项目信息共享管理制度

项目信息共享管理制度一、总则（一）目的为了规范公司项目信息共享行为，提高项目运作效率，加强各部门之间的协作与沟通，确保项目信息的及时、准确、完整传递，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有项目，包括但不限于研发项目、工程项目、营销项目等。涉及公司外部合作伙伴的项目信息共享，可参照本制度执行，并根据实际情况进行适当调整。（三）基本原则1.合法性原则：项目信息共享应符合国家法律法规的要求，确保信息的收集、使用、存储和传递不违反任何法律规定。2.准确性原则：共享的项目信息必须真实、准确，能够客观反映项目的实际情况，避免虚假或误导性信息的传播。3.及时性原则：项目信息应在规定的时间内进行共享，确保相关人员能够及时获取所需信息，以便做出正确的决策和行动。4.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感信息，应严格按照公司保密制度进行管理，确保信息不被泄露。5.适度共享原则：根据项目需求和人员职责，合理确定信息共享的范围和权限，避免过度共享导致信息泛滥或信息安全问题。二、项目信息分类与编码（一）项目信息分类1.项目基本信息：包括项目名称、项目编号、项目背景、项目目标、项目周期、项目预算等。2.项目进度信息：如项目里程碑计划、实际进度、延误原因分析、进度调整措施等。3.项目成本信息：涵盖项目费用支出明细、成本核算数据、成本控制情况等。4.项目质量信息：包含质量标准、检验检测报告、质量问题及处理结果等。5.项目风险信息：识别出的项目风险、风险评估结果、风险应对策略等。6.项目文档资料：项目相关的各类文档，如可行性研究报告、设计图纸、合同协议、会议纪要、技术文件等。7.项目沟通信息：项目团队内部及与外部相关方的沟通记录，如邮件、即时通讯记录、会议记录等。（二）项目信息编码为便于项目信息的管理和检索，对各类项目信息进行统一编码。编码规则如下：1.项目基本信息编码：采用"项目类别+年份+顺序号"的形式。例如，研发项目编码为"YF+2023+001"，其中"YF"代表研发项目类别，"2023"为年份，"001"为顺序号。2.项目进度信息编码：在项目基本信息编码后加上"JD"，再根据具体进度阶段进行细分编码。如"YF+2023+001+JD+01"表示研发项目的第一个进度阶段信息。3.项目成本信息编码：在项目基本信息编码后加上"CB"，然后按照成本项目进行编码。例如"YF+2023+001+CB+01"表示研发项目的人工成本信息。4.项目质量信息编码：在项目基本信息编码后加上"ZL"，并根据质量相关内容进行编码。如"YF+2023+001+ZL+01"表示研发项目的质量标准信息。5.项目风险信息编码：在项目基本信息编码后加上"FX"，接着按照风险类别进行编码。例如"YF+2023+001+FX+01"表示研发项目的技术风险信息。6.项目文档资料编码：在项目基本信息编码后加上"WD"，再根据文档类型进行编码。如"YF+2023+001+WD+01"表示研发项目的可行性研究报告文档。7.项目沟通信息编码：在项目基本信息编码后加上"GT"，然后按照沟通方式或沟通主题进行编码。例如"YF+2023+001+GT+01"表示研发项目的第一次项目例会会议记录。三、项目信息共享平台与工具（一）共享平台建设公司建立统一的项目信息共享平台，作为项目信息存储、共享和交流的主要载体。平台应具备以下功能：1.信息发布与管理：各部门可以在平台上发布项目相关信息，包括通知、报告、文档等，并对发布的信息进行分类管理和权限设置。2.信息检索与查询：用户能够通过关键词、编码等方式快速检索所需的项目信息，提高信息获取效率。3.在线协作与沟通：支持团队成员之间的在线协作编辑文档、讨论问题、发送即时消息等功能，方便项目沟通与协作。4.版本控制：对共享的文档进行版本管理，记录文档的修改历史，确保团队成员使用的是最新版本。5.权限管理：根据人员角色和职责，设置不同的信息访问权限，保证信息的安全性和保密性。（二）常用工具1.项目管理软件：如[具体软件名称]，用于项目进度跟踪、任务分配、资源管理等，并与共享平台进行数据对接，实现项目信息的实时同步。2.办公软件：如Word、Excel、PPT等，用于撰写项目文档、制作报表和演示文稿，并通过共享平台进行共享和协作编辑。3.即时通讯工具：如企业微信、钉钉等，方便项目团队成员之间进行即时沟通和交流，及时解决项目中遇到的问题。4.电子邮件系统：用于正式的项目信息传递、重要文件的发送和接收，确保信息传递的准确性和可追溯性。四、项目信息共享流程（一）信息创建与录入1.项目负责人或相关部门在开展项目工作过程中，负责收集和整理项目各类信息，并按照规定的信息分类和编码规则进行准确分类和编码。2.将创建好的项目信息录入到项目信息共享平台中，确保信息的完整性和准确性。对于重要的项目文档资料，应上传到共享平台指定的文件夹中，并填写详细的文档说明。（二）信息审核与批准1.项目信息录入完成后，由信息创建部门的负责人进行审核。审核内容包括信息的准确性、完整性、合规性以及是否符合信息共享的范围和权限要求。2.对于涉及重要项目决策、公司机密等关键信息，需经项目主管领导或相关审批部门批准后方可共享。审批通过后，信息发布人在共享平台上进行发布操作。（三）信息共享与发布1.根据项目需求和人员职责，确定信息共享的范围和对象。共享范围分为项目团队内部共享、部门间共享、公司级共享以及特定外部合作伙伴共享等。2.信息发布人在共享平台上按照设定的共享范围和权限，将项目信息推送给相应的人员或群组。对于需要通知特定人员的重要信息，可通过即时通讯工具、电子邮件等方式进行单独提醒。3.在信息共享过程中，应确保接收信息的人员能够及时、准确地获取信息。如有必要，可对共享信息进行简要说明，以便接收人员快速了解信息的核心内容。（四）信息接收与反馈1.接收项目信息的人员应定期登录项目信息共享平台，查看与自己相关的项目信息。对于重要信息，应及时进行阅读和处理，并按照信息要求进行相应的操作。2.如果接收人员对共享信息有疑问、意见或建议，应及时通过共享平台的评论功能、即时通讯工具或电子邮件等方式向信息发布人或相关负责人反馈。信息发布人或相关负责人应及时回复接收人员的反馈，确保问题得到妥善解决。（五）信息更新与维护1.随着项目的推进，项目信息会不断发生变化。项目负责人或相关部门应及时更新项目信息共享平台中的信息，确保信息的实时性和有效性。2.对于已发布的项目信息，如发现存在错误或需要补充完善的情况，信息发布人应及时进行修改，并重新按照审核与批准流程进行操作。同时，应记录信息修改的历史版本，以便追溯和查询。五、项目信息共享权限管理（一）权限设置原则1.最小化原则：根据人员的工作职责和项目需求，授予其完成工作所需的最小信息访问权限，避免权限过大导致信息泄露风险。2.角色匹配原则：按照不同的项目角色（如项目经理、项目成员、部门主管、公司领导等）设置相应的信息共享权限，确保权限与角色职责相匹配。3.动态调整原则：随着项目进展和人员职责的变化，及时调整信息共享权限，保证权限的合理性和有效性。（二）具体权限划分1.项目经理权限拥有项目所有信息的最高访问权限，包括项目基本信息、进度信息、成本信息、质量信息、风险信息、文档资料以及沟通信息等。负责项目信息的整体管理和协调，有权对项目信息进行审核、批准、发布、修改和删除等操作。可以根据项目需要，调整项目团队成员的信息共享权限。2.项目成员权限能够访问与其工作职责相关的项目信息，如分配给自己的任务信息、项目进度报告、相关文档资料等。可以在共享平台上查看、下载和使用授权范围内的信息，并对信息发表评论和反馈意见。无权对项目信息进行审核、批准、发布、修改和删除等操作。3.部门主管权限有权访问本部门参与项目的所有信息，包括项目基本情况、部门内成员的工作进展、相关文档资料等。可以对本部门提交的项目信息进行审核，并根据需要调整本部门成员的信息共享权限。能够查看和了解跨部门项目的相关信息，但无直接修改和删除权限。4.公司领导权限具有公司级项目信息的访问权限，包括项目整体概况、重要项目指标完成情况、重大风险信息等。可以对项目信息进行宏观把控和决策指导，有权要求项目负责人提供特定项目信息或进行汇报。对于涉及公司战略决策、重大利益等关键项目信息，有最终的审核和批准权。5.外部合作伙伴权限根据合作协议和项目需求，授予外部合作伙伴特定的项目信息访问权限。外部合作伙伴权限一般限于与合作内容直接相关的信息，如项目合作范围、交付成果要求、进度计划等。外部合作伙伴在共享平台上的操作权限应严格限制，如仅可查看和下载授权信息，不得进行信息修改、删除等操作。同时，应与外部合作伙伴签订保密协议，明确其信息使用和保密责任。（三）权限申请与变更1.员工因工作需要申请超出其现有权限范围的项目信息访问权限时，应填写《项目信息共享权限申请表》，详细说明申请权限的原因、信息范围以及预计使用期限等内容。2.《项目信息共享权限申请表》经所在部门负责人审核后，提交至项目经理审批。项目经理根据项目实际情况和人员工作职责进行审批，必要时可征求相关部门或领导的意见。3.权限变更申请获得批准后，由项目信息共享平台管理员在系统中进行权限调整操作，并记录权限变更的相关信息。4.当员工离职、岗位调动或工作职责发生变化时，所在部门应及时通知项目信息共享平台管理员，管理员根据人员变动情况及时调整其项目信息共享权限，确保信息安全。六、项目信息保密管理（一）保密责任1.所有参与项目的人员都有责任保护项目信息的安全与保密，遵守公司的保密制度和本项目信息共享管理制度。2.项目负责人应明确项目信息中的保密内容，并对项目团队成员进行保密教育和培训，确保团队成员了解保密要求和重要性。（二）保密措施1.对于涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感项目信息，应采取加密存储、访问控制、数据备份等安全措施，防止信息泄露。2.在项目信息共享过程中，严格按照权限管理规定进行操作，确保敏感信息仅被授权人员访问。对于通过电子邮件、即时通讯工具等方式传递的敏感信息，应进行加密处理，并提醒接收人员注意保密。3.禁止在非公司指定的信息共享平台或未经授权的设备上存储、传输项目敏感信息。如需在外部设备上处理项目信息，应先进行安全评估，并采取相应的保密措施。4.项目结束后，应按照公司规定对项目信息进行清理和归档，对于不再需要的敏感信息，应进行妥善销毁或存储在安全的环境中。（三）违规处理1.若发现项目信息共享过程中存在信息泄露、违规使用等违反保密规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.对于因违反保密规定给公司造成经济损失或声誉损害的，公司将依法追究相关人员的法律责任。七、项目信息共享监督与考核（一）监督机制1.公司设立项目信息共享管理小组，负责对项目信息共享情况进行定期监督检查。管理小组由公司高层领导、相关部门负责人和信息管理专员组成。2.管理小组定期检查项目信息共享平台的运行情况，包括信息发布的及时性、准确性、完整性，信息共享权限的设置与执行情况，以及信息反馈处理的及时性等。3.通过抽查项目文档、与项目团队成员沟通等方式，核实项目信息共享是否符合本管理制度的要求，发现问题及时督促整改。（二）考核指标1.信息发布及时性：考核项目相关信息是否在规定时间内发布到共享平台，确保团队成员能够及时获取所需信息。2.信息准确性：检查共享的项目信息是否真实、准确，有无虚假或误导性信息。3.信息完整性：评估项目信息是否涵盖了项目各个方面的关键内容，有无重要信息遗漏。4.权限管理合规性：审查信息共享权限的设置和执行是否符合权限管理规定，有无越权访问或权限滥用情况。5.信息反馈处理效率：考核接收人员对共享信息的反馈是否及时得到处理，问题是否得到有效解决。（三）考核方式与结果应用1.项目信息共享考核采用定期考核与不定期抽查相结合的方式进行。定期考核每月或每季度开展一次，不定期抽查根据项目实际情况随时进行。2.考核结果将以评分形式呈现，满分100分。根据考核得分情况，对项目团队和相关责任人进行评价，分为优秀（90分及以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四个等级。3.对于考核优秀的项目团队