钉钉档案管理制度规范

钉钉档案管理制度规范总则目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工，旨在规范公司在钉钉平台上的档案管理工作流程，保障公司各类档案信息的有效存储、检索与使用。适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理，包括但不限于行政文件、人事档案、财务档案、业务合同、技术文档等。这些档案通过钉钉平台进行电子化存储、流转与管理。定义1.钉钉档案：指利用钉钉平台的文档管理、审批流程、日志等功能模块，对公司各类档案进行电子化存储、分类、标注和管理的信息集合。2.档案管理员：负责公司钉钉档案日常管理工作的人员，包括档案的上传、分类、检索、权限设置等操作。管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理员负责，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性与完整性原则：档案应如实反映公司各项工作的真实情况，保证档案内容的完整，不得随意篡改或缺失。3.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司保密制度，对涉及公司机密的档案进行严格保密，防止信息泄露。4.便捷高效利用原则：通过科学的分类和索引，提高档案检索效率，方便员工及时获取所需档案信息，支持公司各项工作的开展。档案分类与编号档案分类1.行政类：包括公司文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、证照资质等。2.人事类：涵盖员工入职、离职、调动、培训、考核、薪酬福利等相关资料。3.财务类：包含会计凭证、财务报表、审计报告、税务资料等。4.业务类：如销售合同、采购合同、项目文档、客户资料等。5.技术类：涉及公司的技术研发成果、技术方案、技术标准等文件。编号规则1.采用分类编号法，每类档案赋予特定的代码。例如，行政类档案代码为XZ，人事类档案代码为RS，财务类档案代码为CW，业务类档案代码为YW，技术类档案代码为JS。2.每类档案下的具体文件按照顺序编号，编号格式为：类别代码+年份+流水号。如XZ2023001表示2023年行政类的第1份文件。档案的收集与整理收集范围1.各部门在工作过程中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等，均应及时收集归档。2.员工个人在履行工作职责时产生的与工作相关的文档，如工作报告、项目成果等，应提交给档案管理员进行归档。收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集上来。2.档案形成部门应在文件办理完毕后的[X]个工作日内，将档案提交给档案管理员。3.提交的档案应确保内容清晰、完整，签字盖章等手续齐全。整理规范1.档案管理员收到档案后，应按照档案分类和编号规则进行整理。2.对每份档案进行详细的标注，包括文件名称、日期、来源、保管期限等信息。3.将整理好的档案上传至钉钉平台对应的文件夹中，确保文件夹结构清晰，便于查找和管理。档案的存储与保管存储方式1.利用钉钉平台的云存储空间进行档案存储，确保数据的安全性和可靠性。2.定期对档案进行备份，备份存储在公司内部服务器和外部存储设备（如移动硬盘）上，备份周期为[X]个月。保管期限1.根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类档案的保管期限。例如，行政类档案中的重要文件保管期限为[X]年，一般性文件保管期限为[X]年；人事类档案中的员工入职档案长期保管，离职档案保管期限为[X]年等。2.在钉钉平台上对每份档案标注保管期限，便于到期提醒和处置。安全管理1.设置不同的档案访问权限，确保只有授权人员能够访问相应的档案。例如，行政类档案部分文件只有部门负责人和档案管理员可查看，人事类档案中的薪酬信息只有人力资源部门相关人员有权限访问。2.定期对钉钉平台的安全性进行检查和维护，防止数据丢失、损坏或被非法获取。3.对涉及公司机密的档案，采取加密存储、限制下载等特殊安全措施。档案的检索与利用检索方法1.在钉钉平台的搜索栏中，通过输入档案名称、关键词、编号等信息进行快速检索。2.根据档案分类，逐级浏览相应文件夹查找所需档案。利用流程1.员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、用途、查阅时间等信息，提交给所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，申请表自动流转至档案管理员处。档案管理员根据审批意见，为申请人提供相应档案的查阅权限。3.申请人应在规定的查阅时间内，在钉钉平台上查阅档案，不得私自复制、传播或泄露档案内容。如需复制档案，应另行填写《档案复制申请表》，经档案管理员和部门负责人同意后，按照规定进行复制。4.查阅完毕后，申请人应及时归还档案查阅权限，确保档案信息的安全。档案的销毁销毁条件1.档案保管期限届满，且经过鉴定确认无继续保存价值的。2.因公司机构调整、业务变更等原因，导致某些档案失去利用价值的。3.档案内容涉及公司机密，但已过保密期限，且经相关部门审批同意销毁的。销毁流程1.档案管理员定期对到期档案进行清理，列出拟销毁档案清单。2.填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，提交给部门负责人和分管领导审批。3.审批通过后，档案管理员在钉钉平台上发起档案销毁操作，将拟销毁档案从系统中删除，并进行备份记录。4.对于重要档案的销毁，应采用纸质档案粉碎、电子档案彻底删除等方式进行，确保档案信息无法恢复。同时，销毁过程应安排专人监督，并做好销毁记录，记录内容包括销毁时间、地点、参与人员等。监督与考核监督机制1.公司设立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查和监督。2.监督小组检查内容包括档案的收集、整理、存储、检索、利用、销毁等环节是否符合本制度规定，档案信息的完整性、准确性和安全性是否得到保障等。3.对于检查中发现的问题，及时提出整改意见，要求责任部门限期整改。考核办法1.将档案管理工作纳入员工绩效考核体系，对档案管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励。2.对于违反档案管理制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、绩效扣分等。处罚措施将根据具体违规情况在公司内部进行通报。附则解释权本制度由公司人力资源部负责解释。如有