供应商来访管理制度

供应商来访管理制度一、总则1.目的为规范供应商来访管理，确保来访活动有序进行，加强与供应商的沟通与合作，保障公司采购业务的顺利开展，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于所有与本公司有业务往来的供应商来访活动。3.基本原则合规性原则：供应商来访应遵守国家法律法规、公司各项规章制度。有序性原则：来访活动需提前安排，按照规定流程进行，确保高效有序。保密性原则：涉及公司商业秘密、敏感信息等，供应商应严格保密，不得泄露。合作性原则：以促进双方良好合作为出发点，积极沟通交流，解决问题，共同推动业务发展。二、来访预约1.预约流程供应商如有来访需求，应提前[x]个工作日通过邮件、电话或供应商管理系统向公司采购部门提出预约申请。预约申请应包含来访日期、时间、来访人数、来访目的、联系人及联系方式等详细信息。采购部门收到预约申请后，应及时进行审核。对于符合预约条件的申请，应在[x]个工作日内给予确认回复，并告知供应商具体的接待安排；对于不符合预约条件的申请，应向供应商说明原因。2.预约变更若供应商需要变更来访预约信息，应提前[x]个工作日通知采购部门。采购部门根据变更情况，及时调整接待安排，并将变更后的信息反馈给供应商。3.预约取消供应商如需取消来访预约，应提前[x]个工作日通知采购部门。采购部门对取消预约的情况进行记录，并根据实际情况调整相关工作安排。三、接待安排1.接待准备采购部门根据供应商预约信息，提前与相关部门协调，确定接待人员、接待场地、接待议程等具体接待安排。接待人员应提前熟悉供应商基本情况、来访目的及相关业务信息，做好充分准备。接待场地应保持整洁、卫生，提前准备好茶水、饮料、水果等基本用品。2.接待人员职责采购部门接待人员负责与供应商的沟通协调，安排来访行程，解答供应商疑问。陪同供应商参观公司相关部门和设施，介绍公司业务流程、产品需求等情况。记录来访过程中的重要信息，及时反馈给相关部门和领导。其他部门接待人员根据采购部门安排，负责向供应商介绍本部门业务情况、工作流程等。解答供应商关于本部门业务的相关问题，与供应商就合作事宜进行沟通交流。配合采购部门完成接待任务，提供必要的支持和协助。3.接待议程开场介绍：采购部门接待人员向供应商介绍公司参会人员，简要介绍公司基本情况、采购业务流程等。业务沟通：双方就采购订单、产品质量、交货期、售后服务等业务问题进行深入沟通交流，明确各自的需求和期望。实地参观：根据供应商来访目的，安排其参观公司生产车间、仓库、研发部门等相关场所，实地了解公司运营情况。交流总结：双方对来访内容进行总结，明确下一步合作方向和重点，解答供应商遗留问题。结束环节：采购部门接待人员对供应商来访表示感谢，送供应商离开。四、来访登记1.登记方式供应商来访时，应在公司门卫处进行来访登记。门卫应详细记录供应商名称、来访日期、时间、来访人数、联系人及联系方式、来访目的等信息。同时，门卫应发放临时访客证，要求供应商来访人员佩戴，以便于识别和管理。2.登记信息审核采购部门接待人员在供应商到达公司后，应对门卫登记信息进行核对，确保信息准确无误。如发现登记信息有误，应及时与门卫沟通，进行更正。五、安全管理1.安全告知在供应商来访前，采购部门应向供应商告知公司安全管理规定，包括但不限于禁烟区域、消防安全要求、紧急疏散通道等。接待人员在陪同供应商参观过程中，应随时提醒供应商注意安全事项。2.安全检查门卫应对来访供应商人员及携带物品进行安全检查，严禁携带易燃易爆、危险化学品等违禁物品进入公司。如发现可疑物品或人员，应及时报告公司安全管理部门进行处理。3.安全监督在供应商来访期间，公司安全管理部门应加强对来访区域的安全监督，确保无安全事故发生。接待人员应密切关注供应商人员动态，如发现异常行为或安全隐患，应及时采取措施并报告相关部门。六、保密管理1.保密协议签订对于重要供应商来访，在来访前可根据实际情况要求供应商签订保密协议，明确保密内容、保密期限、违约责任等。保密协议应作为供应商来访管理的重要文件进行存档。2.保密信息范围公司向供应商披露的保密信息包括但不限于公司商业秘密、产品设计、技术资料、客户信息、采购价格、业务计划等。供应商在来访过程中知悉的公司内部运营情况、工作流程等非公开信息也属于保密信息范畴。3.保密措施接待人员应严格遵守公司保密制度，不得向供应商泄露公司保密信息。在与供应商交流过程中，涉及保密信息的内容应谨慎措辞，避免不必要的信息披露。如因工作需要必须提供保密信息，应事先经过公司相关部门和领导审批，并要求供应商签署保密承诺书。七、费用管理1.接待费用标准公司制定明确的供应商来访接待费用标准，包括但不限于茶水饮料、水果点心、餐饮、住宿等费用的限额。接待费用标准应根据公司实际情况和市场行情定期进行调整。2.费用审批采购部门应根据接待安排和费用标准，填写接待费用申请单，注明费用明细、金额等信息，报相关领导审批。经审批后的接待费用申请单作为报销依据，财务部门按照公司财务制度进行审核报销。3.费用控制接待人员应严格控制接待费用支出，确保不超出费用标准。如因特殊情况需要超标准支出，应提前向相关领导说明原因并获得批准。财务部门应定期对供应商来访接待费用进行统计分析，发现异常情况及时进行调查处理。八、考核与评估1.考核指标接待满意度：通过供应商填写满意度调查问卷或直接沟通反馈等方式，了解供应商对接待工作的满意程度，包括接待安排、沟通交流、服务质量等方面。合作推进情况：考察供应商来访后，双方在业务合作上是否取得实质性进展，如订单签订、项目合作推进等。信息反馈及时性：评估采购部门接待人员对来访过程中重要信息的反馈是否及时、准确，是否有助于公司相关部门做出决策。2.评估周期每季度对供应商来访管理工作进行一次综合评估。对于重要供应商来访，可在来访结束后及时进行专项评估。3.结果应用根据考核与评估结果，对表现优秀的接待人员给予表彰和奖励，对存在问题的接待人员进行督促改进或相应处罚。同时，将评估结果作为供应商关系管理的重要参考依据，对于合作良好、来访管理配合度高的供应商，在后续业务合作中给予适当倾斜；对于来访管理存在问题较多的供应商，加强沟通协调或采取必要的管理措施。九、违规处理1.供应商违规处理若供应商在来访过程中违反公司管理制度，如未遵守预约时间、泄露公司保密信息、扰乱公司正常秩序等，采购部门应及时向供应商提出警告，并要求其立即改正。对于情节严重的供应商违规行为，公司有权暂停与该供应商的业务合作，并依法追究其法律责任。2.公司内部人员违规处理公司内部接待人员若在供应商来访管理工作中存