统计和分析，总结经验教训，不断优化物资使用方案，提高物资使用效率。监督与检查内部审计1.公司内部审计部门定期对防疫物资采购、库存管理、发放使用等环节进行审计监督，检查各项制度的执行情况和相关财务收支的真实性、合法性、合规性。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。纪检监察1.公司纪检监察部门负责对防疫物资采购过程中的廉洁自律情况进行监督检查，防止发生违规违纪行为。2.对违反本制度和廉洁纪律的单位和个人，纪检监察部门将按照有关规定进行严肃处理。培训与宣传培训1.组织相关人员参加防疫物资采购、管理、使用等方面的培训，提高员工的业务水平和责任意识。2.培训内容包括防疫物资的种类、功能、使用方法、质量标准、采购流程、库存管理等方面的知识和技能。宣传1.通过内部宣传栏、公司网站、微信群等渠道，宣传防疫知识和公司防疫物资管理制度，提高员工的防疫意识和遵守制度的自觉性。2.及时发布防疫物资采购、使用、库存等方面的信息，让员工了解公司防疫工作的进展情况，增强员工的信心。应急管理应急采购预案1.制定防疫物资应急采购预案，明确在紧急情况下的采购渠道、采购方式、审批流程等内容。2.当出现防疫物资短缺或其他紧急情况时，能够迅速启动应急采购预案，确保防疫物资的及时供应。应急物资调配1.建立防疫物资应急调