规范物质收发管理制度

规范物质收发管理制度一、总则（一）目的为了加强公司物质收发管理，确保公司物资的安全、完整，合理控制物资库存，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有部门及员工涉及的物资收发活动，包括原材料、辅助材料、办公用品、设备及零部件等各类物资。（三）基本原则1.准确性原则：物资收发数据必须准确无误，确保账实相符。2.及时性原则：物资收发应及时办理，避免因延误影响生产或工作进度。3.安全性原则：物资在收发过程中要确保安全，防止损坏、丢失等情况发生。4.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司相关规定进行物资收发操作。二、物资采购与入库管理（一）采购计划1.各部门应根据生产经营需求、库存状况等因素，提前制定物资采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、预计到货时间等详细信息。2.采购计划需经部门负责人审核，报分管领导审批后，交采购部门执行。（二）采购实施1.采购部门根据审批后的采购计划，选择合格的供应商进行采购。采购过程中应遵循公开、公平、公正的原则，确保采购物资的质量、价格合理。2.采购人员应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。（三）到货验收1.物资到货前，采购部门应提前通知仓库及相关使用部门做好验收准备。2.物资到货时，仓库管理人员及相关专业人员应依据采购合同、送货单等对物资的数量、规格型号、质量等进行验收。数量验收：核对到货数量与送货单、采购合同一致。规格型号验收：检查物资的规格型号是否符合要求。质量验收：对物资的质量进行检验，如原材料需进行抽检化验等，设备及零部件需进行试运行等，确保质量合格。3.验收合格的物资，仓库管理人员应填写《物资入库单》，详细记录物资名称、规格型号、数量、供应商等信息，并签字确认。《物资入库单》一式三联，一联仓库留存，一联交采购部门作为付款依据，一联交财务部门记账。4.验收不合格的物资，仓库管理人员应及时通知采购部门与供应商协商处理。如退货，采购部门应办理退货手续；如需换货或补货，应要求供应商限期解决。三、物资存储管理（一）仓库规划1.根据物资的类别、特性、用途等，对仓库进行合理规划分区，如原材料区、成品区、办公用品区、设备区等。2.不同区域应设置明显的标识牌，便于物资的存放和查找。（二）物资存放1.物资应按照类别、规格型号等有序存放，遵循先进先出的原则，确保物资在保质期内使用。2.易燃易爆、有毒有害等危险物资应设置专门的存放区域，并采取相应的安全防护措施，如防火、防爆、防潮、防盗等。3.贵重物资、精密仪器等应单独存放，并有专人保管。（三）库存盘点1.仓库管理人员应定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般每月或每季度进行一次全面盘点。2.盘点前，仓库管理人员应整理物资账目，核对物资卡片，做好盘点准备工作。3.盘点过程中，应如实记录物资的实际数量、规格型号、质量状况等信息。对盘盈、盘亏的物资，应查明原因，并填写《物资盘点盈亏表》。4.盘点结束后，仓库管理人员应根据盘点结果编制盘点报告，上报部门负责人及财务部门。财务部门应根据盘点报告进行账务调整，确保财务数据的准确性。四、物资领用管理（一）领用申请1.各部门员工因工作需要领用物资时，应填写《物资领用申请表》，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息。2.《物资领用申请表》需经部门负责人审批，对于贵重物资、大批量物资的领用，还需报分管领导审批。（二）发放管理1.仓库管理人员根据审批后的《物资领用申请表》发放物资。发放时应核对物资的规格型号、数量等信息，确保与申请表一致。2.发放物资后，仓库管理人员应在《物资领用申请表》上签字确认，并更新库存台账。同时，将《物资领用申请表》存档保管。3.对于限量领用的物资，仓库管理人员应严格按照规定的数量发放，不得超量领用。（三）领用退回1.因各种原因领用的物资不再使用或有剩余时，领用部门应及时办理退回手续。退回的物资应保持完好无损，如有损坏，应查明原因并承担相应责任。2.仓库管理人员对退回的物资进行验收，验收合格后办理入库手续，并在《物资领用申请表》上注明退回情况。五、物资调拨管理（一）调拨申请1.公司内部各部门之间因工作需要进行物资调拨时，由调出部门填写《物资调拨申请表》，注明调拨物资名称、规格型号、数量、调入部门等信息。2.《物资调拨申请表》需经调出部门负责人和调入部门负责人审批，对于重要物资的调拨，还需报分管领导审批。（二）调拨实施1.经审批后的《物资调拨申请表》交仓库管理人员办理物资调拨手续。仓库管理人员根据申请表进行物资的调出和调入操作，并更新相应的库存台账。2.物资调拨过程中，调出部门和调入部门应做好物资的交接工作，确保物资的安全运输和准确交付。交接时双方应在《物资调拨交接单》上签字确认。六、物资报废管理（一）报废鉴定1.对于已损坏、过期、闲置等无法继续使用的物资，使用部门应及时提出报废申请，并填写《物资报废申请表》，注明物资名称、规格型号、数量、购置时间、报废原因等信息。2.由设备管理部门、质量部门、财务部门等相关专业人员组成报废鉴定小组，对申请报废的物资进行技术鉴定和审核，确定是否符合报废条件。（二）报废审批1.《物资报废申请表》经报废鉴定小组审核通过后，报部门负责人、分管领导审批。对于价值较高的物资报废，还需报总经理审批。2.审批通过后的《物资报废申请表》交仓库管理人员办理报废手续。（三）报废处理1.仓库管理人员对批准报废的物资进行清理，并在库存台账中进行核销。2.对于有残值的报废物资，应进行妥善处理，如变卖、回收等。变卖收入应及时上缴财务部门，统一入账。七、物资台账管理（一）台账建立1.仓库管理人员应建立物资收发台账，详细记录物资的出入库日期、名称、规格型号、数量、供应商、领用部门等信息。2.物资收发台账应采用电子台账和纸质台账相结合的方式，确保数据的准确性和可追溯性。（二）台账更新1.仓库管理人员应及时根据物资的收发情况更新台账，确保账实相符。2.每月末，仓库管理人员应将本月物资收发台账数据与财务部门进行核对，如有差异，应及时查明原因并进行调整。（三）台账保管1.物资收发台账应妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行。2.电子台账应做好数据备份，防止数据丢失。纸质台账应分类装订成册，便于查阅。八、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对物资收发管理情况进行审计，检查物资采购、入库、存储、领用、调拨、报废等环节的操作是否符合规定，账实是否相符。（二）日常检查仓库管理部门应定期对仓库物资进行检查，包括物资的存放、保管、盘点等情况，及时发现问题并督促整改。（三）违规处理对于违反本制度的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，