集团内部文件管理制度

集团内部文件管理制度一、总则（一）目的为加强集团内部文件管理，确保文件的起草、审核、发布、存档、保管、使用、修订、废止等环节规范有序，提高文件处理效率，保证文件的权威性、准确性和完整性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及各下属子公司、分公司的各类文件管理，包括但不限于行政公文、业务文件、技术文件、财务文件、人事文件等。（三）文件管理原则1.统一规范原则：集团建立统一的文件管理规范和标准，确保文件格式、编号、分类等方面的一致性。2.高效实用原则：优化文件处理流程，提高文件传递和执行效率，确保文件能够及时、有效地发挥作用。3.安全保密原则：严格文件的保密措施，防止文件泄露、丢失或被篡改，确保文件内容的安全性。4.全程受控原则：对文件从产生到废止的全过程进行监控和管理，确保文件始终处于受控状态。二、文件分类与编号（一）文件分类1.行政公文类：包括集团发布的决定、通知、通报、报告、请示、批复、函等。2.业务文件类：与集团各项业务相关的规章制度、操作规程、业务流程、项目文档等。3.技术文件类：集团涉及的技术标准、技术规范、技术方案、技术报告等。4.财务文件类：财务预算、财务报表、财务审计报告、财务管理制度等。5.人事文件类：员工档案、招聘文件、培训记录、绩效考核文件、薪酬福利文件等。6.其他文件类：不属于以上分类的其他文件，如会议纪要、工作计划、工作总结等。（二）文件编号1.编号规则行政公文类：[集团简称]+[年份]+[部门代码]+[流水号]，例如：[集团简称]2023XZ001。业务文件类：[集团简称]+[年份]+[业务类别代码]+[流水号]，例如：[集团简称]2023YW002。技术文件类：[集团简称]+[年份]+[技术领域代码]+[流水号]，例如：[集团简称]2023JS003。财务文件类：[集团简称]+[年份]+[财务类别代码]+[流水号]，例如：[集团简称]2023CW004。人事文件类：[集团简称]+[年份]+[人事类别代码]+[流水号]，例如：[集团简称]2023RS005。其他文件类：[集团简称]+[年份]+[其他类别代码]+[流水号]，例如：[集团简称]2023QT006。2.部门代码、业务类别代码、技术领域代码、财务类别代码、人事类别代码、其他类别代码由集团办公室统一制定并发布，各部门应按照规定使用相应代码。三、文件起草与审核（一）文件起草1.职责分工行政公文类：由相关部门根据工作需要起草，涉及多个部门的由主办部门牵头起草。业务文件类：由业务部门负责起草，确保文件内容符合业务实际情况。技术文件类：由技术部门或相关技术人员起草，保证文件的专业性和准确性。财务文件类：由财务部门起草，遵循财务法规和集团财务管理制度。人事文件类：由人力资源部门起草，符合人事管理规定和流程。其他文件类：根据文件内容确定起草部门。2.起草要求文件内容应主题明确、逻辑清晰、语言准确、格式规范。涉及重要事项或政策的文件，应进行充分的调研和论证，确保文件的可行性和有效性。引用其他文件的内容应注明出处，确保文件的准确性和严肃性。（二）文件审核1.初审文件起草完成后，由起草部门负责人进行初审，重点审核文件内容是否符合工作实际、格式是否规范、语言表达是否准确等。初审通过后，起草部门负责人在文件上签署初审意见，并提交至审核部门。2.审核审核部门收到文件后，对文件进行全面审核，重点审核文件的合法性、合规性、准确性、完整性等。涉及多个部门的文件，由牵头部门组织相关部门进行会审，会审通过后由牵头部门汇总各方意见，并在文件上签署会审意见。审核部门负责人在文件上签署审核意见，并根据审核情况决定是否需要退回起草部门进行修改或直接提交至批准人。四、文件发布与存档（一）文件发布1.批准发布经审核通过的文件，由批准人签署批准意见后发布。批准人根据文件的性质和内容确定发布范围，包括集团总部、下属子公司、分公司、相关部门或全体员工等。2.发布方式行政公文类：通过集团办公系统发布，同时根据需要印发纸质文件。业务文件类：根据业务需要，通过集团办公系统、内部培训、业务会议等方式发布。技术文件类：在集团内部技术交流平台发布，或印发给相关技术人员。财务文件类：由财务部门根据规定进行发布和传达。人事文件类：通过人力资源管理系统发布，或印发给相关员工。其他文件类：根据文件内容和发布范围，选择合适的发布方式。（二）文件存档1.纸质文件存档文件发布后，起草部门或相关部门应及时将纸质文件整理归档，按照文件分类和编号顺序进行存放。纸质文件应一式两份，一份由起草部门或相关部门留存，另一份交集团档案室存档。2.电子文件存档所有文件应同时进行电子存档，电子文件应存储在集团指定的服务器或存储设备上，并按照文件分类和编号建立文件夹进行管理。电子文件应定期进行备份，确保文件的安全性和完整性。五、文件保管与使用（一）文件保管1.保管责任集团档案室负责文件的集中保管，确保文件的安全和完整。各部门负责本部门文件的日常保管，指定专人负责文件的收发、整理、存放等工作。2.保管要求文件应存放在干燥、通风、防火、防盗的场所，避免文件受潮、发霉、损坏或丢失。对于重要文件和机密文件，应采取加密存储、专柜存放、专人保管等措施，确保文件的保密性。文件应按照分类和编号顺序进行存放，便于查找和使用。（二）文件使用1.借阅规定员工因工作需要借阅文件时，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅时间、借阅用途等信息，并经所在部门负责人签字同意后，到集团档案室办理借阅手续。集团档案室应建立文件借阅登记台账，记录文件的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等信息。借阅人应在规定的借阅时间内归还文件，如需延期借阅，应提前办理延期手续。借阅人应妥善保管借阅的文件，不得转借他人或擅自复印、摘录、传播文件内容。2.查阅规定员工因工作需要查阅文件时，可直接到集团档案室查阅。查阅重要文件和机密文件时，应经集团相关领导批准，并在集团档案室工作人员的陪同下进行查阅。查阅人应遵守集团档案室的查阅规定，不得在文件上涂改、标记、损坏文件。六、文件修订与废止（一）文件修订1.修订原因文件执行过程中发现问题或存在缺陷，需要进行修订。国家法律法规、政策发生变化，导致文件内容需要调整。集团业务发展、管理模式变更，需要对相关文件进行修订。2.修订流程文件修订由原起草部门或相关部门提出修订申请，填写《文件修订申请表》，说明修订原因、修订内容等信息，并提交至审核部门。审核部门对修订申请进行审核，审核通过后提交至批准人。批准人签署批准意见后，由原起草部门或相关部门负责对文件进行修订，并按照文件起草与审核流程进行审核、批准和发布。文件修订后，应及时更新电子文件和纸质文件，并通知相关部门和人员。（二）文件废止1.废止原因文件已不再适用，如业务调整、制度更新等。文件内容与国家法律法规、政策相抵触。文件已被新的文件替代。2.废止流程文件废止由原起草部门或相关部门提出废止申请，填写《文件废止申请表》，说明废止原因等信息，并提交至审核部门。审核部门对废止申请进行审核，审核通过后提交至批准人。批准人签署批准意见后，由集团档案室负责将废止的文件进行销毁，并在文件管理系统中进行标注。七、文件保密管理（一）保密范围1.涉及集团商业秘密、技术秘密、财务秘密、人事秘密等重要信息的文件。2.标注"机密""绝密"等密级的文件。（二）保密措施1.文件起草时，应明确文件的保密级别，并按照保密级别采取相应的保密措施。2.对于机密文件和绝密文件，应采用加密存储、专人保管、限制访问等措施，确保文件的保密性。3.文件传递过程中，应采用加密传输、专人递送等方式，防止文件泄露。4.文件使用过程中，应严格控制文件的知悉范围，严禁无关人员接触机密文件和绝密文件。5.文件保管场所应安装必要的安全防范设施，如门禁系统、监控系统等，确保文件的安全。（三）保密责任1.所有接触和使用文件的人员都应严格遵守文件保密规定，履行保密义务。2.对于违反文件保密规定的行为，集团将视情节轻重给予相应的处罚，构成犯罪的，将依法追究刑事责任。八、文件管理监督与检查（一）监督职责1.集团办公室负责对集团内部文件管理工作进行统一监督和指导。2.各部门负责人负责对本部门文件管理工作进行日常监督和检查。（二）检查内容1.文件起草、审核、发布、存档、保管、使用、修订、废止等环节的执行情况。2.文件格式