进口食品备案管理制度

进口食品备案管理制度一、总则（一）目的为加强进口食品管理，规范进口食品备案行为，保障消费者健康和食品安全，根据国家相关法律法规及政策要求，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司进口食品的备案管理工作，包括但不限于进口食品的采购、运输、储存、销售等环节涉及的各类食品。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家关于进口食品的法律法规、标准规范及相关政策要求，确保备案工作合法合规。2.风险防控原则：对进口食品的风险进行全面评估和有效防控，保障食品安全。3.诚信自律原则：公司及相关工作人员应诚实守信，自觉履行备案义务，加强自律管理。二、备案职责分工（一）采购部门1.负责收集进口食品供应商的相关资质文件和产品信息，确保供应商具备合法经营资格。2.向供应商索要进口食品的原产地证明、卫生证书、检验检疫证明等相关文件，并及时提供给质量控制部门。3.在采购合同中明确进口食品的质量标准、备案要求及双方责任。（二）质量控制部门1.负责对采购部门提供的进口食品相关文件进行审核，确保文件的真实性、完整性和有效性。2.依据国家相关标准和规定，对进口食品的质量、规格、标签、说明书等进行查验，必要时进行抽样送检。3.负责办理进口食品的备案申请手续，按照规定填写备案表格，提交相关资料，并跟踪备案进展情况。4.对备案过程中发现的问题及时与采购部门、供应商沟通协调，采取有效措施进行整改。（三）物流部门1.负责进口食品的运输和储存管理，确保食品在运输和储存过程中的质量安全。2.配合质量控制部门做好进口食品的查验工作，提供必要的协助。3.对运输工具和储存设施进行定期清洁、消毒和维护，防止食品受到污染。（四）销售部门1.负责向消费者宣传进口食品的相关信息，包括备案情况、食用方法、注意事项等。2.对销售的进口食品进行追溯管理，确保能够及时召回存在质量问题的产品。3.收集消费者对进口食品的反馈意见，及时反馈给质量控制部门。（五）法务部门1.为进口食品备案管理工作提供法律咨询和支持，确保公司的备案行为符合法律法规要求。2.审查进口食品采购合同、备案文件等相关法律文书，防范法律风险。3.协助处理备案过程中涉及的法律纠纷和投诉举报案件。三、备案申请流程（一）资料准备1.进口食品的商业发票、装箱单、提单等贸易单证。2.进口食品的原产地证明、卫生证书、检验检疫证明等官方文件。3.进口食品的标签样张及中文翻译件，标签应符合国家相关标准和规定，包括食品名称、配料表、净含量、生产日期、保质期、贮存条件、食品生产经营者的名称、地址和联系方式、食品生产许可证编号、产品标准代号、贮存条件、所使用的食品添加剂在国家标准中的通用名称、生产许可证编号、产品标准代号等内容。4.进口食品的说明书样张及中文翻译件，说明书应包含食品的功效、适用人群、食用方法、注意事项等内容。5.其他需要提供的资料，如进口食品的第三方检测报告、进口商营业执照副本复印件等。（二）申请提交质量控制部门将准备齐全的备案申请资料按照规定格式填写备案表格，加盖公司公章后，通过国家进口食品备案管理系统或向当地海关、检验检疫机构等相关部门提交备案申请。（三）审核受理相关部门收到备案申请后，对申请资料进行审核。如资料齐全、符合要求，予以受理；如资料不齐全或不符合要求，将一次性告知申请人需要补充或更正的内容。（四）备案办理质量控制部门根据审核意见，对需要补充或更正的资料及时进行完善，并提交给相关部门。相关部门在规定时间内完成备案办理工作，发放备案凭证。（五）备案变更如进口食品的名称、规格、标签、说明书、保质期、生产工艺等信息发生变更，公司应在变更前向原备案部门提出备案变更申请，并提交相关证明材料。备案部门审核通过后，办理备案变更手续。（六）备案注销进口食品停止进口或销售后，公司应及时向原备案部门申请备案注销，并提交相关证明材料。备案部门审核通过后，办理备案注销手续。四、备案文件管理（一）文件归档质量控制部门负责将进口食品备案过程中产生的各类文件资料进行整理归档，包括备案申请资料、审核意见、备案凭证、变更记录、注销记录等。归档文件应按照时间顺序、类别进行分类存放，便于查阅和管理。（二）文件保管1.设立专门的文件保管场所，确保文件存放安全、整洁、防潮、防虫、防火。2.对重要文件资料进行备份，采用电子存储和纸质存储相结合的方式，防止文件丢失或损坏。3.定期对文件进行清查和盘点，确保文件的完整性和准确性。（三）文件查阅1.公司内部人员因工作需要查阅备案文件的，应填写文件查阅申请表，经部门负责人批准后，到文件保管部门查阅。2.查阅文件时应在指定地点进行，不得擅自将文件带出保管场所。如需复印或借阅文件，应按照规定办理相关手续。3.外部单位或个人因工作需要查阅备案文件的，应提供有效证明文件，并经公司分管领导批准后，由文件保管部门安排专人陪同查阅。查阅过程中应遵守公司的保密规定，不得泄露文件内容。五、备案监督检查（一）内部自查1.公司定期组织对进口食品备案管理工作进行内部自查，检查内容包括备案制度的执行情况、备案申请资料的真实性和完整性、备案文件的管理情况等。2.质量控制部门负责制定内部自查计划，明确自查内容、方法、时间和人员分工。自查结束后，编写自查报告，对发现的问题提出整改措施和建议。3.针对内部自查发现的问题，相关部门应及时进行整改，整改完成后提交整改报告。质量控制部门对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。（二）外部检查1.积极配合海关、检验检疫机构等相关部门对公司进口食品备案管理工作进行的监督检查，如实提供相关资料和信息。2.对外部检查提出的问题，公司应高度重视，认真分析原因，制定切实可行的整改方案，并在规定时间内完成整改。3.将外部检查结果及整改情况及时向公司管理层汇报，作为改进备案管理工作的重要依据。六、罚则（一）对违反本制度规定的行为，视情节轻重给予相应的处罚：1.对在备案申请过程中提供虚假资料的，责令改正，并处以罚款；情节严重的，依法吊销相关许可证件。2.对未按照规定办理备案变更或注销手续的，责令限期改正；逾期不改正的，处以罚款。3.对未按照规定保管备案文件资料的，责令限期改正；造成文件资料丢失或损坏的，依法承担相应的赔偿责任。4.对违反本制度其他规定的行为，按照国家相关法律法规及公司内部规章制度进行处理。