部门采购管理制度修订

部门采购管理制度修订一、总则（一）目的为了加强公司部门采购管理，规范采购流程，提高采购效率，确保采购物资和服务的质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门的采购活动，包括办公用品、设备物资、服务采购等各类采购事项。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规定。2.效益性原则：追求采购效益最大化，在保证质量的前提下降低采购成本。3.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，维护公司利益。4.专业性原则：采购人员应具备相应专业知识和技能。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责制定和完善采购管理制度及流程。2.统一组织公司各部门的采购活动，包括供应商开发、采购谈判、合同签订等。3.建立和维护供应商数据库，评估供应商绩效。4.监控采购进度，协调解决采购过程中的问题。（二）需求部门1.提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量等要求。2.参与采购供应商的选择和评估。3.协助采购部门进行采购合同的签订和验收工作。（三）财务部门1.审核采购预算，确保采购费用在预算范围内。2.负责采购款项的支付审核和账务处理。3.对采购成本进行分析和控制。（四）审计部门1.对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性。2.审查采购合同的合法性和合理性。3.对采购违规行为进行调查和处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应在每年末根据下一年度工作计划和业务需求，编制采购预算草案，详细列出采购项目、规格、数量、预计金额等。2.采购预算草案经部门负责人审核后，报财务部门汇总。3.财务部门结合公司年度财务预算，对各部门采购预算进行综合平衡和审核，形成公司年度采购预算方案，提交公司管理层审批。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊原因需要调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，按预算审批流程报经批准后执行。（三）预算监控1.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行中的问题。2.采购部门应每月向财务部门报送采购预算执行情况报表，包括已采购项目、金额、未采购项目及预计金额等。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要填写《采购申请表》，详细描述采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计到货时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，判断是否符合公司采购政策和预算安排。2.对于金额较小的常规采购项目，由采购部门负责人审批；对于金额较大或重要的采购项目，需提交公司管理层审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、资质证书、业绩情况、信誉等方面。3.邀请符合条件的供应商参与报价，采购部门收集并整理各供应商的报价文件，进行比较和分析。4.组织相关人员对供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量控制、售后服务等方面情况。5.根据供应商的报价、资质、考察情况等，综合评估确定合格供应商名单，并建立供应商档案。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资或服务的价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款达成一致。2.根据谈判结果起草采购合同，合同内容应符合法律法规要求，明确双方权利和义务。3.采购合同经法务部门审核后，由采购部门负责人签字，报公司管理层审批。4.审批通过的采购合同，由采购部门与供应商签订，并加盖双方公章。（五）采购执行与跟踪1.采购部门按照采购合同约定，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求和交货时间。2.跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。3.对于采购过程中出现的问题，如供应商延迟交货、质量不符等，采购部门应及时采取措施解决，如要求供应商整改、追究违约责任等。（六）验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备。2.需求部门组织相关人员按照采购合同和验收标准对采购物资或服务进行验收。3.验收合格的，由需求部门填写《验收单》，经验收人员签字确认后交采购部门；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（七）付款1.采购部门收到《验收单》后，连同采购合同、发票等相关凭证提交财务部门进行付款审核。2.财务部门按照公司财务制度和采购合同约定，对付款申请进行审核，审核无误后办理付款手续。3.对于货到票未到的采购项目，财务部门可根据采购合同约定暂估入账，待收到发票后再进行调整。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.关注市场动态和行业信息，及时发现潜在的采购风险。（二）风险评估1.对识别出的采购风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行排序，确定重点关注的风险领域。（三）风险应对1.针对不同的采购风险，制定相应的风险应对措施。如对于供应商违约风险，可要求供应商提供担保或增加备用供应商；对于质量风险，加强验收环节控制等。2.定期对采购风险应对措施的执行效果进行评估和调整，确保风险得到有效控制。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否合理降低。2.采购质量：考察采购物资或服务是否符合质量要求，质量合格率情况。3.采购效率：评估采购周期、订单处理及时性等方面的表现。4.供应商管理：如供应商满意度、供应商开发数量、供应商淘汰率等。（二）评估方法1.定期收集采购相关数据，如采购发票、验收报告、供应商反馈等。2.采用定量与定性相结合的方法进行评估，如计算各项指标的具体数值，同时结合相关人员的评价意见。（三）评估周期采购绩效评估每季度进行一次，年度进行综合评估。（四）结果应用1.根据采购绩效评估结果，对表现优秀的采购人员和部门进行奖励，如奖金、荣誉证书等。2.对于绩效不佳的采购人员和部门，进行督促改进，如进行培训、调整工作岗位等；对存在严重问题的，按照公司规定进行问责。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计检查，重点审查采购流程的合规性、采购合同的合法性、采购成本的合理性等。2.财务部门对采购款项支付进行监督，确保付款符合财务制度和合同约定。（二）投诉处理1.设立采购投诉渠道，接受公司内部员