城市公司印章管理制度

城市公司印章管理制度一、总则（一）目的为加强城市公司印章管理，维护公司合法权益，规范印章使用流程，防范印章使用风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于城市公司总部及所属各部门、各项目公司的印章管理。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的法定印章。2.合同专用章：用于签订各类合同、协议等具有法律效力的文件。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等相关财务业务。4.法定代表人章：用于特定的财务文件、授权委托书等。5.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、资料等的处理。6.项目章：各项目公司为项目建设、管理等工作刻制的印章，用于与项目相关的文件、资料等的处理。（四）管理原则1.分级负责原则：实行公司总部、部门、项目公司分级管理，明确各级管理职责。2.专人保管原则：指定专人负责印章的保管，确保印章安全。3.审批使用原则：严格印章使用审批流程，未经审批不得使用印章。4.规范使用原则：印章使用应符合法律法规和公司规定，确保印章使用的合法性、准确性和严肃性。二、印章的刻制与启用（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或项目公司，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、材质等信息，并经部门负责人或项目公司负责人签字确认后，报公司总部行政管理部门。2.行政管理部门对申请事项进行审核，审核通过后报公司领导审批。（二）刻制审批公司领导根据申请事项的必要性和合规性进行审批，审批通过后方可安排刻制。（三）印章刻制行政管理部门根据公司领导审批意见，选择具有资质的印章刻制单位进行刻制。印章刻制完成后，应及时将印章交付申请部门或项目公司，并办理交接手续。（四）印章启用1.新刻制的印章启用前，行政管理部门应在公司内部发布《印章启用通知》，明确印章名称、启用时间、使用范围、保管人等信息。2.印章保管人应在收到印章后，在《印章保管登记表》上签字确认，并对印章进行妥善保管。三、印章的保管（一）保管责任人1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章由行政管理部门指定专人保管。2.部门章由各部门负责人指定专人保管。3.项目章由各项目公司负责人指定专人保管。（二）保管要求1.印章保管人应妥善保管印章，不得将印章转借他人或带出办公区域。2.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防潮、防火等设施。3.印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章损坏、遗失等情况，应及时报告行政管理部门，并采取相应的措施。（三）印章交接1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接登记表》，详细记录印章名称、交接时间、交接双方姓名等信息，并经交接双方签字确认后，报行政管理部门备案。2.行政管理部门应安排专人监交，确保印章交接过程的顺利进行。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外发布重要文件、签订合同协议、出具证明材料、办理工商登记、税务申报等重大事项。2.合同专用章：用于签订各类合同、协议等具有法律效力的文件。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等相关财务业务。4.法定代表人章：用于特定的财务文件、授权委托书等。5.部门章：用于部门内部文件、资料等的处理，如发文、通知、报告等。6.项目章：用于与项目相关的文件、资料等的处理，如项目工程文件、项目进度报告等。（二）使用流程1.填写《印章使用申请表》：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人或项目公司负责人签字确认后，报行政管理部门审核。2.行政管理部门审核：行政管理部门对《印章使用申请表》进行审核，重点审核用印事项的合法性、合规性、真实性以及用印文件的格式、内容等是否符合要求。审核通过后，报公司领导审批。3.公司领导审批：公司领导根据申请事项的重要性和风险程度进行审批，审批通过后方可使用印章。4.印章使用：印章保管人根据公司领导审批意见，在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、用印文件名称、份数、用印人等信息。（三）特殊情况处理1.紧急用印：如遇紧急情况需要立即使用印章，但无法按照正常流程进行审批的，使用部门或个人应电话请示公司领导同意后，先使用印章，并在事后及时补办审批手续。2.异地用印：因工作需要在异地使用印章的，应提前与行政管理部门沟通协调，并按照当地法律法规和公司规定办理相关手续。五、印章的停用与销毁（一）停用原因1.公司名称变更、机构调整等原因导致印章不再使用。2.印章损坏、遗失等原因需要更换新印章。3.其他原因需要停用印章。（二）停用程序1.行政管理部门根据印章停用原因，填写《印章停用申请表》，详细说明印章名称、停用时间、停用原因等信息，并经公司领导审批。2.公司领导审批通过后，行政管理部门在公司内部发布《印章停用通知》，明确印章停用时间、停用原因等信息。3.印章保管人在收到《印章停用通知》后，应及时将停用印章交回行政管理部门，并办理交接手续。（三）销毁程序1.行政管理部门对停用印章进行清理核对，确认无误后填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、数量、销毁原因等信息，并经公司领导审批。2.公司领导审批通过后，行政管理部门应选择具有资质的销毁单位进行销毁，并指定专人监销。3.销毁完成后，监销人应在《印章销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告公司领导。六、印章使用的监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对印章使用情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章是否存放在安全可靠的地方，保管人是否严格履行保管职责。2.印章使用审批情况：检查印章使用是否按照规定的审批流程进行，审批手续是否齐全。3.印章使用记录情况：检查《印章使用登记表》等相关记录是否完整、准确。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、辞退等。2.因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。