部门管理合同管理制度

部门管理合同管理制度总则目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规及相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致签订合同。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同义务。合同管理职责分工合同管理部门公司设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理，主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度。2.参与重大合同的起草、审核、谈判等工作。3.对合同签订、履行情况进行监督检查。4.建立合同台账，负责合同档案的整理、归档和保管。5.协调处理合同纠纷。业务部门各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，并指定专人负责合同管理，向合同管理部门报送合同签订、履行等情况。主要职责包括：1.根据业务需要，起草合同文本。2.组织合同谈判，明确合同条款。3.负责合同的签订、履行，及时解决合同履行过程中出现的问题。4.定期向合同管理部门报送合同签订、履行情况报表。法务部门法务部门负责对合同的合法性进行审查，提供法律意见和建议，参与合同纠纷的处理。主要职责包括：1.审查合同条款是否符合法律法规规定。2.对重大合同出具法律意见书。3.协助处理合同纠纷，提供法律支持。财务部门财务部门负责对合同涉及的资金收付进行审核和监督，确保资金安全。主要职责包括：1.审核合同付款条款、结算方式等是否合理。2.监督合同款项的收付，及时进行账务处理。3.对合同执行情况进行财务分析。合同签订管理合同起草1.业务部门应根据业务需求，起草合同文本。合同文本应内容完整、条款清晰、权利义务明确，符合法律法规及公司要求。2.合同文本应使用公司统一的格式模板，如无统一模板，应参照类似合同文本进行起草。合同审核1.业务部门起草的合同初稿应提交至合同管理部门进行形式审核，审核内容包括合同格式、编号、当事人信息、签订日期等是否准确完整。2.合同管理部门审核通过后，将合同文本提交至法务部门进行合法性审核，法务部门应重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险。3.法务部门审核通过后，合同文本提交至财务部门进行财务审核，财务部门应审核合同付款条款、结算方式等是否合理，是否符合公司财务规定。4.各审核部门应在规定时间内完成审核工作，并出具审核意见。业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善，直至审核通过。合同审批1.合同审批流程根据合同金额大小、重要程度等因素分为不同层级。一般合同由业务部门负责人、分管领导审批；重大合同还需经过总经理或董事长审批。2.审批人应认真审查合同内容，签署审批意见。如不同意签订合同，应说明理由。3.合同经审批通过后，方可签订。合同签订1.合同签订应使用公司统一的合同专用章，严禁使用部门章或其他印章签订合同。2.合同签订人员应具备相应的授权，签订合同时应确保双方当事人签字（或盖章）齐全、有效。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交至合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。合同履行管理履行计划1.业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等。2.合同履行计划应提交至合同管理部门备案，合同管理部门负责对履行计划的执行情况进行跟踪检查。履行跟踪1.业务部门应按照合同履行计划，组织实施合同履行工作，并定期向合同管理部门报送合同履行情况。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如发现重大问题，应及时向分管领导报告。变更管理1.合同履行过程中如需变更合同条款，业务部门应及时与对方协商一致，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议的签订、审核、审批等流程与原合同相同。终止管理1.合同履行完毕或提前终止时，业务部门应及时通知对方，并办理相关终止手续。2.合同终止后，业务部门应将合同履行情况进行总结，并提交至合同管理部门备案。合同管理部门负责对合同档案进行整理、归档。合同风险管理风险识别1.合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门应定期对合同进行风险识别，分析合同履行过程中可能存在的风险，如法律风险、财务风险、市场风险等。2.风险识别应采用多种方法，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，确保风险识别的全面性和准确性。风险评估1.对识别出的合同风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估可采用定性和定量相结合的方法，如风险矩阵、层次分析法等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对1.对于风险等级较低的合同，可采取常规的管理措施进行监控和防范。2.对于风险等级较高的合同，应制定专门的风险应对方案，采取风险规避、风险降低、风险转移等措施进行处理。如通过购买保险、要求对方提供担保等方式转移风险。合同档案管理档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关附件、审批文件、履行记录等资料收集齐全，移交至合同管理部门。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。档案整理1.合同管理部门应对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间等进行分类编号，建立合同台账。2.合同档案应包括合同正本、副本、附件、审批文件、履行记录、变更协议、终止协议等资料。档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照档案管理规定进行保管，定期进行清查盘点，防止档案丢失、损坏。档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。3.涉及公司商业秘密的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露合同内容。合同纠纷处理纠纷预防1.加强合同管理，规范合同签订、履行等行为，从源头上预防合同纠纷的发生。2.定期组织合同管理培训，提高员工的合同法律意识和风险防范能力。纠纷处理流程1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时与对方沟通协商，了解纠纷原因，寻求解决方案。2.如协商不成，业务部门应及时向合同管理部门报告，合同管理部门应组织法务部门、财务部门等相关部门进行研究分析，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，业务部门可选择通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中，应及时收集相关证据，维护公司合法权益。4.纠纷处理结束后，业务部门应将纠纷处理情况书面报告至合同管理部门，合同管理部门应将相关资料整理归档。监督与考核监督检查1.合同管理部门应定期对各部门合同管理情况进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、档案管理、纠纷处理等方面。2.监督检查可采用定期检查与不定期抽查相结合的方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。考核评价1.建立合同管理考核评价机制，对各部门合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订合规率、合同履行率、合同纠纷发生率、合同档案管理合格率等。2.考核评价结果与部门绩效挂钩，对合同管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰奖励，对合同管理工作不力的部门和个人进行批评