餐饮公司档案管理制度

餐饮公司档案管理制度（一）目的为加强餐饮公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司运营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于餐饮公司总部及各门店、分公司的档案管理工作，涵盖行政、人事、财务、业务、采购、运营等各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或人员负责。2.真实准确原则：确保档案内容真实、准确反映公司各项活动和业务情况。3.完整系统原则：保证档案的完整性和系统性，便于查阅和利用。4.安全保密原则：保障档案的安全，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架等工作。3.建立档案数据库，实现档案信息化管理。4.提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪工作。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。6.指导和监督各部门的档案管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按规定时间将整理好的档案移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，熟悉档案管理业务，具备良好的职业道德。2.认真履行档案管理职责，做好档案的日常管理工作。3.严格遵守档案安全保密制度，不得擅自泄露档案信息。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、证照等。2.人事档案：员工个人基本信息、入职离职资料、培训记录、考核评价等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：订单合同、客户资料、营销活动方案、菜品研发资料等。5.采购档案：供应商资料、采购合同、采购订单、验收记录等。6.运营档案：门店运营数据、食品安全记录、顾客反馈等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确收集。2.档案资料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应进行备份，并确保其可读性和完整性。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，如行政管理类、人事管理类、财务管理类等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查找。3.装订：对纸质档案进行整齐装订，去除金属物等。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.行政管理类：分为公司文件、会议文件、工作计划与总结、规章制度、证照等二级类目。2.人事管理类：分为员工档案、培训档案、考核档案、薪酬福利档案等二级类目。3.财务管理类：分为会计凭证、账簿、报表、审计报告等二级类目。4.业务管理类：分为订单合同、客户档案、营销活动档案、菜品档案等二级类目。5.采购管理类：分为供应商档案、采购合同、采购订单、验收记录等二级类目。6.运营管理类：分为门店运营数据、食品安全记录、顾客反馈等二级类目。（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的编号方式。2.一级类目用大写字母表示，如"A"代表行政管理类，"B"代表人事管理类等。3.二级类目用两位数字表示，如"A01"表示公司文件，"B01"表示员工档案等。4.具体档案编号按照顺序依次排列，如"A01001"表示第一份公司文件。五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：重要的规章制度、年度财务报告、重大合同协议等。2.长期保管：一般的行政管理文件、人事档案、业务档案等，保管期限为10年以上。3.短期保管：临时性文件、一般性业务资料等，保管期限为15年。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.档案应存放在专用的档案柜中，按类别和编号顺序排列，便于查找。（三）定期盘点1.档案管理部门应定期对档案进行盘点，每年至少一次。2.盘点内容包括档案数量、完整性、保管状况等，发现问题及时处理。3.盘点结果应形成书面报告，报公司领导审阅。六、档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门根据申请表提供档案查阅服务，并做好查阅记录。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。（二）借阅程序1.因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得涂改、损坏、丢失，按时归还档案。（三）查阅借阅限制1.涉及公司机密的档案，查阅和借阅需经公司领导批准。2.财务档案的查阅和借阅应符合财务管理制度的规定。3.人事档案的查阅和借阅应严格按照人事档案管理规定执行，一般仅限人事部门相关人员查阅。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对到期档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理人员、相关部门负责人等参加。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、利用价值等，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案应编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、编号、日期、保管期限等。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》经公司领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。2.销毁档案时，应指定专人监销，确保档案彻底销毁。3.销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将销毁情况报告公司领导。八、档案的信息化管理（一）建立档案数据库1.利用信息技术手段，建立档案数据库，将纸质档案进行数字化扫描录入。2.档案数据库应具备档案录入、查询、统计、备份等功能，方便档案的管理和利用。（二）电子档案管理1.对电子档案应进行分类存储，建立相应的文件夹结构。2.电子档案应进行备份，备份介质包括光盘、硬盘等，定期进行异地存储。3.严格控制电子档案的访问权限，确保电子档案的安全。（三）与业务系统对接1.实现档案管理系统与公司其他业务系统的对接，如财务管理系统、人事管理系统等。2.通过接口实现档案数据的实时共享和更新，提高工作效率。九、档案管理的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对各部门的档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.