运输集团会议管理制度

运输集团会议管理制度一、总则（一）目的为规范运输集团会议管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于运输集团总部及所属各单位召开的各类会议，包括但不限于工作例会、专题会议、临时会议等。（三）会议原则1.精简高效原则：会议应注重实效，精简会议议程和参会人员，提高会议效率，避免形式主义。2.分级负责原则：根据会议性质和内容，明确会议组织和主持的责任主体，分级负责会议的组织和管理。3.充分准备原则：会前应做好充分准备，明确会议主题、议程、时间、地点、参会人员等，确保会议顺利进行。4.严肃纪律原则：参会人员应严格遵守会议纪律，按时参会，认真听取会议内容，积极参与讨论，不得随意迟到、早退、缺席或中途退场。二、会议分类及组织（一）工作例会1.会议周期：每周[X]召开一次，如遇节假日或特殊情况可适当调整。2.参会人员：集团领导、总部各部门负责人、所属各单位主要负责人。3.会议内容：总结上周工作情况，分析存在的问题，部署本周工作任务；通报重要事项和工作进展情况；协调解决工作中存在的问题。4.组织部门：集团办公室（二）专题会议1.会议周期：根据工作需要不定期召开。2.参会人员：根据会议主题确定，一般包括相关部门负责人、专业技术人员、业务骨干等。3.会议内容：针对特定的工作问题或业务领域进行深入讨论和研究，提出解决方案和措施；对重要项目、工作方案、政策法规等进行审议和决策。4.组织部门：由相关业务部门负责组织，如需集团领导主持或参会，由集团办公室协调安排。（三）临时会议1.会议周期：根据突发情况或紧急工作需要随时召开。2.参会人员：根据会议内容确定，一般为与相关工作直接相关的人员。3.会议内容：及时传达上级指示精神，部署紧急工作任务；协调解决突发问题或突发事件；对临时性工作进行安排和调度。4.组织部门：由相关部门或单位根据实际情况自行组织，如需集团领导参会，由集团办公室协调安排。（四）视频会议1.会议周期：根据工作需要不定期召开。2.参会人员：集团总部及所属各单位相关人员，根据会议通知要求参加。3.会议内容：与工作例会、专题会议等类似，通过视频会议系统进行远程沟通和交流。4.组织部门：集团办公室负责视频会议系统的技术支持和保障工作，相关业务部门负责会议内容的准备和组织工作。三、会议筹备（一）会议申请1.各部门或单位如需召开会议，应提前填写《会议申请表》，详细说明会议主题、议程、时间、地点、参会人员、会议目的、预计会议时长等内容，并提交给会议组织部门。2.会议组织部门收到《会议申请表》后，应进行审核，对于不符合要求的申请，应及时反馈给申请部门或单位，并要求其补充或修改相关信息。（二）会议通知1.会议组织部门根据审核通过的《会议申请表》，制定会议通知，并提前[X]个工作日发送给参会人员。2.会议通知应包括会议主题、议程、时间、地点、参会人员、会议要求等内容，确保参会人员清楚了解会议相关信息。3.对于重要会议或参会人员较多的会议，应采用多种通知方式，如邮件、短信、电话等，确保通知到位。（三）会议资料准备1.根据会议主题和议程，准备相关会议资料，如汇报材料、文件、数据报表、演示文稿等。2.会议资料应内容准确、逻辑清晰、重点突出，确保能够为会议讨论和决策提供充分的依据。3.会议资料应提前发放给参会人员，以便其提前了解会议内容，做好参会准备。（四）会议场地安排1.根据会议规模和参会人员数量，合理安排会议场地，确保会议场地宽敞、舒适、通风良好，并配备必要的会议设备，如投影仪、音响设备、麦克风等。2.会议组织部门应提前检查会议场地的设施设备是否正常运行，确保会议顺利进行。3.对于重要会议或有特殊要求的会议，应安排专人负责会议场地的布置和服务工作，营造良好的会议氛围。（五）会议人员安排1.明确会议主持人，主持人应具备较强的组织协调能力和沟通能力，能够有效地引导会议进程，确保会议按照预定议程进行。2.根据会议需要，安排会议记录人员，负责记录会议内容、决议和主要观点等，形成会议纪要。3.对于大型会议或有现场演示环节的会议，应安排技术支持人员，确保会议设备的正常运行和演示效果。四、会议召开（一）会议签到1.参会人员应提前到达会议现场，在会议签到处签到，签到表应记录参会人员姓名、部门、职务等信息。2.会议组织部门应安排专人负责会议签到工作，对迟到、早退、缺席的参会人员进行记录，并及时向会议主持人报告。（二）会议开场1.会议主持人应提前到达会议现场，做好会议开场准备工作。2.会议开场时，主持人应简要介绍会议目的、议程和参会人员，强调会议纪律和要求，确保会议顺利进行。（三）会议进行1.会议按照预定议程进行，主持人应引导参会人员围绕会议主题展开讨论，鼓励大家积极发言，充分发表自己的意见和建议。2.参会人员应认真听取他人发言，尊重他人意见，不得随意打断或干扰他人发言。如有不同意见，应在他人发言结束后，礼貌地提出自己的看法和建议。3.会议记录人员应认真记录会议内容，包括会议讨论的要点、提出的问题、解决方案、决议等，确保会议记录准确、完整。（四）会议讨论1.对于重要问题或决策事项，应组织参会人员进行充分讨论，广泛征求各方意见，确保决策的科学性和合理性。2.在讨论过程中，主持人应引导参会人员围绕主题进行讨论，避免跑题或偏离主题。对于讨论中出现的争议或分歧，应及时进行协调和沟通，寻求共识。3.参会人员应积极参与讨论，认真分析问题，提出切实可行的解决方案和建议。对于涉及多个部门或单位的问题，应加强部门之间的沟通与协作，共同研究解决办法。（五）会议决策1.根据会议讨论情况，主持人应及时总结会议成果，形成会议决议。会议决议应明确决议事项、责任部门、责任人、完成时间等内容，确保决议能够得到有效执行。2.对于重大决策事项，应提交集团领导班子或相关决策机构进行审议和决策。在决策过程中，应充分听取各方意见，进行深入分析和论证，确保决策的科学性和合法性。3.会议决议形成后，应及时传达给相关部门和人员，并要求其认真贯彻执行。对于决议执行过程中出现的问题，应及时反馈给会议组织部门，以便协调解决。（六）会议结束1.会议结束时，主持人应简要总结会议内容和成果，再次强调会议决议和工作要求，感谢参会人员的支持与配合。2.参会人员应有序离开会议现场，不得在会议场地内逗留或喧哗。3.会议组织部门应及时清理会议场地，整理会议资料，关闭会议设备，做好会议后续工作。五、会议纪要（一）纪要撰写1.会议结束后，会议记录人员应及时整理会议记录，撰写会议纪要。会议纪要应客观、准确地反映会议内容和决议，突出重点，语言简洁明了。2.会议纪要应包括会议基本信息（如会议名称、时间、地点、参会人员等）、会议内容摘要、会议决议、责任部门及责任人、完成时间等内容。3.对于重要会议或有重大决策事项的会议纪要，应经会议主持人审核后，提交集团领导审阅。（二）纪要发放1.会议纪要经审核通过后，应及时发放给参会人员和相关部门。发放方式可采用邮件、内部办公系统等形式，确保参会人员能够及时收到会议纪要。2.会议纪要应作为工作安排和执行的重要依据，各部门和人员应认真贯彻落实会议纪要精神，按照会议决议要求开展工作。（三）纪要存档1.会议组织部门应将会议纪要进行存档，建立会议纪要档案，以便日后查阅和参考。2.会议纪要档案应按照时间顺序和会议主题进行分类整理，确保档案资料的完整性和规范性。六、会议跟踪与反馈（一）决议跟踪1.会议组织部门应对会议决议的执行情况进行跟踪检查，及时掌握决议执行进度和效果。2.责任部门应按照会议决议要求，制定详细的工作计划和措施，明确工作进度和责任人，确保决议能够按时、高质量完成。3.对于决议执行过程中出现的问题或困难，责任部门应及时向会议组织部门报告，并提出解决方案和建议，以便协调解决。（二）反馈机制1.建立会议反馈机制，鼓励参会人员对会议内容、决议执行情况等提出意见和建议。反馈方式可采用书面报告、电子邮件、内部沟通平台等形式。2.会议组织部门应及时收集和整理参会人员的反馈意见，并进行分析和研究。对于合理的意见和建议，应及时反馈给相关部门，并督促其进行改进和完善。3.定期对会议效果进行评估，总结经验教训，不断改进会议组织和管理工作，提高会议质量和效率。七、会议纪律与要求（一）参会纪律1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退、缺席。如有特殊情况不能参会，应提前向会议主持人请假，并安排其他人员代为参会。2.参会人员应遵守会议秩序，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间接听电话、玩手机、交头接耳、随意走动等，确保会议能够顺利进行。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得发表与会议主题无关的言论或进行无关的活动。（二）保密要求1.对于会议讨论的涉及公司机密、商业秘密、敏感信息等内容，参会人员应严格保密，不得泄露给无关人员。2.在会议过程中，如需使用涉及公司机密的文件、资料、数据等，应妥善保管，不得随意丢弃或外传。会议结束后，应及时归还相关资料。3.对于违反保密规定的行为，将按照公司相关规定进行严肃处理。（三）发言规范1.参会人员在会议发言时，应语言简洁明了、逻辑清晰、观点明确，避免冗长、繁琐、模糊的表述。2.发言内容应围绕会议主题展开，突出重点，避免偏离主题或泛泛而谈。如有不