《2025合同订立与确认书管理资料汇编》

《2025合同订立与确认书管理资料汇编》第一章合同订立的基本要求第一条合同订立的背景与目的1.1为规范合同订立与确认书管理，明确合同订立的程序、权限及责任，确保合同订立的合法性、合规性与有效性，特制定本资料汇编。1.2本汇编适用于公司所有合同的订立与确认书管理工作，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等。第二条合同订立的基本原则2.1合法性原则：合同的订立必须符合国家法律法规及行业规范。2.2合规性原则：合同的订立必须符合公司内部管理规定及业务流程。2.3平等自愿原则：合同双方必须在平等、自愿的基础上进行协商。2.4诚实信用原则：合同订立过程中，双方应当秉持诚实信用，如实履行义务。第三条合同订立的主体3.1合同订立的主体为公司及其授权代表。未经授权，公司员工不得代表公司订立合同。3.2公司授权代表在订立合必须持有公司法定代表人或授权负责人的书面授权委托书。第二章合同订立的流程第四条合同订立的准备阶段4.1确定需求：合同订立前，必须明确合同的需求、目的及预期目标。4.2市场调查：根据合同性质，进行必要的市场调查，了解市场价格、行业标准及潜在风险。4.3确定合作伙伴：通过招标、比选或其他合法方式确定合作方。第五条合同洽谈与起草5.1合同洽谈：由合同承办部门与合作方进行合同条款的洽谈，明确双方的权利与义务。5.2合同起草：合同承办部门负责草拟合同文本，内容应包括但不限于以下条款：合同编号：合同名称：签订地点：签订日期：合同当事人：合同标的：数量与质量：价款与支付方式：履行期限：履行地点：履行方式：违约责任：争议解决方式：其他条款：5.3合同起草时，应确保语言准确、条款完整，避免歧义表述。第六条合同的审核与审批6.1合同承办部门完成合同起草后，应提交法律部门或法律顾问进行法律审查。6.2法律审查内容包括：合同是否符合法律法规，合同条款是否完整，是否存在潜在法律风险。6.3合同审查通过后，提交至相关部门进行业务审核，审核内容包括：合同是否符合业务需求，条款是否合理，是否存在业务风险。6.4合同审核通过后，提交至公司负责人或授权审批人进行审批。6.5审批通过的合同，由公司法定代表人或授权代表签署。第七条合同的签订与生效7.1合同签署前，必须核对合同文本，确保无误。7.2合同签署时，双方应加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。7.3合同签订后，双方各执一份，合同承办部门负责将合同文本存档。第三章合同确认书的管理第八条合同确认书的定义与用途8.1合同确认书是指在合同订立过程中，为确认双方达成一致意见而签署的书面文件。8.2合同确认书可以在合同订立前或订立过程中签署，作为合同订立的阶段性成果。8.3合同确认书的内容可以包括：合同双方的基本信息、合同标的、数量、价格、履行方式等。第九条合同确认书的签署9.1合同确认书的签署应遵循与合同订立相同的程序与要求。9.2合同确认书应由合同双方签字盖章，并注明签署日期。9.3合同确认书作为合同订立的依据，具有法律效力。第十条合同确认书的存档与管理10.1合同确认书应与合同文本一并存档，确保文件的完整性和可追溯性。10.2合同确认书的存档应包括以下内容：确认书编号：确认书名称：确认书内容：签署日期：双方签字盖章：10.3合同确认书的管理应遵循公司档案管理规定，确保文件的安全与保密。第四章合同的履行与监控第十一条合同履行的基本要求11.1合同签订后，双方应当按照合同约定履行各自的义务。11.2合同履行过程中，双方应保持沟通，及时解决履行过程中出现的问题。第十二条合同履行的跟踪管理12.1合同承办部门应定期对合同履行情况进行跟踪，确保合同按约定执行。12.2合同履行情况应包括以下内容：履行进度：履行质量：支付情况：存在问题：12.3对于合同履行中出现的问题，合同承办部门应及时报告并提出解决方案。第十三条合同变更与解除13.1在合同履行过程中，如需变更合同条款，双方应签订书面补充协议。13.2合同补充协议应按照合同订立的程序进行审核、审批与签署。13.3合同解除应按照合同约定或法律法规的规定进行，双方应签订书面解除协议。第五章合同管理的风险控制第十四条合同管理的风险识别与评估14.1合同管理过程中，应定期进行风险识别与评估，防范潜在风险。14.2合同风险包括但不限于：法律风险、财务风险、履约风险等。第十五条合同管理的风险应对措施15.1加强合同审核，确保合同条款的合法合规。15.2完善合同履行监控机制，及时发现并解决问题。15.3建立合同风险管理应急预案，确保在风险发生时能够迅速应对。第六章合同的归档与查阅第十六条合同归档的基本要求16.1合同签订后，合同承办部门应将合同文本及相关的确认书、补充协议等文件一并归档。16.2合同归档应包括以下内容：合同编号：合同名称：合同文本：确认书：补充协议：履行记录：其他相关文件：16.3合同归档应按照公司档案管理规定执行，确保文件的安全与保密。第十七条合同查阅的基本规定17.1合同查阅应遵循公司档案管理规定，未经批准不得擅自查阅。17.2合同查阅需填写查阅申请表，经部门负责人审批后方可查阅。17.3合同查阅时，查阅人应填写查阅记录，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等。第七章合同管理的考核与责任追究第十八条合同管理的考核18.1公司应定期对合同管理情况进行考核，考核内容包括合同订立、履行、归档等环节的规范性。18.2合同管理考核结果应作为部门及个人绩效考核的重要依据。第十九条违规责任追究19.1对于在合同管理过程中违反规定，导致公司遭受损失的行为，应追究相关责任人的责任。19.2违规行为包括但不限于：未