高校办公设备管理制度

高校办公设备管理制度总则目的为了加强高校办公设备的管理，提高办公设备的使用效率，保障学校教学、科研和管理工作的顺利进行，特制定本制度。适用范围本制度适用于学校各部门、各学院、各直属单位所使用的办公设备，包括但不限于计算机、打印机、复印机、传真机、投影仪、扫描仪、空调、办公桌椅等。管理原则办公设备管理遵循"统一领导、归口管理、分级负责、责任到人"的原则，确保办公设备的合理配置、高效使用、定期维护和妥善保管。办公设备的配置与采购需求评估各部门、学院根据工作需要，每年年初提交办公设备需求计划，详细说明设备名称、型号、数量、用途及购置理由等。学校资产管理部门会同财务部门、使用部门等对需求计划进行综合评估，结合学校财力和实际需求，确定年度办公设备配置预算。采购流程1.预算申报：资产管理部门根据评估后的需求计划，编制办公设备采购预算，报学校预算管理部门审核，经学校批准后列入年度财务预算。2.采购审批：采购预算批准后，资产管理部门按照学校采购管理规定，办理采购审批手续。对于达到政府采购限额标准的办公设备采购，必须按照政府采购程序进行采购；未达到限额标准的采购项目，可根据学校相关规定采用自行采购或校内集中采购等方式。3.采购实施：采购部门根据批准的采购计划，通过招标、询价、谈判等方式确定供应商，签订采购合同，并按照合同约定组织设备采购、验收和交付。配置标准1.学校根据各部门、学院的职能和工作任务，制定办公设备配置标准，明确不同岗位、不同级别人员的办公设备配备种类、数量和规格。2.办公设备配置应遵循经济实用、适度超前的原则，既要满足工作需要，又要避免资源浪费。对于性能相近、功能冗余的设备，应从严控制配置。办公设备的验收与入库验收依据办公设备到货后，采购部门通知使用部门、资产管理部门等相关人员按照采购合同和设备清单进行验收。验收人员应依据合同要求，对设备的品牌、型号、规格、数量、外观、性能等进行逐一核对，并检查设备的随机资料（如说明书、保修卡、合格证等）是否齐全。验收内容1.外观检查：检查设备外观是否有损坏、变形、掉漆等缺陷，设备标识、铭牌是否清晰、准确。2.数量核对：对照采购合同和设备清单，清点设备主机、配件、附件等的数量是否相符。3.性能测试：按照设备操作手册的要求，对设备的各项功能进行测试，检查设备运行是否正常，性能指标是否达到合同约定标准。4.资料审查：审查设备随机资料是否齐全、完整，资料内容是否与设备实际情况相符。验收记录验收人员应认真填写办公设备验收记录，详细记录验收过程中发现的问题及处理情况。验收合格的设备，验收人员应签字确认；验收不合格的设备，应及时与供应商联系，要求其限期整改或退换货。整改或退换货完成后，重新进行验收，直至验收合格为止。入库管理验收合格的办公设备，由资产管理部门办理入库手续，填写入库单，注明设备名称、型号、规格、数量、购置日期、供应商等信息，并将设备存放于指定的仓库或地点。对于贵重设备或有特殊要求的设备，应采取专门的保管措施，确保设备安全。办公设备的领用与发放领用申请各部门、学院因工作需要领用办公设备时，应填写办公设备领用申请表，详细说明领用设备的名称、型号、数量、用途及使用期限等，并经部门负责人签字同意后，报资产管理部门审批。审批发放资产管理部门根据审批后的领用申请表，核实库存情况，如库存有相应设备，应及时办理发放手续，并通知领用部门到指定地点领取设备；如库存无设备，应根据设备采购流程，及时安排采购或调配。领用登记领用部门领取设备时，应在办公设备领用登记表上签字确认，注明领用日期、设备名称、型号、数量等信息。资产管理部门应建立办公设备领用台账，详细记录设备的领用、归还等情况，以便跟踪管理。办公设备的使用与维护使用规范1.各部门、学院应指定专人负责办公设备的日常使用和管理，确保设备的正确操作和安全运行。使用人员应严格按照设备操作手册的要求进行操作，不得擅自更改设备设置或拆卸设备部件。2.办公设备应专机专用，不得挪作他用。如需转借他人使用，应经部门负责人同意，并办理相关借用手续。借用期间，借用人员应负责设备的保管和维护，如因保管不善造成设备损坏或丢失的，由借用人员负责赔偿。3.办公设备使用场所应保持清洁、干燥、通风良好，避免设备受潮、受热、受灰尘等影响。同时，应注意设备的用电安全，定期检查设备的电源线、插头等是否完好，避免发生电气事故。维护保养1.学校建立办公设备维护保养制度，定期对办公设备进行维护保养，确保设备性能良好。资产管理部门应制定办公设备年度维护保养计划，明确维护保养的内容、时间、责任人等，并组织实施。2.对于一般性办公设备故障，使用人员应首先自行检查，尝试排除故障。如无法解决，应及时向资产管理部门报告，由资产管理部门安排专业维修人员进行维修。对于重要设备或复杂故障，应及时联系设备供应商或专业技术人员进行维修。3.办公设备维修完成后，维修人员应填写维修记录，注明设备故障原因、维修内容、更换部件等信息，并由使用人员签字确认。资产管理部门应建立办公设备维修档案，将维修记录归档保存，以便跟踪设备维修情况。故障报修1.使用人员发现办公设备出现故障时，应及时填写办公设备故障报修单，详细描述故障现象、发生时间、设备名称、型号、使用部门等信息，并提交给资产管理部门。2.资产管理部门收到故障报修单后，应及时对故障情况进行核实，并根据设备维修权限和实际情况，安排维修人员进行维修。对于紧急故障，应立即组织维修，确保设备尽快恢复正常使用。3.在设备维修期间，如因工作需要必须使用该设备，资产管理部门应协调调配其他设备供使用部门临时使用，以保证工作不受影响。办公设备的报废与处置报废条件办公设备符合下列条件之一的，可以申请报废：1.已超过规定使用年限，且设备性能严重下降，无法满足工作需要的；2.因技术进步、设备更新等原因，现有设备已被淘汰，且无使用价值的；3.设备损坏严重，经维修后仍无法正常使用的；4.因自然灾害、意外事故等原因导致设备毁损，已无法修复的。报废申请各部门、学院如需报废办公设备，应填写办公设备报废申请表，详细说明设备名称、型号、规格、购置日期、报废原因等，并提交相关证明材料（如设备损坏照片、维修记录等），经部门负责人签字同意后，报资产管理部门审核。审核鉴定资产管理部门收到报废申请表后，应组织相关人员对申请报废的设备进行现场查看和技术鉴定，核实设备是否符合报废条件。对于价值较高或有特殊规定的设备报废，还应报学校相关部门审批。报废处置经审核批准报废的办公设备，由资产管理部门按照学校国有资产处置管理规定，通过拍卖、招标、协议转让等方式进行处置。处置收入应按照学校财务制度的规定，上缴学校财务部门，实行收支两条线管理。对于已报废设备的零部件等，应进行妥善保管或回收利用，避免资源浪费。报废核销办公设备处置完成后，资产管理部门应及时办理固定资产报废核销手续，调整固定资产账目，确保账实相符。同时，应将报废设备的相关资料（如报废申请表、鉴定报告、处置文件等）归档保存，以备查阅。办公设备的盘点与清查定期盘点学校每年定期组织办公设备盘点工作，由资产管理部门会同财务部门、使用部门等相关人员组成盘点小组，对全校办公设备进行全面清查盘点。盘点内容包括设备的数量、型号、规格、使用状况、存放地点等，确保账实相符。临时清查在特殊情况下，如学校机构调整、资产审计、财务检查等，学校可组织临时办公设备清查工作，对特定部门或特定范围内的办公设备进行重点清查。临时清查工作应按照盘点要求进行，确保清查结果准确可靠。盘点结果处理盘点结束后，盘点小组应及时编制办公设备盘点报告，详细反映盘点情况。对于盘盈、盘亏的设备，应查明原因，提出处理意见，并按照学校相关规定进行账务调整和处理。如因管理不善等原因导致设备丢失或损坏的，应追究相关责任人的责任。办公设备的档案管理档案内容学校建立办公设备档案管理制度，对办公设备从购置、使用、维护到报废处置的全过程进行档案管理。办公设备档案应包括以下内容：1.设备购置文件：采购申请、采购合同、验收报告、发票等；2.设备使用记录：领用登记表、借用登记表、使用情况记录等；3.设备维护记录：维护保养计划、维修记录、故障报修单等；4.设备报废文件：报废申请表、鉴定报告、处置文件等；5.其他相关资料：设备操作手册、说明书、保修卡、合格证等。档案保管办公设备档案由资产管理部门负责整理、归档和保管，档案管理人员应按照档案管理的有关规定，对档案进行分类存放、妥善保管，确保档案的安全和完整。同时，应建立档案查阅制度，严格控制档案查阅范围，查阅档案时应履行必要的审批手续，并做好查阅记录。档案期限办公设备档案的保管期限应根据国家有关规定和学校实际情况确定，一般为设备报废后[X]年。保管期满后，经学校相关部门批准，可按照档案销毁程序进行销毁。监督与考核监督检查学校设立办公设备管理监督小组，定期对各部门、学院办公设备的管理情况进行监督检查。监督检查内容包括设备配置、采购、验收、使用、维护、报废等各个环节，确保办公设备管理工作规范、有序进行。对于发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。考核评价学校将办公设备管理工作纳入部