餐饮合同管理制度总结

餐饮合同管理制度总结一、总则1.目的为加强公司餐饮合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，维护公司合法权益，降低经营风险，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司与餐饮供应商、餐饮服务提供商等签订的各类餐饮相关合同，包括但不限于食材采购合同、餐饮服务外包合同、餐具租赁合同等。3.基本原则合法合规原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规及相关政策的要求。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，签订合同。公平公正原则：合同条款应公平合理，保障双方的合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务。二、合同签订管理1.合同签订流程合同立项：使用部门根据实际需求提出餐饮合同立项申请，明确合同标的、金额、期限、质量标准等主要内容。合同起草：由采购部门或相关业务部门负责起草合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等条款。在起草过程中，应参考公司的标准合同模板，并结合具体业务情况进行修订。合同审核：合同文本起草完成后，提交至法务部门进行合法性审核。法务部门重点审核合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。同时，提交至财务部门进行财务条款审核，确保合同涉及的费用支付、结算方式等符合公司财务规定。此外，相关业务部门应从业务角度对合同条款进行审核，提出修改意见。合同审批：经法务、财务及相关业务部门审核通过的合同，按照公司的审批流程提交审批。审批流程应明确各级审批人员的职责和权限，确保合同经过充分的审批。审批通过后，方可签订合同。合同签订：合同由法定代表人或其授权代表签订。签订合同时，应确保合同文本与审批通过的版本一致，并加盖公司公章或合同专用章。2.合同签订注意事项主体资格审查：在签订合同前，应审查对方的主体资格，包括营业执照、食品经营许可证等相关资质证书，确保对方具有合法的经营资格。条款明确性：合同条款应清晰、明确，避免模糊不清或歧义性的表述。对于合同标的、数量、质量、价格、付款方式、交货时间、违约责任等重要条款，应详细约定，确保双方的权利义务明确。风险防范条款：合同中应约定风险防范条款，如不可抗力条款、保密条款、争议解决条款等。不可抗力条款应明确不可抗力的范围、通知义务、责任免除等内容；保密条款应明确双方的保密义务和违约责任；争议解决条款应明确争议解决的方式，如协商、仲裁或诉讼等。合同附件：对于一些需要详细说明的内容，可作为合同附件附在合同后面。合同附件应与合同正文具有同等法律效力，双方应在合同中明确约定附件的内容和效力。三、合同履行管理1.合同执行跟踪合同签订后，采购部门或相关业务部门应建立合同执行跟踪台账，对合同的履行情况进行实时跟踪。跟踪内容包括合同标的的交付时间、数量、质量、付款情况等。定期与对方沟通合同履行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题。如发现对方存在违约行为，应及时采取措施，要求对方承担违约责任。2.交付与验收管理交付管理：餐饮供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交付合同标的。交付时，应提供相关的证明文件，如送货单、发票等。验收管理：公司应按照合同约定的质量标准对交付的餐饮产品或服务进行验收。验收合格后，出具验收报告。如发现质量问题，应及时通知对方进行整改或退换货。对于不合格的产品或服务，公司有权拒绝接收，并要求对方承担违约责任。3.付款管理财务部门应根据合同约定的付款方式和时间，及时安排付款。付款前，应审核相关的发票、验收报告等文件，确保付款依据充分。对于预付款项，应严格按照合同约定的条件和比例支付，避免预付款风险。在支付过程中，应注意防范资金风险，确保资金安全。四、合同变更管理1.变更情形在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同内容的，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、时间、双方的权利义务等条款，作为原合同的补充协议，与原合同具有同等法律效力。2.变更流程变更申请：合同变更由使用部门或相关业务部门提出申请，说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。变更审核：变更申请提交后，由采购部门、法务部门、财务部门等相关部门进行审核。审核内容包括变更的必要性、合法性、对公司权益的影响等。变更审批：经审核通过的变更申请，按照公司的审批流程提交审批。审批通过后，方可签订变更协议。变更协议签订：变更协议由双方授权代表签订，并加盖公司公章或合同专用章。签订后，应及时将变更协议送达相关部门，确保各方知晓变更内容。五、合同终止管理1.终止情形合同期满，双方未续签合同的，合同自动终止。合同履行过程中，如因一方违约、不可抗力等原因导致合同无法继续履行的，另一方有权解除合同。合同双方协商一致，同意提前终止合同的，合同终止。2.终止流程终止通知：合同终止时，由提出终止的一方以书面形式通知对方。通知内容应包括合同终止的原因、时间、双方的权利义务等。结算与清理：合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理。财务部门负责核对款项支付情况，确保双方的经济往来清晰。相关业务部门负责清理合同履行过程中的文件、资料等，妥善保管。终止协议签订：如因合同期满、协商一致等原因终止合同的，双方应签订终止协议。终止协议应明确合同终止的原因、时间、双方的权利义务、结算方式等条款。六、合同档案管理1.档案收集合同签订后，采购部门或相关业务部门应及时将合同文本及相关附件、审批文件、变更协议、终止协议等资料收集齐全，移交至公司档案管理部门。档案管理部门应建立合同档案台账，对合同档案进行登记和编号，确保档案的完整性和准确性。2.档案保管合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。档案管理人员应定期对档案进行检查和整理，确保档案的质量。对于电子合同档案，应进行备份，并存储在安全的存储设备中。同时，应建立电子档案的检索和查阅制度，方便查询和使用。3.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应严格按照查阅申请表的内容提供档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改合同档案资料。如需复印或拍照，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。七、合同纠纷处理1.纠纷预防在合同签订和履行过程中，应加强沟通与协调，及时解决合同履行过程中出现的问题，避免纠纷的发生。定期对合同履行情况进行总结和分析，查找存在的问题和风险，采取有效措施加以防范。2.纠纷处理流程纠纷发生：当合同纠纷发生时，相关业务部门应及时向公司报告，并提供详细的纠纷情况说明。纠纷调查：公司成立纠纷处理小组，对纠纷情况进行调查核实。调查内容包括合同条款、履行情况、双方的沟通记录等。纠纷协商：根据调查结果，纠纷处理小组组织双方进行协商，寻求解决方案。协商过程中，应遵循平等、自愿、公平的原则，充分听取双方的意见和诉求。纠纷仲裁或诉讼：如协商无法解决纠纷，可根据合同约定的争议解决方式，申请仲裁或提起诉讼。在仲裁或诉讼过程中，公司应积极配合，提供相关证据和资料，维护公司的合法权益。3.纠纷处理责任