门店应收应付管理制度

门店应收应付管理制度总则1.目的为加强门店应收应付账款的管理，规范收款、付款流程，确保资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司旗下所有门店在经营活动中产生的应收应付账款管理。3.职责分工财务部门负责制定应收应付账款管理制度和流程，并监督执行。负责应收应付账款的账务处理、核算、分析和报表编制。定期与客户、供应商进行对账，跟踪款项收付情况，及时发现和解决问题。对应收账款的逾期情况进行预警，提出催收建议，并协助门店进行催收工作。门店销售部门负责与客户签订销售合同，明确收款方式、期限等条款，并确保合同的有效执行。及时将销售订单信息传递给财务部门，协助财务部门做好应收账款的管理工作。负责应收账款的催收工作，对逾期账款进行跟踪和催讨，及时反馈催收进展情况。门店采购部门负责与供应商签订采购合同，明确付款方式、期限等条款，并确保合同的有效执行。及时将采购订单信息传递给财务部门，协助财务部门做好应付账款的管理工作。负责对供应商发票的审核和签收，确保发票的真实性、准确性和完整性。门店运营部门配合财务、销售、采购部门做好应收应付账款的管理工作，提供相关业务数据和信息支持。对门店的应收应付账款管理情况进行监督和考核，确保各项制度和流程的有效执行。应收账款管理1.信用政策制定财务部门会同销售部门根据公司经营目标、市场情况、客户信用状况等因素，制定合理的信用政策，包括信用额度、信用期限、收款方式等。信用额度是指公司给予客户的最大赊销金额，应根据客户的信用评级、经营状况、财务实力等因素进行评估确定。信用期限是指公司允许客户付款的最长时间，应根据行业惯例、产品特点、客户需求等因素进行合理设定。收款方式应明确规定客户可以选择的付款方式，如现金、支票、银行转账等，并告知客户逾期付款的违约责任。2.客户信用评估销售部门负责收集客户的基本信息、经营状况、财务状况、信用记录等资料，并定期进行更新。财务部门根据销售部门提供的客户信息，运用信用评估模型对客户进行信用评级，分为A、B、C、D四级，其中A级为信用良好客户，B级为信用一般客户，C级为信用较差客户，D级为信用不良客户。对于新客户，销售部门应在签订合同前进行信用调查和评估，确保给予的信用额度和信用期限合理。对于信用等级较低的客户，应采取更为严格的收款措施，如要求预付款、缩短信用期限等。3.销售合同管理销售部门与客户签订销售合同时，应明确约定付款方式、付款期限、违约责任等条款，确保合同的合法性、有效性和可操作性。销售合同签订后，销售部门应及时将合同副本提交给财务部门，财务部门据此建立应收账款台账，记录客户名称、合同编号、销售金额、信用额度、信用期限、已收款项、未收款项等信息。销售部门应严格按照销售合同约定的时间和方式进行发货，并及时将发货信息传递给财务部门。财务部门根据发货信息确认销售收入，并对应收账款进行跟踪管理。4.应收账款跟踪与催收财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，及时掌握应收账款的回收情况。对于逾期未收回的账款，应发出催款通知，提醒客户按时付款。销售部门负责应收账款的催收工作，对于逾期时间较短的账款，应通过电话、邮件、上门拜访等方式进行催收；对于逾期时间较长的账款，应制定详细的催收计划，采取多种催收手段，如发送律师函、提起诉讼等，确保账款及时收回。对于催收无效的逾期账款，销售部门应及时向财务部门反馈情况，财务部门会同法务部门进行评估，决定是否采取法律手段追讨账款。在应收账款催收过程中，应注意保护客户的合法权益，避免因催收方式不当引发纠纷。同时，要及时与客户沟通，了解客户的经营状况和付款困难，寻求合理的解决方案。5.应收账款坏账处理对于确实无法收回的应收账款，财务部门应按照公司规定的坏账核销程序进行处理。首先，由销售部门提出坏账核销申请，说明坏账形成的原因、催收过程及结果等情况。财务部门对销售部门提交的坏账核销申请进行审核，核实相关证据材料，并报公司管理层审批。经公司管理层批准后，财务部门进行坏账核销账务处理，冲减应收账款账面价值，并将坏账损失计入当期损益。已核销的坏账在以后期间又收回的，应及时入账，并冲减坏账准备。应付账款管理1.采购合同管理采购部门与供应商签订采购合同时，应明确约定付款方式、付款期限、交货时间、质量标准等条款，确保合同的合法性、有效性和可操作性。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交给财务部门，财务部门据此建立应付账款台账，记录供应商名称、合同编号、采购金额、付款方式、付款期限、已付款项、未付款项等信息。采购部门应严格按照采购合同约定的时间和方式进行收货，并及时将收货信息传递给财务部门。财务部门根据收货信息确认采购成本，并对应付账款进行跟踪管理。2.发票管理采购部门收到供应商发票后，应及时进行审核，确保发票的真实性、准确性和完整性。审核内容包括发票的开具日期、发票号码、购货单位名称、商品名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息是否与采购合同一致。采购部门审核无误后，在发票上加盖"发票已收"章，并填写发票签收单，连同发票一并提交给财务部门。财务部门对发票进行再次审核，审核通过后进行账务处理，登记应付账款。对于不符合要求的发票，采购部门应及时与供应商联系，要求供应商重新开具发票。3.付款审批流程应付账款到期前，财务部门应根据应付账款台账，编制付款计划，并提交给相关部门负责人审批。付款计划应明确付款金额、付款时间、付款方式等信息。审批流程如下：门店采购人员填写付款申请单，注明供应商名称、合同编号、采购金额、付款期限、付款方式等信息，并附上发票、收货单等相关凭证。采购部门负责人对付款申请单进行审核，确认采购业务的真实性和付款金额的准确性，签字审批。门店运营负责人对付款申请单进行审核，从门店运营角度评估付款的必要性和合理性，签字审批。财务部门负责人对付款申请单进行审核，核对发票、收货单等凭证与应付账款台账是否一致，审核付款金额是否在预算范围内，签字审批。公司管理层根据付款金额大小进行审批，金额较小的由分管领导审批，金额较大的由总经理审批。经审批通过的付款申请单交财务部门办理付款手续。财务部门根据审批意见，选择合适的付款方式进行付款，并在付款后及时登记应付账款明细账。4.应付账款对账与调整财务部门应定期与供应商进行对账，核对应付账款余额是否一致。对账周期一般为每月或每季度一次。对账方式可采用函证、电话沟通、电子邮件等方式进行。财务部门应编制应付账款对账函，发送给供应商，要求供应商核对后签字盖章确认。如发现差异，应及时查明原因，并进行调整。对于因质量问题、退货、折让等原因导致应付账款金额发生变化的，采购部门应及时与供应商协商，签订相关协议，并将协议副本提交给财务部门。财务部门根据协议对应付账款进行调整。5.应付账款风险管理财务部门应密切关注供应商的经营状况和财务状况，及时掌握供应商的动态信息。对于出现经营困难、财务危机等情况的供应商，应采取相应的风险防范措施，如减少采购量、要求提供担保、提前付款等。加强对采购合同的管理，严格按照合同约定履行付款义务，避免因逾期付款给公司带来不必要的损失。同时，要注意维护公司的商业信用，树立良好的企业形象。定期对应付账款进行分析和评估，评估应付账款的合理性和风险程度。对于应付账款余额较大、账龄较长的供应商，应重点关注，并采取措施加以解决。监督与考核1.监督检查财务部门定期对门店的应收应付账款管理情况进行监督检查，检查内容包括信用政策执行情况、销售合同管理情况、应收账款催收情况、应付账款付款审批情况等。审计部门不定期对门店的应收应付账款管理进行审计，检查制度执行的有效性、账务处理的准确性、内部控制的健全性等方面存在的问题，并提出审计意见和建议。对于监督检查和审计过程中发现的问题，相关部门应及时整改，确保应收应付账款管理工作规范、有序进行。2.考核指标设立应收账款周转率、应付账款周转率等考核指标，对应收应付账款管理情况进行量化考核。应收账款周转率=营业收入÷平均应收账款余额×100%应付账款周转率=营业成本÷平均应付账款余额×100%根据考核指标完成情况，对门店销售部门、采购部门、财务部门等相关部门进行绩效考核。考核结果与部门绩效奖金、员工个人绩效挂钩，激励各部门积极做好应收应付账款管理工作。3.奖惩措施对于在应收应付账款管