第一节库存更正流程

库存更正流程概述目的适用范围职责作业流程流程图流程说明库存更正原因及代码说明库存更正的控制库存更正审批权限降低损耗措施附录库存更正表使用说明库存更正电脑操作界面说明1、概述目的1.1.1保证商品电脑库存与实际库存的一致性，掌握真实库存数据，以利于订货作业。1.1.2了解损耗产生的原因，制定相应对策，降低损耗产生。适用范围1.2.1适用于北京华联综合超市股份有限公司下属重庆地区各门店。职责1.3.1生鲜、食品、百货各主管根据实际情况填写库存更正表。1.3.2楼面部门经理和门店店长根据审批权限进行审核和批准。1.3.3ALC文员负责库存更正表的复验、录入及单据传递。1.3.4保卫部人员负责对报损商品进行检查并监督处理。1.3.5财务部人员负责对库存更正报表和库存更正单进行核对并进行帐务调整。2、作业流程2.1流程图发现库存差异/库存异动发现库存差异/库存异动确定库存差异/异动数量和注明原因确定库存差异/异动数量和注明原因填写库存更正单填写库存更正单库存更正核准库存更正核准ALC进行库存更正ALC进行库存更正库存更正电脑库存验证库存更正电脑库存验证资料传递和存档资料传递和存档2.2 流程说明2.2.1发现差异/库存异动：楼面主管通过盘点等手段发现某些商品品项的库存存在差异，即该商品电脑系统的库存数据与实际库存数据不相同；或者当库存需要发生异动，如内部转货、报损等。2.2.2确定库存差异/异动数量和注明原因：对发现的库存差异，通过盘点确定此差异的真实性和具体数量，同时注明造成差异的原因；或者确定库存异动的数量及注明异动原因。2.2.3填写库存更正单：确认差异后的一个工作日内，楼面主管填写库存更正单，申请库存调整,根据系统的要求一个单品每天只能做一次库存更正。2.2.4库存更正核准：楼面经理和店长对库存更正单进行审核批准。2.2.5ALC进行库存更正：ALC根据经批准的库存更正单进行系统库存数量的更正，录入之前ALC须对库存更正单的合理性以及所需附件的齐全性进行验证。2.2.6库存更正电脑库存验证：ALC在库存更正单录入电脑后次日将库存更正报表与原始库存更正单进行核对，确保录入正确。ALC人员在进行库存更正时造成的失误，包括数量多输/少输，代码输错及符号输错等，按原始输入代码进行修正。2.2.7资料传递和存档：核实无误的库存更正单由ALC负责将第二联（财务联）传递给地区公司财务部，第一联（楼面联）负责存档，保存期为一年。3、库存更正原因及代码说明3.1 代码0，盘点3.1.1 适用于盘点生效后库存更正。3.1.2 门店ALC根据地区公司总经理批准生效报告进行电脑系统盘点生效操作。3.1.3 电脑系统自动以“0”代码进行库存调整，此类库存更正无需填写库存更正单，无法手工操作。3.2代码1，赠品3.2.1 该代码暂且空置不启用。3.2.2 赠品转商品按照单品差异管理的有关规定通过收货录入的方式调整库存，而不允许通过库存更正的方式调整库存。3.2.3 商品转赠品分为两种情况：☆供应商同意承担费用，可以通过退货的方式调整库存，商品退出后由客服部签收，财务部从供应商账户扣减应付帐款；或者供应商用现金以原始进价通过POS销售买出的方式调整库存，购买后直接转交客服部签收。☆供应商不同意承担费用，而由地区公司承担，可以通过POS机做零毛利销售的方式调整库存，该费用可以扣减商品毛利或者增记地区公司企划费用。3.2.4 商品转赠品时，只要商品离开卖场就必须进行相关退货或销售操作,保证帐实相符。3.2.5 门店不得使用《携出携入单》进行商品转赠品操作，如有发现，将追究相关责任人的责任。3.3代码2，报损3.3.1 适用于已填写《报废单》并通过审批的无销售价值商品的库存减少调整。3.3.2 楼面主管根据经审批的《报废单》上的内容填写库存更正单。3.3.3 未经填写、审批《报废单》的商品不可以代码“2”进行库存更正。3.4代码3，偷窃3.4.1 适用于商品因偷窃造成的库存减少调整。3.4.2 使用偷窃代码必须有确凿的证据，比如说空盒、替换物、尚未偷吃完毕的商品。3.4.2 楼面主管凭借所找到的证据填写库存更正单进行库存调整，该库存更正单必须有防损人员的签字，证明确实是被偷窃的。3.3.4 无确凿证据的不可用此代码。3.5代码4，清仓销售3.5.1 适用于瑕疵、破损等零星残次商品在无法退换货和原价销售情况下的库存处理方式。3.5.2 在进行商品清仓销售时，首先要将零星残次商品以原货号按实际数量用库存更正代码2进行报损，如果报损后的这些商品其残值经过加工处理后还能再销售，那么根据加工处理后的物品可销售价值及数量在相应的出清货号上调整库存。比如说货号为123456的汰渍洗衣粉100克/袋破损了50袋，既不能退货也不能正常销售，门店可以首先将这50袋破损洗衣粉进行报损，库存更正操作时货号123456用代码2减库存数量50，然而报损后的洗衣粉还有使用价值，因此可以将其集中起来重新进行包装，假使每袋重量200克，总共包装了20袋，部门主管认为每袋可卖5元，那么应该在售价为5元的出清货号下用库存更正代码4加库存数量20。3.5.3 对于大量滞销商品或高单价如家电等的瑕疵、残次品由于成本较高，不宜报损，因此采取在原货号下打折的方式处理，降价销售的损失记入地区公司损益。3.6代码5，盘点更正3.6.1 适用于以下三种情况的库存调整：☆在盘点数据进行覆盖之后的，在营运过程中发现的盘点错误（如串盘、错盘等）的更正。☆在日常营运过程中用来调整无法查证原因的电脑库存与实际库存的数量差异，该数量差异一般是少量的，如果是大量的调整说明门店营运存在问题，应该追查到底，探明真相。☆针对日常负库存调整及销售中所发生的错卖、串卖等库存差异的调整。3.6.2 利用此代码进行库存更正必须提供实物盘点数据，并将盘点结果填写在《缺货管理跟踪表》上，同时注明更正原因。3.6.3 《缺货管理跟踪表》作为代码5库存更正的辅助证明附在库存更正单的后面，如果没有该附件，则ALC不可进行代码5的库存更正操作。3.7代码6，生鲜转货3.7.1 适用于生鲜部门大组与大组之间或大组内部的商品调拨。3.7.2 生鲜转货仅用于生鲜加工处理再售卖的商品。3.7.3 生鲜部门大组之间进行商品调拨时，采购必须在调入的组别内建立与调入大组货号相应的原料（转入）货号，此原料货号的进价设定或调整必须与调出货号的进价设定或调整保持一致。调出部门不得为调入部门作数量、金额折扣，保证调出和调入方金额、数量一致。3.7.4 店内耗材、办公用品不可以用此代码进行调拨，而是直接通过过POS结算。3.8代码7，收货更正3.8.1 适用于因收货部人员操作失误所进行的库存调整。3.8.2 在输入两天内发现收货部人员进行收货录入时发生的操作失误（多输、少输或漏输），由收货部人员在收货系统中进行更正。3.8.3 在输入两天后发现收货部人员进行收货录入时发生操作失误（多输、少输或漏输），由收货部人员填写库存更正单，经部门经理及店长批准后,再交给地区公司财务部。只有经过地区公司财务部批准后方可交于ALC进行更正。3..4 如果收货录入错误在盘点覆盖之后发现的，那么门店在发现后必须用收货更正代码按照实际收货数量调整正确，同时用代码5做相同数量的反向调整。3.8.4 凡用代码7进行的库存更正都必须附有该商品原始验货单和从收货之日起至更正日期间的系统收货记录。3.9代码8，自动转包装3.9.1 该代码暂不启用，待在沈阳和大连地区试点成熟后再全国统一执行。3.10代码9，人工转包装（临时）3.10.1 当需要对包装转换时，由于现时无法通过代码8进行操作，且不允许用代码5更正，特设定代码9临时进行操作。3.10.2 此代码为过渡期使用，待采购对所有子母货号进行规范化管理，且代码8正式启用之后将被禁止使用。4 库存更正的控制4.1 库存更正审批权限-4.1.1 门店部门经理每次单品更正含税售价金额200元以内。4.1.2 店长每次单品更正含税售价金额200-2000元。4.1.3 总经理核准含税售价金额2001元以上。4.1.4 大盘点后库存更正参阅盘点作业程序。4.2 降低损耗措施4.2.1 针对偷盗造成的损耗☆陈列整齐、井然，从心理上给偷盗者增加抵抗力。☆布局合理，让顾客能够将店内无死角地全部逛完。☆当发现有嫌疑人员准备行窃时，主动向其打招呼，可以起到警示作用，使小偷明白已有人注意，从而中止行窃。☆对于需建立手工三级帐的商品需经常检查是否严格执行。☆加强店内安全监督检查，消除安全隐患，不给少数不良员工可乘之机。☆对供应商出入收货口加强检查4.2.2 针对报损造成的损耗☆对于有保质期的商品应定期实施检查，保证先进先出，避免因检查不到位造成商品过期或变质。☆对顾客丢置在货架上或收银台前的零星商品要及时处理，尤其是生鲜食品和冷冻食品要第一时间归位，各部门应设立专人负责。☆关键设备如冷冻、冷藏设备等定期实施检查，避免因温度不适当引起生鲜食品变质或品质下降。☆收货或补货陈列时小心操作，避免搬运或摆放过程中造成商品损坏。☆对于季节性商品、生鲜食品等易过时、易腐烂的商品在订货时一定要做好正确的销售预测，避免因订货过多造成商品的不良化而报损。5、附录填写表格的日期5、1库存更正表使用说明填写表格的日期填写表格的部门北京华联综合超市股份有限公司填写表格的部门库存更正单1□生鲜□食品□百货□家电组2日期:年月日一式二联第一联楼面联更正代码:0.盘点1.赠品2.报损3一式二联第一联楼面联货号商品描述更正数量(±)含税售价更正金额更正代码3所要进行库存更正的数量，如果是增加库存就用加号，如果是减少库存就用减号。4所要进行库存更正的数量，如果是增加库存就用加号，如果是减少库存就用减号。系统中该商品的含税售价5系统中该商品的含税售价67该商品发生库存更正的原因代码，具体见表格上端所示。8该商品发生库存更正的原因代码，具体见表格上端所示。商品在系统中的名称商品在系统中的名称该商品所作库存更正的总金额，等于更正数量乘以含税售价该商品所作库存更正的总金额，等于更正数量乘以含税售价要进行库存更正的商品货号要进行库存更正的商品货号ALC更正人员签名ALC更正人员签名此张库存更正单所列商品库存更正的总金额。店长审批此张库存更正单所列商品库存更正的总金额。店长审批楼面经理审核楼面经理审核9合计部门主管签名部门主管签名10ALC11店长12楼面经理13主管北京华联综合超市股份有限公司库存更正单一式二联楼面第二联财务联联第一联楼面联□生鲜□食品□一式二联楼面第二联财务联联第一联楼面联更正代码:0.盘点1.赠品2.报损3.偷盗4.清仓销售5.盘点更正6.生鲜转货7.收货更正8.自动转包装9、人工转包装货号商品描述更正数量(±)含税售价更正金额更正编码合计ALC店长部门经理主管5、2库存更正电脑操作界面说明进入《华联门店商业管理系统》选择第五项《门店库存更正&盘点流程》华联门店商业管理系统BSYSTEM(门店模块)1.商品信息-供应商信息-华联快讯信息>>2.门店订货-ALC部门>>3.物价标签&店内条码>>4.收货流程程序>>5.门店库存更正&盘点流程>>6.电子条码秤>>7.更改本用户的登录密码8.查看邮件信息(d删除电子邮件)9.退出菜单Enteryourchoice:5进入《门店库存更正&盘点程序》后，选择第一项《库存更正程序》。门店库存更正与盘点程序================================1.库存更正程序2.重新包装商品定义及生成3.录入盘点数据4.显示盘点数据的差异(两次录入比较)5.修正盘点数据的差异6.报表列印要求7.盘点程序操作>>Enteryourchoice:1

3、进入库存更正界面。STSTO030库存更正日期:24-02-200412345678供应商品售货库存代商号组商品号描述