铸件外包采购管理制度

铸件外包采购管理制度总则目的为规范公司铸件外包采购管理工作，确保铸件质量满足公司生产需求，降低采购成本，提高采购效率，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司所有铸件外包采购活动，包括但不限于铸件的选型、供应商选择、采购合同签订、采购过程跟踪、验收及付款等环节。基本原则1.质量优先原则：采购的铸件必须符合公司产品设计要求和相关质量标准，确保产品质量稳定可靠。2.成本控制原则：在保证铸件质量的前提下，通过合理的采购策略和供应商管理，降低采购成本。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商有平等的机会参与竞争。4.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，严格履行采购合同和相关承诺。铸件选型与技术要求选型依据1.根据公司产品设计要求和生产工艺特点，确定所需铸件的材质、规格、形状、尺寸等技术参数。2.参考同类产品的使用经验和市场上可供选择的铸件产品，对选型进行优化和完善。技术文件编制1.由设计部门负责编制铸件的技术要求文件，明确铸件的各项技术指标、质量标准、验收方法等内容。2.技术要求文件应确保准确、完整、清晰，避免模糊或歧义性的表述，以便供应商能够准确理解并按照要求生产。技术沟通与确认1.在铸件选型确定后，采购部门应及时与供应商进行技术沟通，确保供应商对技术要求有充分的理解。2.对于技术要求较为复杂的铸件，必要时组织设计部门、质量部门等相关人员与供应商进行技术交流会议，解答供应商的疑问，明确技术要求。3.供应商在接到技术要求文件后，应在规定时间内反馈对技术要求的理解和疑问，双方达成一致后形成技术确认文件，作为采购合同的附件。供应商管理供应商开发1.采购部门负责供应商的开发工作，通过市场调研、行业推荐、网络搜索等多种渠道，收集潜在供应商信息。2.对潜在供应商进行初步筛选，主要考察供应商的生产能力、技术水平、质量控制能力、价格水平、售后服务等方面。3.对于初步筛选合格的供应商，安排实地考察，了解供应商的生产现场管理、设备状况、人员素质等情况，评估其是否具备满足公司铸件采购需求的能力。4.实地考察结束后，采购部门填写《供应商考察报告》，对供应商的综合情况进行评价，提出是否纳入合格供应商名录的建议。供应商评审与准入1.成立供应商评审小组，由采购部门、质量部门、技术部门等相关人员组成。2.供应商评审小组根据《供应商考察报告》及其他相关资料，对供应商进行全面评审，评审内容包括供应商的资质文件、生产能力、质量保证体系、价格水平、交货期、售后服务等方面。3.评审小组按照制定的评审标准对供应商进行打分，得分达到规定标准的供应商方可纳入合格供应商名录。4.采购部门将评审通过的供应商信息录入公司供应商管理系统，建立供应商档案，档案内容包括供应商基本信息、评审记录、合作历史、质量表现等。供应商考核与评价1.采购部门定期对供应商进行考核与评价，考核周期一般为每季度一次。2.考核内容主要包括铸件质量、交货期、价格执行情况、售后服务等方面，具体考核指标和权重根据公司实际情况确定。3.质量部门负责对供应商提供的铸件进行质量检验，统计质量合格率、不合格率等质量指标，并将相关数据反馈给采购部门。4.采购部门根据各部门反馈的信息，对供应商进行综合评价，填写《供应商考核评价表》。5.根据考核评价结果，对供应商采取相应的管理措施：对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励，如增加订单份额、优先付款等。对于考核结果不合格的供应商，发出《供应商整改通知书》，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，暂停或取消其合作资格。供应商激励与淘汰1.建立供应商激励机制，对在质量、交货期、价格等方面表现突出的供应商给予物质和精神奖励，如颁发荣誉证书、给予价格优惠、推荐参与公司其他项目合作等。2.定期对供应商进行评估，对于连续多次考核不合格、严重违反采购合同约定或出现其他重大问题的供应商，予以淘汰，并从合格供应商名录中删除。3.被淘汰的供应商在一定期限内不得再次参与公司的采购活动。采购合同管理合同签订流程1.采购部门在确定供应商并完成技术沟通后，起草采购合同草案。2.采购合同草案应明确铸件的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等主要条款。3.将采购合同草案提交给公司法务部门进行审核，法务部门重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性等方面，提出修改意见。4.根据法务部门的审核意见，采购部门对合同草案进行修改完善，确保合同条款符合法律法规要求和公司利益。5.采购合同经公司相关领导审批通过后，由采购部门与供应商签订正式合同。合同执行跟踪1.采购部门负责采购合同的执行跟踪工作，及时了解供应商的生产进度、质量状况、交货期等情况。2.建立合同执行台账，详细记录合同执行过程中的各项信息，包括订单下达、生产进度、质量检验、交货情况、付款记录等。3.定期与供应商沟通合同执行情况，对于出现的问题及时协调解决，确保合同顺利执行。合同变更管理1.在合同执行过程中，如因产品设计变更、生产计划调整、市场价格波动等原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更后的价格、交货期、质量标准等条款，以及双方的权利和义务。3.合同变更协议签订后，采购部门应及时将变更情况通知相关部门，并对合同执行台账进行更新。合同终止管理1.采购合同履行完毕后，合同自然终止。2.在合同履行过程中，如出现下列情形之一，采购部门可通知供应商提前终止合同：供应商严重违反采购合同约定，经多次沟通仍未整改到位的。因不可抗力等原因导致合同无法继续履行的。公司因生产经营调整等原因不再需要采购该铸件的。3.合同终止后，采购部门应与供应商办理相关结算手续，清理合同执行过程中的遗留问题。采购过程管理采购计划制定1.生产部门根据公司年度生产计划和销售订单情况，制定铸件月度采购计划，并提交给采购部门。2.采购部门结合铸件库存情况、供应商生产能力和交货期等因素，对生产部门提交的采购计划进行审核和调整，制定最终的铸件采购计划。3.采购计划应明确铸件的品种、规格、数量、交货期等详细信息，确保采购工作有计划、有步骤地进行。采购订单下达1.采购部门根据采购计划，向选定的供应商下达采购订单。2.采购订单应包含采购合同的主要条款，以及铸件的具体技术要求、质量标准、包装要求等内容。3.在下达采购订单前，采购人员应与供应商再次确认订单内容，确保双方对订单要求理解一致。采购过程监控1.采购部门定期对采购订单的执行情况进行监控，及时掌握供应商的生产进度、质量状况等信息。2.对于采购过程中出现的问题，如供应商延误交货、质量不合格等，采购部门应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决问题。3.必要时，采购部门可到供应商生产现场进行实地查看，了解生产进度和质量控制情况，确保铸件按时、按质、按量交付。采购成本控制1.采购人员应通过与供应商谈判、招标、询价等方式，争取有利的采购价格和付款条件，降低采购成本。2.定期对铸件市场价格进行调研分析，掌握价格波动趋势，为采购决策提供参考依据。3.在保证铸件质量的前提下，合理选择铸件材质、规格等，优化采购方案，降低采购成本。验收管理验收标准1.依据铸件技术要求文件和采购合同约定，制定铸件验收标准。2.验收标准应明确铸件的外观质量、尺寸精度、物理性能、化学性能等方面的具体要求。验收流程1.铸件到货前，采购部门应通知质量部门做好验收准备工作。2.铸件到货后，质量部门按照验收标准对铸件进行检验，检验方式包括外观检查、尺寸测量、理化性能检测等。3.对于验收合格的铸件，质量部门出具《铸件验收报告》，办理入库手续。4.对于验收不合格的铸件，质量部门填写《铸件不合格报告》，详细记录不合格情况，并及时通知采购部门与供应商协商处理。不合格处理1.采购部门接到《铸件不合格报告》后，应立即与供应商沟通，要求供应商在规定时间内采取整改措施，如返工、换货、补货等。2.供应商整改完成后，重新提交铸件进行验收，直至验收合格为止。3.如因铸件不合格给公司造成损失的，采购部门应按照采购合同约定，要求供应商承担相应的赔偿责任。付款管理付款申请1.采购部门根据采购合同约定和验收情况，填写《付款申请单》，注明铸件的名称、规格、数量、金额、已付款情况、本次申请付款金额等信息。2.《付款申请单》经采购部门负责人审核签字后，提交给财务部门。付款审核1.财务部门收到《付款申请单》后，对付款申请进行审核，主要审核采购合同的执行情况、验收报告、发票等相关资料是否齐全、合规。2.审核无误后，财务部门按照公司财务管理制度和采购合同约定，办理付款手续。付款方式1.公司根据与供应商的协商约定，选择合适的付款方式，常见的付款方式包括支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。2.在付款前，财务部门应确保付款金额准确无误，并按照公司规定的审批流程进行审批。信息管理采购信息收集1.采购部门负责收集与铸件外包采购相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、产品技术信息、行业动态信息等。2.定期对收集到的信息进行整理和分析，为采购决策提供参考依据。采购档案管理1.建立铸件外包采购档案，对采购过程中的各类文件和资料进行归档管理，包括采购合同、技术要求文件、供应商评审记录、验收报