风控公司档案管理制度

风控公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，有效保护和利用档案，提高公司风险管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在业务活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案是指公司在经营管理、业务运作、风险管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，包括但不限于合同协议、风险管理报告、财务报表、业务记录、会议纪要、往来信函等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.分类管理原则：根据档案的来源、内容、形式等因素进行分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，防止档案的损坏、丢失和泄露。4.有效利用原则：充分发挥档案的作用，为公司经营决策、风险管理、业务拓展等提供支持和服务。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。4.指导和监督各部门的档案管理工作，开展档案业务培训。5.按照规定向有关部门移交档案。（二）各部门职责1.负责本部门业务活动中形成的档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交综合管理部门。2.配合综合管理部门做好档案的清查、核对和利用工作。3.明确专人负责本部门档案管理工作，确保档案管理工作的规范有序。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的保管工作，确保档案的安全，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.积极为公司各部门提供档案利用服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、终止过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司经营管理活动中形成的合同协议、风险管理报告、财务报表、审计报告等。3.公司业务运作过程中形成的业务记录、客户资料、项目文档等。4.公司会议活动中形成的会议纪要、通知、议程等。5.公司人事管理活动中形成的员工档案、培训记录、绩效考核资料等。6.公司行政管理活动中形成的文件、报告、信函等。7.公司对外宣传、交流活动中形成的资料、图片、影像等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在业务活动结束后及时将形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集的文件材料进行初步分类、整理，确保文件材料的规范性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别进行分类，如分为综合管理类、业务类、财务类、人事类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.装订：对纸张较小、较薄的文件材料进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅。四、档案的归档（一）归档时间1.各部门应在业务活动结束后的[X]个工作日内，将整理好的档案移交综合管理部门。2.对于重大项目、重要业务活动形成的档案，应在项目结束或活动完成后的[X]个工作日内及时归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、日期等信息。2.综合管理部门档案管理人员对移交的档案进行核对，确认无误后签字接收。3.综合管理部门将接收的档案按照规定进行整理、分类、编号、装订，并上架保管。五、档案的保管（一）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[X]年。4.短期保管：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为[X]年。（二）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如对破损档案进行修复、对褪色档案进行复制等。4.建立档案保管台账，记录档案的入库、出库、保管期限等信息。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司外部有关单位因业务往来、审计、调查等需要查阅档案。（二）利用程序1.内部查阅：查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、目的、范围等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，提交综合管理部门。综合管理部门档案管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供档案，查阅人在档案查阅登记簿上签字确认。2.外部查阅：查阅人填写档案查阅申请表，并提交相关证明材料，如介绍信、工作证等。申请表经公司分管领导签字同意后，提交综合管理部门。综合管理部门档案管理人员对查阅人提供的证明材料进行审核，审核通过后，按照规定办理档案查阅手续，查阅人在档案查阅登记簿上签字确认。（三）利用限制1.涉及公司机密的档案，未经公司领导批准，不得查阅、复制和对外提供。2.查阅档案时，查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。3.如需复制档案，应经综合管理部门负责人批准，并按照规定办理复制手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.鉴定小组根据档案的保管期限、内容、重要性等因素，提出鉴定意见，确定哪些档案可以销毁，哪些档案需要继续保管。（二）销毁1.对鉴定后确定需要销毁的档案，编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经公司分管领导批准后，由综合管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.销毁完毕后，监销人在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。八、档案信息化管理（一）建立档案信息系统1.公司应建立档案信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。2.档案信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能，方便档案的管理和利用。（二）档案数字化1.对重要档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，存储在档案信息系统中。2.档案数字化应确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性，对数字化过程进行记录和备份。（三）信息安全管理1.加强档案信息系统的安全管理，采取防火墙、加密、访问控制等技术措施，防止档案信息泄露。2.定期对档案信息系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。3.对档案信息系统的操作人员进行安全培训，提高操作人员的安全意识和操作技能。九、监督与检查（一）监督检查部门公司综合管理部门负责对各部门的档案管理工作进行监督检查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作情况。3.档案管理人员的工作情况。（三）检查方式1.定期检查：综合管理部门每年定期对各部门的档案管理工作进行检查。2.不定期抽查：综合管理部门不定期对各部门的档案管理工作进行抽查。（四）问题整改对检查中发现的问题，综合管理部门应及时下达整改