公司洽谈区管理制度

公司洽谈区管理制度一、总则（一）目的为规范公司洽谈区的使用与管理，确保洽谈区环境整洁、秩序良好，为公司内部会议、商务洽谈、客户接待等活动提供舒适、高效的场所，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有洽谈区，包括但不限于各楼层的专用洽谈室、公共区域设置的临时洽谈点等。（三）管理原则1.安全第一：确保洽谈区内人员的人身安全和公司财产安全，消除各类安全隐患。2.规范有序：对洽谈区的使用流程、环境维护、设施管理等进行标准化、规范化管理。3.高效利用：提高洽谈区的使用效率，避免资源浪费，满足公司业务活动的需求。二、洽谈区使用规定（一）预约制度1.公司员工因工作需要使用洽谈区，应提前至少[x]小时通过公司内部办公系统或指定的预约平台进行预约。预约信息应包括使用时间、使用人数、洽谈主题等。2.对于紧急会议或临时洽谈需求，若无法提前预约，应及时联系行政部门说明情况，经行政部门协调安排后方可使用。3.多个部门或团队同时申请使用同一洽谈区时，行政部门将根据申请的先后顺序和实际需求进行统筹安排。（二）使用时间1.洽谈区的正常使用时间为公司正常工作日的办公时间，如需在非办公时间使用，需提前向行政部门提出申请，并经批准后方可使用。非办公时间使用洽谈区的，应遵守公司关于安全、能源管理等方面的相关规定。2.使用人应严格按照预约时间使用洽谈区，不得擅自延长使用时间。如因特殊情况需要延长，应提前告知行政部门并获得同意。未经批准超时使用的，行政部门将视情节轻重给予相应的处罚。（三）使用人数1.各洽谈区根据其面积和设施配备情况，规定了相应的最大使用人数。使用人应严格按照规定的人数使用洽谈区，不得超员使用。2.如需临时增加使用人数，应提前向行政部门申请，经行政部门评估洽谈区承载能力后决定是否批准。超员使用可能影响洽谈区的正常秩序和安全，同时也会对设施造成损坏，因此严禁超员使用洽谈区。（四）使用用途1.洽谈区主要用于公司内部会议、商务洽谈、客户接待等活动。使用人应确保使用用途符合公司规定，不得在洽谈区内进行与工作无关的活动，如娱乐、聚餐等。2.在洽谈区内进行商务洽谈或客户接待时，应保持专业、礼貌的态度，维护公司良好形象。禁止在洽谈区内吸烟、乱扔垃圾、大声喧哗等不文明行为。三、洽谈区环境维护（一）卫生管理1.每次使用洽谈区后，使用人应自觉清理洽谈区内的垃圾，将垃圾放入指定的垃圾桶内。保持洽谈桌面、地面、座椅等干净整洁，不得在洽谈区内遗留食物残渣、文件纸张等杂物。2.行政部门应定期安排专人对洽谈区进行全面清洁消毒，包括桌面擦拭、地面清扫、空气通风等。清洁消毒工作应在非使用时间段进行，确保不影响正常工作。3.为保持洽谈区的空气清新，应保持通风良好。在使用空调时，应合理设置温度，夏季温度不得低于[x]摄氏度，冬季温度不得高于[x]摄氏度。（二）物品摆放1.洽谈区内的桌椅、茶具、绿植等物品应摆放整齐有序，不得随意挪动或损坏。使用人在使用完毕后，应将桌椅归位，茶具清洗干净并摆放整齐。2.不得在洽谈区内随意张贴、悬挂物品，如需张贴宣传资料或展示物品，应提前向行政部门申请，经批准后按照规定的方式进行张贴或展示。（三）噪音控制1.在洽谈区内进行活动时，应尽量控制音量，避免产生过大噪音影响他人。特别是在休息时间或相邻区域有重要会议、洽谈时，更要注意保持安静。2.禁止在洽谈区内使用高音设备或进行大声喧哗、争吵等行为。如有违反，行政部门将进行劝阻，情节严重的将禁止其使用洽谈区。四、洽谈区设施管理（一）设施配备1.行政部门应根据洽谈区的功能需求，配备相应的设施设备，包括桌椅、会议桌、茶具、投影仪、音响设备、白板、绿植等。确保设施设备齐全、完好，能够正常使用。2.定期对洽谈区的设施设备进行检查和维护，及时发现并解决设施设备存在的问题。对于损坏的设施设备，应及时报修，维修期间应设置明显的警示标识，避免影响正常使用。（二）设备使用1.使用人在使用洽谈区内的设施设备时，应严格按照操作规程进行操作，不得擅自拆卸、改装设备。如因操作不当导致设备损坏的，使用人应承担相应的赔偿责任。2.使用投影仪、音响设备等电子设备时，应提前熟悉设备的使用方法，确保设备正常运行。使用完毕后，应及时关闭设备电源，整理好连接线等物品。3.白板使用后应及时擦拭干净，保持板面清洁。如需使用白板笔书写，应使用公司统一配备的白板笔，不得使用油性笔等其他笔类，以免损坏白板。（三）设施维护与报修1.行政部门应建立洽谈区设施设备维护档案，记录设施设备的采购时间、维修情况、保养记录等信息。定期对设施设备进行维护保养，确保设施设备的使用寿命和性能。2.使用人在使用过程中发现设施设备出现故障或损坏时，应及时向行政部门报修。行政部门接到报修后，应及时安排维修人员进行维修，并记录维修情况。3.对于因自然损耗或正常使用导致的设施设备损坏，由公司负责维修；对于因使用人故意损坏或不当使用导致的设施设备损坏，使用人应按照市场价格进行赔偿。五、洽谈区安全管理（一）消防安全1.洽谈区内应配备必要的消防设施设备，如灭火器、消火栓等，并确保其处于良好的备用状态。严禁在洽谈区内堆放易燃、易爆物品，禁止私拉乱接电线。2.使用人应熟悉洽谈区内的消防设施设备位置和使用方法，掌握基本的消防安全知识和应急逃生技能。严禁在洽谈区内吸烟或使用明火，如需使用电暖器、电水壶等加热设备，应使用符合安全标准的产品，并在专人监管下使用。3.定期组织消防安全检查，及时消除火灾隐患。行政部门应制定消防安全应急预案，并定期组织演练，提高员工的消防安全意识和应急处置能力。（二）用电安全1.洽谈区内的电器设备应符合国家安全标准，不得使用老化、损坏的电器设备。使用电器设备时，应确保插头插紧，不得过载使用插座。2.禁止在洽谈区内私拉乱接电线，如需增加电器设备或改变用电线路，应提前向行政部门申请，经批准后由专业人员进行操作。3.离开洽谈区时，应关闭所有电器设备电源，避免电器设备长时间待机造成能源浪费和安全隐患。（三）人员安全1.洽谈区内的地面应保持干燥、清洁，不得有积水、油污等易滑倒的物质。通道应保持畅通无阻，不得堆放杂物。2.使用人在洽谈区内活动时，应注意自身安全，避免碰撞、摔倒等意外事故发生。如需移动较重的桌椅或设备，应多人协作进行，防止因用力不当造成人员受伤。3.行政部门应在洽谈区内设置明显的安全警示标识，提醒员工注意安全事项。对于存在安全隐患的区域，应及时进行整改，确保人员安全。六、洽谈区违规处理（一）违规行为界定1.未按规定预约使用洽谈区的。2.擅自延长使用时间或超员使用洽谈区的。3.在洽谈区内进行与工作无关活动或有不文明行为的。4.损坏洽谈区设施设备或未按规定进行物品摆放、卫生清理的。5.违反洽谈区安全管理规定，如吸烟、私拉乱接电线、使用明火等。6.其他违反洽谈区管理制度的行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的，行政部门将给予口头警告，并要求其立即整改。2.对于多次违规或情节较重的，行政部门将视情况给予书面警告、限制使用洽谈区[x]个月等处罚措施。同时，违规行为将记录在员工个人档案中，作为绩效考核和晋升的参考依据。3.对于因违规行为给公司造成经济损失的，违规责任人应按照公司规定进行赔偿。4.对于严重违反洽谈区管理制度，影响公司正常秩序或造成恶劣影响的，公司将给予相应的纪律处分，直至解除劳动合同。七、附则（一）解释权本管理制度由公司行政部门负责解释。如有未尽事宜或在执