酒店公关招待管理制度

酒店公关招待管理制度一、总则（一）目的为规范酒店公关招待行为，确保招待活动的合理性、必要性和高效性，展示酒店形象，促进业务合作，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于酒店各部门及全体员工在开展公关招待活动时的管理。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、酒店相关规定及财经纪律。2.必要性原则：招待活动应基于业务拓展、客户维护、品牌推广等实际需要。3.适度性原则：根据活动性质、对象和规模，合理控制招待标准和费用。4.效益性原则：注重招待活动的实际效果，实现投入产出的最大化。二、公关招待活动分类（一）商务宴请1.用于接待重要客户、合作伙伴，商讨业务合作、签订合同等事宜。2.形式包括正式晚宴、午餐会等。（二）会议接待1.为各类会议提供餐饮、茶歇等服务，包括学术会议、行业研讨会、企业年会等。2.根据会议规模和需求，安排不同档次的接待标准。（三）节日庆典1.在重要节日举办的庆祝活动，邀请客户、合作伙伴及相关嘉宾参加。2.如春节团拜会、中秋联谊会等。（四）参观考察接待1.接待潜在客户、合作伙伴等来酒店参观考察，展示酒店设施和服务。2.安排参观行程、讲解及餐饮、住宿等接待。（五）其他公关活动1.如新品发布会、媒体答谢会、员工家属开放日等。2.根据活动主题和目标，制定相应的招待方案。三、招待标准（一）餐饮标准1.商务宴请一般客户：每桌标准[X]元左右，菜品应体现地方特色与酒店特色相结合，包含开胃菜、主菜、汤品、主食、甜品、水果等。重要客户、合作伙伴：每桌标准[X]元以上，可适当增加高档菜品和酒水，如海鲜、特色珍馐等。2.会议接待小型会议（[X]人以下）：茶歇标准为每人每次[X]元左右，提供咖啡、茶、点心等。中型会议（[X][X]人）：午餐标准为每人[X]元左右，菜品以实惠可口为主，可搭配适量饮料。大型会议（[X]人以上）：根据会议需求和预算，合理安排餐饮标准，可采用自助餐或桌餐形式，提供多种菜品选择。3.节日庆典一般活动：每桌标准[X]元左右，提供具有节日氛围的特色菜品。大型庆典活动：根据活动规模和预算，适当提高标准，注重菜品质量和档次，可增加表演、互动环节等。4.参观考察接待简单接待：提供茶点、水果等，标准为每人每次[X]元左右。较为正式接待：可安排工作餐，标准为每人[X]元左右。（二）酒水标准1.商务宴请：根据客人喜好和档次，提供适量的白酒、红酒、啤酒等，白酒一般选用知名品牌，红酒可搭配不同产地和档次的产品。2.会议接待：可提供适量的茶水、咖啡、软饮料等，如需提供酒水，应根据会议性质和预算合理安排。3.节日庆典：根据活动氛围和需求，提供各类酒水，可适当增加特色饮品或定制酒品。4.参观考察接待：一般提供茶水、咖啡等饮品，如需提供酒水，应控制在较低标准。（三）住宿标准1.重要客户、合作伙伴：根据客人需求，提供酒店相应档次的客房，可给予一定的优惠或升级待遇。2.其他客人：按照酒店正常房价安排住宿，如有特殊情况需给予优惠，应按酒店规定流程审批。（四）交通标准1.市内接送：根据客人数量和需求，合理安排车辆，可选用酒店自有车辆或合作租车公司的车辆。2.长途接送：如需安排长途接送，应根据实际情况选择合适的交通工具，如商务车、大巴车等，并提前预订车票或机票。四、招待流程（一）申请与审批1.各部门或员工因业务需要开展公关招待活动，应提前填写《公关招待申请表》，详细说明招待对象、时间、地点、活动内容、预计费用等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，报酒店分管领导审批。对于重大招待活动，需报总经理审批。3.审批通过后，申请表交至酒店公关部备案，并作为后续费用报销的依据。（二）准备工作1.公关部根据审批后的申请表，协助相关部门做好招待活动的准备工作，包括场地布置、餐饮安排、酒水准备、人员调配等。2.采购部门根据招待标准和需求，负责采购所需的食品、酒水、礼品等物资，并确保物资的质量和供应及时性。3.人力资源部门协助安排服务人员，确保服务人员具备良好的形象和专业的服务技能。（三）活动实施1.招待活动当天，相关部门和人员应提前到达现场，做好各项准备工作的最后检查。2.服务人员应热情、周到地为客人提供服务，确保活动的顺利进行。3.在活动过程中，应注重与客人的沟通和交流，及时了解客人需求，解决出现的问题。（四）费用结算与报销1.招待活动结束后，公关部应及时与相关供应商核对费用，并填写《公关招待费用结算表》。2.报销人员应在活动结束后[X]个工作日内，将审批后的申请表、发票、费用结算表等相关凭证提交至财务部门进行报销。3.财务部门按照酒店财务制度对报销凭证进行审核，审核通过后予以报销。五、礼品管理（一）礼品选择原则1.与酒店形象相符：礼品应能体现酒店的特色和文化。2.实用性与纪念性相结合：选择具有一定实用价值且能让客人留下深刻印象的礼品。3.档次适中：根据招待对象和活动性质，选择合适档次的礼品，避免过度奢华或简陋。（二）礼品采购与审批1.礼品采购由采购部门负责，采购前应根据礼品选择原则，制定礼品采购计划，报酒店分管领导审批。2.采购人员应选择正规供应商，确保礼品的质量和售后服务。3.采购完成后，应及时办理入库手续，并填写《礼品入库登记表》。（三）礼品发放与记录1.在招待活动中，根据客人情况和活动需要，适时发放礼品。2.礼品发放时，应做好记录，包括礼品名称、数量、发放对象等信息。3.对于贵重礼品，应要求客人签收，并留存相关签收凭证。六、监督与考核（一）监督机制1.酒店成立公关招待监督小组，由财务、审计、纪检等部门人员组成，定期对公关招待活动进行检查和监督。2.监督小组负责审查招待活动的申请、审批、实施、费用结算等环节，确保活动符合规定和标准。3.定期对酒店各部门的公关招待费用进行统计和分析，发现异常情况及时进行调查和处理。（二）考核办法1.将公关招待管理工作纳入各部门和员工的绩效考核体系，对严格遵守制度、招待活动效果良好的部门和个人给予奖励。2.对于违反制度规定的行为，如未经审批擅自开展招待活动、超标准招待、虚报费用等，视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育