食品公司印章管理制度

食品公司印章管理制度总则目的为加强公司印章管理，维护公司利益，特制定本制度。本制度旨在规范公司各类印章的刻制、使用、保管及废止等流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，保障公司各项业务的正常开展。适用范围本制度适用于[食品公司名称]及其下属各部门、分公司、子公司。公司所有印章的管理均需遵循本制度的规定。印章分类1.公司公章：公司公章是公司对外行使权力的象征，用于以公司名义签署各类合同、协议、文件、报表等重要法律文书，代表公司承担相应的法律责任。2.法定代表人章：法定代表人章主要用于特定的财务、税务等业务场景，如支票盖章、银行开户预留印鉴等，代表公司法定代表人行使相应职权。3.财务专用章：财务专用章专门用于公司财务核算、资金收付等财务活动，如开具发票、收据、办理银行结算等，是公司财务管理的重要工具。4.合同专用章：合同专用章用于公司签订各类经济合同、业务协议等，明确公司在合同中的权利和义务，保障合同的法律效力。5.部门章：部门章由公司各部门根据工作需要自行申请刻制，仅用于本部门内部的文件、通知、报表等资料的盖章确认，不得对外使用。印章的刻制与启用印章刻制申请1.公司各部门因工作需要刻制印章时，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围、刻制材质等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。2.行政部门对申请进行审核，重点审核印章的必要性、使用范围是否符合公司规定等。审核通过后，报公司领导审批。3.经公司领导批准后，行政部门负责联系具有合法资质的印章制作单位进行印章刻制。印章备案印章刻制完成后，行政部门应及时将印章的样式、材质、使用范围等信息进行备案，并将备案情况记录在《印章管理台账》中。同时，按照公安机关的相关规定，办理印章备案手续，确保印章的合法性。印章启用1.新印章启用前，行政部门应在《印章启用申请表》上注明启用日期，并通知相关部门和人员。2.印章启用后，原相关印章同时废止。行政部门应及时将废止印章的信息更新至《印章管理台账》，并妥善保管废止印章，以备后续查验。印章的使用使用原则1.合法性原则：印章的使用必须符合国家法律法规和公司相关规定，不得用于违法违规或损害公司利益的行为。2.审批原则：印章使用前必须经过严格的审批流程，未经批准，任何部门和个人不得擅自使用印章。3.登记原则：印章使用过程中应进行详细登记，记录印章使用的日期、内容、申请人、批准人等信息，以备查询和追溯。4.专人专管原则：各类印章应指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，确保印章的安全。使用流程1.填写用印申请单：申请人需填写《用印申请单》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、使用部门、申请人等信息，并在申请单上签字确认。2.部门负责人审批：申请人所在部门负责人对用印事项进行审核，确认用印内容符合部门工作要求和公司规定后，在《用印申请单》上签字审批。3.相关领导审批：根据用印事项的重要程度和涉及金额大小，按照公司审批权限规定，提交相关领导进行审批。审批通过后，领导在《用印申请单》上签字确认。4.印章保管人用印：印章保管人在收到经审批的《用印申请单》后，对用印文件进行核对，确保用印内容与申请单一致。核对无误后，在用印文件上加盖相应印章，并在《用印申请单》上记录用印日期、盖章位置等信息。5.用印登记：印章保管人应及时将用印情况登记在《印章使用登记簿》上，详细记录用印日期、文件名称、文号、用印内容、申请人、批准人等信息，以备查询和追溯。特殊情况用印1.紧急情况：如遇紧急情况需要使用印章，但无法按照正常审批流程进行时，申请人应电话请示相关领导同意后，先行用印，并在事后及时补办审批手续。补办审批手续时，申请人应提交书面说明，详细阐述紧急情况的原因、用印事项及后续处理措施等。2.异地用印：因业务需要在异地使用印章时，申请人应提前将用印文件邮寄至印章保管人处，按照正常用印流程进行审批和用印。印章保管人在用印后，应及时将用印文件邮寄回申请人或相关部门。印章的保管保管职责1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章由行政部门指定专人负责保管；部门章由各部门指定专人负责保管。2.印章保管人应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗、丢失或损坏。3.印章保管人不得擅自将印章转借他人使用，不得在未经批准的情况下携带印章外出。如因工作需要携带印章外出，必须经过公司领导批准，并办理相关手续。保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章的清晰、完好。如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告行政部门，并按照规定进行更换。3.印章保管人应严格遵守保密制度，不得泄露印章的使用情况和相关信息。印章的废止废止原因1.公司名称变更、机构调整、业务范围变化等原因导致印章不再使用。2.印章损坏、遗失或被盗等原因无法继续使用。3.因法律法规、政策调整或公司内部管理规定变化，印章已不符合使用要求。废止流程1.印章使用部门或保管人发现印章需要废止时，应填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止的原因，并提交至行政部门。2.行政部门对申请进行审核，确认印章废止的必要性和原因后，报公司领导审批。3.经公司领导批准后，行政部门负责将废止印章进行封存，并在《印章管理台账》中注明废止日期和原因。4.对于需要销毁的印章，行政部门应按照公司相关规定进行销毁处理，并做好销毁记录。销毁记录应包括印章名称、销毁日期、销毁方式、监销人等信息，以备查询和追溯。监督与检查监督机制1.公司设立印章管理监督小组，由行政部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对公司印章管理情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应制定详细的检查计划和标准，对印章的刻制、使用、保管、废止等环节进行全面检查，确保印章管理工作符合公司规定和法律法规要求。检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括用印审批流程、登记制度、保管要求等是否落实到位。2.印章使用的合法性和合规性，是否存在未经批准擅自使用印章、超范围使用印章等情况。3.印章保管的安全性，印章存放是否符合要求，保管人员是否严格履行职责。4.印章废止手续是否齐全，废止印章是否按照规定进行封存或销毁。问题处理1.监督小组在检查过程中发现问题时，应及时向相关部门和人员发出整改通知，要求其限期整改。2.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。3.对印章管理工作中表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励，以激励全体员工共同做好印章管理工作。附则