财务印鉴密钥管理制度

财务印鉴密钥管理制度一、总则（一）目的为加强公司财务印鉴与密钥的管理，确保公司资金安全，规范财务印鉴与密钥的使用流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构的财务印鉴与密钥管理。（三）定义1.财务印鉴：指公司财务专用章、法定代表人印章以及其他财务相关印章。2.密钥：指用于财务系统登录、支付认证等涉及资金流转操作的数字密钥或实物密钥。二、印鉴管理（一）印鉴的刻制1.财务专用章由公司行政管理部门根据公司正式发文及相关规定统一安排刻制。刻制完成后，需在行政管理部门进行备案登记。2.法定代表人印章由行政管理部门根据法定代表人书面授权进行刻制，并按规定备案。3.其他财务相关印章，如发票专用章等，根据实际业务需要，经财务部门负责人审核，报公司分管财务领导批准后，由行政管理部门统一刻制并备案。（二）印鉴的保管1.财务专用章由财务部门指定专人保管，保管人员必须具备良好的职业道德和责任心，熟悉财务工作流程。2.法定代表人印章由法定代表人或其授权的专人保管。如由授权专人保管，需办理书面授权手续，并报财务部门备案。3.其他财务相关印章根据业务需要，由财务部门相关岗位人员分别保管。4.印鉴保管人员不得将印鉴随意放置或交予他人代管，离开办公室时必须将印鉴锁入保险柜。（三）印鉴的使用1.使用范围财务专用章主要用于各类款项收付、票据结算、财务报表盖章等与财务相关的业务。法定代表人印章用于需要法定代表人签字确认的财务文件、合同协议、重要票据等。其他财务相关印章按其规定用途使用。2.审批流程一般财务业务使用印鉴，由财务部门负责人审核批准。涉及重大资金支出、对外投资、融资等重要财务事项，需经公司分管财务领导审核，总经理审批。合同协议等经济文件加盖财务印鉴，需先经合同管理部门审核其合规性，再按上述审批流程执行。3.使用登记印鉴使用时，必须进行详细登记。登记内容包括使用日期、使用事项、文件名称、金额、批准人、使用人等信息。登记薄应妥善保存，以备查阅。（四）印鉴的交接1.印鉴保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印鉴时，必须办理严格的交接手续。2.交接双方需填写印鉴交接清单，详细记录印鉴名称、数量、交接日期等信息，并由监交人签字确认。监交人一般由财务部门负责人担任。3.交接手续完成后，原保管人员应将印鉴及相关使用记录等资料移交给新保管人员。新保管人员应认真核对印鉴及资料的完整性和准确性。（五）印鉴的挂失与更换1.如发现印鉴遗失或被盗，保管人员应立即向财务部门负责人报告，并及时采取措施防止损失扩大。2.财务部门应会同行政管理部门等相关部门，按照规定程序办理印鉴挂失手续。挂失声明应在公司内部公告及相关媒体发布，以确保法律效力。3.在完成挂失手续后，根据实际情况，按印鉴刻制流程重新刻制印鉴，并做好相关备案和交接工作。三、密钥管理（一）密钥的生成与分发1.财务系统登录密钥、支付认证密钥等数字密钥由公司信息技术部门按照安全规范统一生成。生成过程应严格保密，防止密钥泄露。2.实物密钥（如U盾等）由银行等合作机构提供，信息技术部门负责接收并进行初始设置。3.密钥生成后，由信息技术部门按照规定的权限和流程分发给财务部门相关人员。分发过程需进行详细记录，包括分发时间、接收人员、密钥类型等信息。（二）密钥的保管1.数字密钥应存储在安全的介质中，并设置高强度密码进行保护。保管人员应定期更换密码，防止密码泄露。2.实物密钥由财务部门指定专人保管，保管人员应妥善保管密钥载体，防止丢失、损坏或被盗。密钥应存放在安全的地方，如保险柜等。3.保管人员不得将密钥随意借给他人使用，如因工作需要临时借用，需经财务部门负责人批准，并在规定时间内归还。（三）密钥的使用1.使用密钥进行财务系统登录、支付认证等操作时，必须严格按照系统操作规程进行。操作人员应确保操作环境安全，防止他人窥视或窃取密钥信息。2.密钥使用过程中，如出现异常情况（如登录失败、支付认证不通过等），操作人员应及时向信息技术部门或财务部门报告，以便及时排查问题。3.涉及大额资金支付等重要操作，需双人操作，由不同保管人员分别使用各自保管的密钥进行认证。（四）密钥的交接1.密钥保管人员因工作调动、离职等原因需要交接密钥时，必须办理交接手续。交接手续应参照印鉴交接手续执行，填写详细的交接清单，并由监交人签字确认。2.交接过程中，双方应仔细核对密钥的完整性和有效性，确保交接无误。交接完成后，原保管人员应将密钥及相关使用记录等资料移交给新保管人员。（五）密钥的挂失与更换1.如发现密钥遗失、被盗或泄露，保管人员应立即向财务部门负责人和信息技术部门报告。信息技术部门应及时采取措施，如冻结密钥、更换密钥等，以防止资金被盗用。2.对于数字密钥，信息技术部门应按照安全规范重新生成密钥，并及时分发给相关人员。对于实物密钥，应及时向银行等合作机构申请挂失并更换新的密钥。3.在密钥挂失与更换过程中，应做好相关记录和通知工作，确保财务工作不受影响。四、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对财务印鉴与密钥管理情况进行审计检查。审计内容包括印鉴与密钥的保管、使用、交接等环节是否符合规定，审批流程是否健全，登记记录是否完整等。（二）日常监督检查财务部门负责人应定期对印鉴与密钥的保管和使用情况进行检查，发现问题及时督促整改。同时，公司行政管理部门等相关部门应协同配合，对印鉴与密钥管理工作进行日常监督。（三）违规处理对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同等。如因违规行为给公司造成经济损失的，相关责任人应承担赔偿责任。构成