软件公司文档管理制度

软件公司文档管理制度一、总则（一）目的为加强公司文档管理，确保文档的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，促进公司知识共享和业务协同，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工在工作过程中所产生的各类文档，包括但不限于软件开发文档、项目文档、技术资料、管理文件、合同文件、会议纪要等。（三）基本原则1.集中管理原则：公司文档实行集中统一管理，设立专门的文档管理部门或指定专人负责文档的收集、整理、存储、保管和查阅等工作。2.分类清晰原则：按照文档的性质、用途、来源等进行分类，建立科学合理的文档分类体系，便于管理和查找。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密规定，确保文档的安全和保密，防止文档泄露、丢失或损坏。4.及时更新原则：随着业务的发展和工作的推进，及时对文档进行更新和维护，保证文档内容的时效性和准确性。5.方便利用原则：在确保文档安全保密的前提下，提供便捷的查阅和使用方式，满足公司内部各部门及员工的工作需要。二、文档分类与编号（一）文档分类1.项目文档项目规划文档：项目立项报告、项目计划、项目进度安排等。需求文档：需求规格说明书、用户需求文档等。设计文档：软件架构设计文档、数据库设计文档、详细设计文档等。开发文档：代码文件、测试计划、测试用例、测试报告等。项目总结文档：项目总结报告、经验教训总结等。2.技术文档技术标准：公司内部制定的技术规范、编程规范、代码审查标准等。技术方案：针对特定技术问题或业务需求提出的解决方案文档。技术研究报告：对新技术、新方法、新工具等进行研究和探索的报告。3.管理文档公司制度：各项规章制度、流程文件、岗位职责说明书等。会议纪要：公司各类会议形成的纪要文件。工作计划与总结：部门和员工的工作计划、工作总结、述职报告等。人事文档：员工简历、入职登记表、绩效考核记录、培训记录等。财务文档：财务报表、预算报告、费用报销记录等。4.合同文档业务合同：与客户签订的软件开发合同、技术服务合同、采购合同等。合作协议：与合作伙伴签订的合作协议、战略合作框架协议等。合同变更记录：合同执行过程中的变更事项及相关记录。5.其他文档市场文档：市场调研报告、产品宣传资料、营销策划方案等。行业资料：收集的与行业相关的政策法规、研究报告、行业动态等资料。其他临时性文档：不属于以上分类的其他各类文档。（二）文档编号1.文档编号采用"分类代码+年份+顺序号"的格式，确保每份文档都有唯一的编号。2.分类代码：根据文档分类设置相应的代码，如项目文档用"PM"表示，技术文档用"TS"表示，管理文档用"MG"表示，合同文档用"CT"表示，其他文档用"OT"表示。3.年份：文档产生的年份，用四位数字表示，如"2023"。4.顺序号：按照文档产生的先后顺序依次编号，从"001"开始递增。例如：一份2023年产生的项目文档中的项目计划，编号为"PM2023001"。三、文档管理职责（一）文档管理部门职责1.制定和完善公司文档管理制度，并监督执行。2.负责公司文档的集中收集、整理、分类、存储、保管和定期备份等工作。3.建立文档管理系统，实现文档的电子化管理，方便员工查阅和使用。4.对文档的借阅、归还情况进行登记和跟踪，确保文档的安全。5.定期对文档进行清理和归档，销毁过期或无用的文档。6.协助各部门进行文档管理工作的培训和指导。（二）部门文档管理员职责1.各部门指定专人担任文档管理员，负责本部门文档的收集、整理、初步分类和保管工作。2.按照公司文档管理制度的要求，及时将本部门产生的文档提交给公司文档管理部门。3.协助公司文档管理部门对涉及本部门的文档进行查阅和使用权限的设置。4.定期对本部门的文档进行自查，确保文档的完整性和准确性。（三）员工文档管理职责1.按照公司文档管理制度的规定，及时整理和提交个人工作中产生的各类文档。2.严格遵守文档的安全保密规定，妥善保管个人工作文档，防止泄露。3.在工作中需要查阅和使用文档时，按照规定的流程进行申请和借阅。4.对个人使用过的文档进行及时归还和归档，保持文档的整洁和有序。四、文档的收集与整理（一）收集范围1.公司内部各部门在日常工作中产生的各类文档，包括纸质文档和电子文档。2.项目实施过程中产生的所有文档，从项目启动到项目结束的各个阶段的相关资料。3.外部合作项目中涉及公司的文档，如合作协议、往来函件、项目报告等。4.公司参加各类会议、培训、活动等产生的文档，如会议纪要、培训资料、活动总结等。（二）收集时间1.日常工作文档应在完成后的[X]个工作日内提交给部门文档管理员。2.项目文档应按照项目进度节点及时提交，确保文档的完整性和连贯性。一般项目文档在阶段结束后的[X]个工作日内提交，重要项目文档应在关键节点完成后的[X]个工作日内提交。3.合同文档在签订后的[X]个工作日内提交给公司文档管理部门。（三）整理要求1.部门文档管理员收到文档后，应及时进行初步整理，按照文档分类标准进行分类，并检查文档的完整性和准确性。2.对于纸质文档，应进行编号、装订，并在文档首页附上文档清单，注明文档名称、编号、日期、来源等信息。3.对于电子文档，应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的文件夹中，文件夹名称应与文档分类相对应。电子文档的命名规则为：文档类别+年份+顺序号+文档标题，如"PM2023001项目计划.docx"。4.整理后的文档应确保内容清晰、格式规范、逻辑连贯，便于后续的查阅和管理。五、文档的存储与保管（一）存储方式1.公司建立文档管理系统，将所有文档进行电子化存储，实现文档的集中管理和共享。2.对于重要的纸质文档，应进行扫描备份，存储在文档管理系统中，同时保留纸质原件，存放在专门的档案柜中。3.文档管理系统应具备完善的权限管理功能，根据员工的工作职责和权限，设置不同的文档查阅和使用权限，确保文档的安全保密。（二）存储位置1.电子文档存储在公司的服务器上，按照文档分类建立相应的文件夹结构，便于管理和查找。2.纸质文档存放在公司专门的档案室或档案柜中，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。（三）保管期限1.各类文档的保管期限根据其重要性、性质和法律法规要求进行设定，具体如下：项目文档：项目结束后，相关文档保管期限为[X]年。技术文档：长期保管。管理文档：按照公司制度规定的保管期限执行，一般为[X]年至[X]年不等。合同文档：自合同履行完毕或终止后，保管期限为[X]年。其他文档：根据实际情况确定保管期限。2.对于超过保管期限的文档，由文档管理部门提出销毁申请，经公司相关领导审批后进行销毁。（四）定期备份1.为防止文档数据丢失，文档管理部门应定期对文档进行备份，备份周期为[X]个月。2.备份数据应存储在不同的存储介质上，并分别存放在不同的地点，如本地硬盘、外部硬盘、磁带等，同时可考虑将备份数据存储在云端。3.定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。六、文档的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司员工根据工作需要，可查阅与其工作职责相关的文档。查阅时应填写《文档查阅申请表》，注明查阅文档的名称、编号、查阅目的等信息，经部门负责人审批后，到文档管理部门进行查阅。2.对于涉及公司机密的文档，查阅权限应严格控制，需经公司高层领导审批后方可查阅。3.外部人员因工作需要查阅公司文档时，应提前向公司提出申请，经公司相关部门负责人和高层领导审批同意后，由公司指定专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。查阅人员不得擅自复制、拍照、传播所查阅的文档。（二）借阅流程1.公司员工因工作需要借阅文档时，应填写《文档借阅申请表》，注明借阅文档的名称、编号、借阅期限、归还日期等信息，经部门负责人审批后，到文档管理部门办理借阅手续。2.文档管理部门根据审批意见，对借阅申请进行审核，如申请通过，将文档借出，并登记借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向文档管理部门提出申请，经批准后方可延长。4.借阅人应妥善保管所借阅的文档，不得转借他人，不得在文档上涂改、损坏、丢失。如发现文档有损坏或丢失情况，应及时向文档管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。5.借阅人应在规定的归还日期前将文档归还至文档管理部门，文档管理部门在收到归还的文档后，应进行检查，如文档无损坏、丢失等情况，在借阅登记本上注明归还日期，并办理归还手续。七、文档的修改与废止（一）修改流程1.当文档需要修改时，由文档的创建部门或负责部门提出修改申请，填写《文档修改申请表》，注明修改的原因、内容、修改日期等信息。2.修改申请经部门负责人审批后，提交给文档管理部门。文档管理部门对修改申请进行审核，如申请通过，安排专人对文档进行修改。3.修改后的文档应按照原文档的编号进行保存，并在文档标题后注明"修订版[修订次数]"，同时更新文档的版本历史记录，记录修改的时间、内容、修改人等信息。4.修改后的文档应及时通知相关部门和人员，确保他们使用的是最新版本的文档。（二）废止流程1.当文档不再适用或已被新的文档替代时，由文档的创建部门或负责部门提出废止申请，填写《文档废止申请表》，注明废止的原因、文档名称、编号等信息。2.废止申请经部门负责人审批后，提交给文档管理部门。文档管理部门对废止申请进行审核，如申请通过，将废止的文档从文档管理系统和存储介质中删除，并在文档管理台账中进行记录。3.对于废止的纸质文档，应进行集中销毁，并填写《文档销毁登记表》，记录销毁的文档名称、编号、数量、销毁日期、销毁人等信息。八、文档的安全与保密（一）安全措施1.加强文档管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止外部网络攻击和数据泄露。2.定期对文档管理系统进行漏洞扫描和安全评估，及时修复发现的安全漏洞。3.对存储文档的服务器和存储介质进行定期维护和检查，确保硬件设备的正常运行，防止因硬件故障导致文档数据丢失。4.限制对文档管理系统的访问权限，只有经过授权的人员才能登录系统进行操作。员工应妥善保管自己的账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。（二）保密规定1.严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感文档进行严格保密。2.在文档的查阅、借阅、使用过程中，不得擅自复制、传播、泄露文档内容。如需对外提供文档，应按照公司规定的审批流程进行申请，经批准后方可提供，并对提供的文档进行加密处理，防止信息泄露。3.对于离职员工，在办理离职手续时，应收回其保管的所有公司文档，并进行离职审计，确保其未带走或泄露公司机密文档。4.加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识，签订保密协议，明确员工在文档管理方面的保密责任和义务。九、文档管理的监督与考核（一）监督机制1.公司成立文档管理监督小组，定期对公司文档管理工作进行检查和监督，确保文档管理制度的有效执行。2.监督小组检查的内容包括文档的收集、整理、存储、保管、查阅、借阅、修改、废止等环节的工作情况，以及文档管理系统的运行情况、文档的安全保密措施等。3.对于检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，要求相关部门和人员限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）考核办法1.将文档管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门和员工的文档管理工作进行考核评价。