财务报销请款管理制度

财务报销请款管理制度总则目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，保障公司资金安全，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司全体员工。基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际发生情况。2.合理性原则：费用报销应符合公司业务实际需要，遵循合理性、必要性原则，杜绝不合理支出。3.审批原则：严格按照公司规定的审批流程进行报销审批，确保每笔报销业务经过适当授权。4.及时性原则：员工应在经济业务发生后及时办理报销手续，避免拖延。报销请款流程费用申请1.预算内费用：员工因工作需要发生费用支出前，应根据费用预算情况填写《费用申请表》，注明费用项目、金额、预计发生时间等，并提交部门负责人审批。部门负责人应根据工作实际情况及预算安排进行审核，对于超出预算或不合理的费用申请予以驳回。2.预算外费用：对于预算外的费用支出，需填写《预算外费用申请表》，详细说明费用支出的原因、必要性及金额，并按照公司预算调整流程进行审批。一般需经部门负责人、财务负责人、总经理等相关领导审批通过后方可实施。借款申请1.员工因工作需要预借现金或支票时，应填写《借款申请表》，注明借款用途、金额、预计还款时间等信息。2.借款申请流程同费用申请流程，经相关领导审批后到财务部门办理借款手续。报销凭证准备1.发票要求报销发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。发票应加盖销售方发票专用章，印章清晰、完整，与销售方名称一致。对于不符合规定的发票，如发票内容不全、无发票专用章、发票号码与开票日期不符等，财务部门有权拒收。2.其他凭证要求除发票外，报销还可能需要提供合同、协议、收据、清单等相关凭证。这些凭证应与发票相互印证，证明经济业务的真实性和合法性。对于涉及实物采购的报销，应提供采购清单、入库单等，清单上应注明物品名称、规格型号、数量、单价等信息，并由验收人签字确认。报销审批1.部门初审：员工将整理好的报销凭证粘贴在《费用报销单》或《借款报销单》上，按照费用类别和金额大小依次填写相关信息，并提交部门负责人进行初审。部门负责人应核实报销事项的真实性、合理性以及是否在预算范围内，签署审核意见并签字。2.财务审核：财务部门收到报销凭证后，对其进行形式审核和内容审核。形式审核主要检查报销凭证的完整性、规范性，如发票是否合规、粘贴是否整齐等；内容审核重点关注费用支出是否符合公司规定、报销金额是否准确、审批流程是否完整等。对于不符合要求的报销凭证，财务部门应及时通知员工补充或更正。3.领导审批：经财务审核通过的报销凭证，根据金额大小按照公司规定的审批权限提交相应领导审批。一般情况下，金额较小的报销由部门负责人或分管领导审批；金额较大的报销需经总经理或董事长审批。报销支付1.报销支付方式：报销款项可以通过银行转账、支票、现金等方式支付。员工应根据自身情况选择合适的支付方式，并在报销单上注明。2.支付时间：财务部门在完成报销审批后，应及时安排报销款项的支付。对于符合支付条件的报销，原则上应在审批通过后的[x]个工作日内完成支付；对于特殊情况需要延期支付的，应向员工说明原因。3.支付记录：财务部门应建立报销支付记录台账，详细记录每笔报销的支付时间、支付金额、支付方式、收款人等信息，以便查询和核对。各类费用报销规定差旅费报销1.定义：差旅费是指员工因工作需要离开工作所在地，到其他地区出差所发生的交通、住宿、餐饮、市内交通等费用。2.出差审批：员工出差前应填写《出差申请表》，注明出差地点、事由、预计出差天数等信息，经部门负责人审批后报分管领导或总经理批准。未经批准擅自出差的，费用自理。3.交通费用报销飞机票：应根据公司规定的乘坐标准选择经济舱、头等舱或商务舱，报销时需提供机票原件、登机牌等凭证。火车票：按照实际购买的车票金额报销，特殊情况需要乘坐软卧或高铁一等座的，需经上级领导批准。长途汽车票：应保留完整的车票，按照票面金额报销。市内交通费：员工在出差地市内乘坐公共交通工具所发生的费用，按照公司规定的标准报销。一般情况下，根据出差天数给予一定的定额补贴，不再另行报销出租车票等市内交通费用。特殊情况需要乘坐出租车的，应在车票上注明事由并经部门负责人签字确认。4.住宿费用报销：根据出差地区的不同，按照公司规定的住宿标准报销。住宿费用应提供正规发票，发票上应注明住宿日期、住宿人数、房间号等信息。实际发生的住宿费用低于标准的，按照实际金额报销；高于标准的，超出部分由个人自理。5.餐饮费用报销：员工在出差期间的餐饮费用，按照公司规定的标准给予定额补贴，不再另行报销餐饮发票。补贴标准根据出差地区的经济水平和消费水平制定，一般为每人每天[x]元。6.其他费用报销：出差期间因工作需要发生的其他费用，如邮寄费、快递费、订票费等，应提供相应的发票，并在报销单上注明事由，经部门负责人审核后报销。业务招待费报销1.定义：业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用。2.招待审批：业务招待应提前填写《业务招待申请表》，注明招待对象、事由、预计费用等信息，经部门负责人审核后报分管领导或总经理批准。未经批准的业务招待费用不予报销。3.招待标准：业务招待应严格控制标准，根据招待对象的级别和业务性质合理安排招待方式和费用支出。具体招待标准由公司另行制定。4.报销凭证：业务招待费报销应提供发票、消费清单、招待申请单等相关凭证。发票上应注明招待时间、地点、招待对象等信息，消费清单应详细列出招待的菜品、酒水、礼品等内容。对于赠送礼品的业务招待，还应提供礼品发放清单，注明礼品名称、数量、金额等信息，并由受赠人签字确认。办公用品及低值易耗品采购报销1.采购流程：各部门根据工作需要定期编制办公用品及低值易耗品采购计划，填写《办公用品及低值易耗品采购申请表》，经部门负责人审核后报行政部门汇总。行政部门根据公司库存情况和采购计划进行集中采购，采购过程中应遵循询价、比价、议价等原则，选择性价比高的供应商。2.报销凭证：办公用品及低值易耗品采购报销时，应提供发票、采购清单、入库单等凭证。发票上应注明货物名称、规格型号、数量、单价、金额等信息，采购清单应详细列出所采购物品的明细，入库单应由仓库管理人员签字确认，证明物品已验收入库。3.报销审批：采购报销流程同其他费用报销流程，经部门负责人、财务部门审核后报分管领导或总经理审批。通讯费报销1.报销标准：公司根据员工的工作岗位和业务需求制定通讯费报销标准，分为固定标准和实报实销两种方式。固定标准是指按照员工级别每月给予一定金额的通讯费补贴，补贴金额直接发放到工资中；实报实销是指员工根据实际发生的通讯费用凭发票报销，但报销金额不得超过公司规定的标准。2.报销凭证：通讯费报销应提供正规的通讯发票，发票上应注明手机号码、通讯费用所属期间等信息。对于个人名下的手机号码发生的通讯费用，应在发票上加盖运营商的业务章，以证明费用的真实性。3.报销审批：通讯费报销流程同其他费用报销流程，经部门负责人、财务部门审核后报分管领导或总经理审批。车辆费用报销1.车辆购置：公司购置车辆应按照公司固定资产管理制度进行审批和采购，购置费用通过固定资产核算，分期计提折旧。车辆购置报销时，应提供购车发票、车辆购置税完税证明、车辆行驶证等相关凭证。2.车辆保险：车辆保险费用由公司统一支付，报销时应提供保险发票、保险合同等凭证。保险费用应按照车辆使用情况合理分摊，计入相应的成本或费用科目。3.车辆维修保养：车辆维修保养费用应在公司指定的维修厂进行，报销时应提供维修发票、维修清单等凭证。维修清单应详细列出维修项目、更换零部件名称及数量、维修费用等信息，并由维修厂盖章确认。4.燃油费：员工驾驶公司车辆发生的燃油费，应按照公司规定的加油卡管理制度进行充值和使用。报销时应提供加油发票，发票上应注明加油时间、加油金额等信息。对于使用现金加油的情况，需提供加油小票，并在报销单上注明加油车辆车牌号、加油时间、加油地点等信息。5.过路过桥费：车辆在行驶过程中发生的过路过桥费，应保留完整的票据，按照实际金额报销。报销时应在票据上注明车辆行驶路线、过桥过路费所属期间等信息。报销时间规定日常费用报销员工应在经济业务发生后的[x]个工作日内完成报销凭证的整理和填写，并提交部门负责人审批。部门负责人应在收到报销凭证后的[x]个工作日内完成初审，财务部门应在收到初审通过的报销凭证后的[x]个工作日内完成审核和支付。差旅费报销员工出差归来后应在[x]个工作日内办理差旅费报销手续，按照上述日常费用报销流程进行审批和支付。年终报销每年[具体时间]为公司年终报销截止日期，员工应在截止日期前完成当年所有费用的报销手续。逾期未报销的费用，原则上不再受理。如有特殊情况需要报销的，需经总经理批准后，财务部门视情况予以处理。借款管理规定借款原则1.借款应遵循"前账不清，后账不借"的原则。员工在未归还之前的借款时，不得再次申请借款。2.借款金额应根据实际业务需要合理确定，不得随意多借。借款期限1.一般借款期限不得超过[x]个月，如有特殊情况需要延长借款期限的，需提前向财务部门说明原因，并经相关领导批准。2.对于备用金借款，应根据公司规定的备用金使用期限和额度进行管理，定期清理和归还。借款归还1.员工应按照借款申请时注明的还款时间及时归还借款。如有特殊情况需要延期还款的，应提前向财务部门申请，并说明延期原因和预计还款时间。2.借款归还方式可以是现金归还或通过银行转账归还。员工应将还款凭证交至财务部门，财务部门核对无误后予以核销借款。财务审核要点形式审核1.报销凭证是否齐全，包括发票、合同、协议、清单、入库单等相关凭证。2.发票是否正规，发票内容是否完整、准确，发票专用章是否清晰、完整，发票号码与开票日期是否相符。3.报销凭证的粘贴是否整齐、规范，是否按照费用类别和金额大小依次粘贴。4.《费用报销单》或《借款报销单》填写是否完整，包括报销日期、报销部门、报销人、费用项目、金额、附件张数等信息。内容审核1.费用支出是否符合公司业务实际需要，是否与工作相关。2.报销金额是否准确，计算是否正确。3.审批流程是否完整，各级审批人签字是否齐全。4.对于涉及实物采购的报销，采购清单、入库单等凭证上的物品信息是否与发票一致，验收人签字是否真实。5.对于业务招待费报销，招待申请单上的招待对象、事由、预计费用等信息是否与发票、消费清单一致，招待标准是否符合公司规定。违规处理对员工的处理1.对于违反本制度规定的报销行为，如提供虚假报销凭证、虚报费用、超标准报销等，财务部门有权拒绝报销，并追回已报销的款项。2.对违规员工视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理；情节严重的，将依法追究其法律责任