规范招标采购管理制度

规范招标采购管理制度一、总则（一）目的为了规范公司招标采购活动，加强对招标采购过程的管理和监督，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，维护公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有招标采购项目，包括但不限于工程建设、货物采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策的规定。2.公平、公正、公开原则：确保所有潜在供应商在平等的条件下参与竞争，采购过程和结果公开透明。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求经济效益最大化，降低采购成本。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、职责分工（一）采购部门1.负责招标采购项目的策划、组织和实施。2.编制采购文件，包括招标文件、采购合同等。3.发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。4.组织开标、评标活动，确定中标供应商。5.与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（二）需求部门1.提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。2.参与采购文件的编制和审核。3.协助采购部门进行开标、评标等工作。4.负责采购项目的验收工作。（三）法务部门1.审查采购文件的合法性和合规性。2.参与重大采购项目的谈判和合同签订工作，提供法律意见。3.处理采购过程中的法律纠纷。（四）财务部门1.参与采购预算的编制和审核。2.负责采购资金的支付和核算。3.对采购成本进行分析和控制。（五）审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况。2.对采购项目的成本、效益等进行审计评价。三、招标采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购预算编制1.采购部门根据采购申请，结合市场价格情况，编制采购预算。2.采购预算经财务部门审核后，报公司领导审批。（三）采购文件编制1.采购部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件，包括招标文件、采购合同等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保采购过程的公平、公正、公开。3.采购文件编制完成后，经需求部门、法务部门等相关部门审核签字后，方可发布。（四）招标公告发布1.采购部门通过公司官网、行业媒体、政府采购平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。2.招标公告应包括采购项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。（五）供应商报名及资格审查1.潜在供应商在规定的时间内报名，并提交相关证明材料，包括营业执照、资质证书、业绩证明等。2.采购部门对供应商提交的报名材料进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。（六）招标文件发放1.采购部门向通过资格审查的供应商发放招标文件。2.供应商应在规定的时间内签收招标文件，并确认是否参加投标。（七）投标文件编制与提交1.供应商根据招标文件的要求，编制投标文件，并在规定的时间内提交给采购部门。2.投标文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容，确保投标文件的完整性和准确性。（八）开标1.采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。2.开标会议由采购部门主持，邀请需求部门、法务部门、财务部门等相关人员参加。3.开标时，由供应商或其授权代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、交货期、服务承诺等主要内容。（九）评标1.开标结束后，采购部门组织评标委员会进行评标。2.评标委员会由采购部门、需求部门、法务部门、财务部门等相关人员组成，人数应为单数。3.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。（十）中标通知1.采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。2.中标通知书应明确中标供应商的名称、中标价格、交货期、服务承诺等内容。（十一）合同签订1.中标供应商在收到中标通知书后的规定时间内，与采购部门签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、售后服务等内容。3.采购合同签订后，报法务部门审核备案。（十二）合同执行与验收1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.需求部门负责采购项目的验收工作，按照合同要求对采购货物或服务进行检验和评估。3.验收合格后，需求部门填写《验收报告》，报采购部门备案。四、招标采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.适用于采购项目金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的情况。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的一种采购方式。2.适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、评标标准与方法（一）评标标准1.商务条款：包括供应商的资质、业绩、信誉、售后服务等内容。2.技术条款：包括采购项目的技术规格、性能指标、技术方案等内容。3.价格条款：包括投标报价、价格组成、价格合理性等内容。（二）评标方法1.综合评分法：评标委员会对投标文件的商务部分、技术部分、价格部分等进行综合评审，按照评审得分由高到低的顺序推荐中标候选人。2.最低价评标法：评标委员会以投标报价为主要评审因素，按照投标报价由低到高的顺序推荐中标候选人。六、监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购文件的合法性和合规性、采购合同的签订和履行情况等。2.公司设立举报信箱和举报电话，接受员工对招标采购活动中违规行为的举报。对举报属实的，给予举报人一定的奖励，并对违规行为进行严肃处理。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，按照要求提供相关资料和信息。2.主动接受社会公众的监督，及时处理公众的投诉和建议。（三）责任追究1.对在招标采购活动中违反本制度规定的单位和个人，视情节轻重