项目推进痕迹管理制度

项目推进痕迹管理制度一、总则（一）目的为了加强公司项目推进过程的规范化管理，确保项目进展可追溯、问题可及时发现与解决，提高项目质量和效率，特制定本项目推进痕迹管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有项目，包括但不限于新产品研发项目、市场推广项目、业务流程优化项目等。（三）基本原则1.真实性原则：项目推进过程中的所有记录和资料必须真实可靠，如实反映项目实际进展情况。2.完整性原则：涵盖项目从启动到结束的各个环节，确保记录无遗漏。3.及时性原则：相关责任人应及时记录项目推进情况，不得拖延。4.可追溯性原则：能够根据痕迹记录清晰地追溯项目推进过程中的关键事件、决策及执行情况。二、项目推进痕迹管理职责分工（一）项目负责人1.全面负责项目推进痕迹管理工作，确保项目各阶段的痕迹记录完整、准确。2.组织项目团队成员按照要求进行痕迹记录，并定期检查记录情况。3.对项目推进过程中出现的问题及时分析，根据痕迹记录制定改进措施。（二）项目团队成员1.负责各自工作范围内的项目推进痕迹记录，包括工作任务完成情况、遇到的问题及解决方案等。2.及时向项目负责人汇报工作进展及相关情况，配合做好痕迹管理工作。（三）职能部门1.提供项目推进过程中涉及的专业支持和指导，确保痕迹记录符合专业规范。2.对项目痕迹记录进行审核，提出意见和建议。（四）行政部门1.负责项目推进痕迹管理相关文件、资料的存档和保管，确保档案的完整性和安全性。2.按照规定的期限和程序对项目档案进行整理、归档和销毁。三、项目推进痕迹记录内容与要求（一）项目启动阶段1.项目立项申请书：详细说明项目背景、目标、预期成果、实施计划、资源需求等内容。2.项目任务分解表：将项目整体任务分解为具体的子任务，明确责任人、时间节点和交付成果。（二）项目执行阶段1.项目进度报告定期（每周/每两周）提交，内容包括已完成的任务、未完成的任务及原因、遇到的问题及解决方案、下周/两周工作计划等。以图表（如甘特图）和文字相结合的方式呈现，确保清晰直观。2.会议纪要记录项目周会、月会、专题会议等的主要内容，包括会议讨论的问题、决策结果、工作安排等。会议纪要应在会议结束后[X]个工作日内整理完成，并发送给参会人员确认。3.工作文档项目过程中产生的各类文档，如需求文档、设计文档、测试报告、技术方案等，应注明文档名称、版本号、撰写人、日期等信息。重要文档需经过评审和审批，并记录评审和审批意见。4.问题跟踪记录记录项目推进过程中出现的问题，包括问题描述、发现时间、责任人、影响程度、解决措施及解决时间等。对问题进行分类统计分析，跟踪问题解决情况，防止问题反复出现。（三）项目监控阶段1.项目监控指标数据按照项目设定的监控指标，定期收集和记录相关数据，如进度偏差率、质量合格率、成本支出等。对监控指标数据进行分析，及时发现项目潜在风险和异常情况。2.风险评估与应对记录定期对项目进行风险评估，识别可能影响项目目标实现的风险因素。针对风险制定应对措施，记录风险评估结果、应对措施及实施情况。（四）项目验收阶段1.项目验收申请报告：项目负责人在项目完成后提交验收申请，说明项目完成情况、成果交付情况、项目指标达成情况等。2.验收文档：包括项目成果文档、测试报告、用户反馈等，作为项目验收的依据。3.验收会议纪要：记录验收会议的讨论内容、验收意见及整改要求等。四、项目推进痕迹记录方式（一）纸质记录对于一些重要的审批文件、签字确认的文档等，可以采用纸质记录方式，并进行妥善存档。（二）电子记录1.项目管理软件：使用公司统一的项目管理软件，如[软件名称]，在软件中记录项目任务、进度、问题等信息，方便团队成员共享和查阅。2.电子邮件：通过电子邮件沟通项目相关事宜时，应将重要邮件进行分类存档，邮件主题应明确反映邮件内容，邮件正文应详细说明事项。3.共享文件夹：建立项目共享文件夹，按照项目阶段和文件类型进行分类存放项目推进过程中的各类文档，确保团队成员能够及时访问和下载所需文件。五、项目推进痕迹管理流程（一）记录1.项目团队成员按照规定的内容和要求，及时将项目推进情况记录在相应的载体上（纸质或电子）。2.记录应清晰、准确、完整，不得随意涂改或伪造。（二）审核1.项目负责人定期对项目团队成员的痕迹记录进行审核，确保记录符合要求。2.职能部门对涉及专业领域的痕迹记录进行审核，提出审核意见。（三）存档1.经过审核的项目推进痕迹记录，由行政部门按照档案管理规定进行整理、归档。2.建立项目档案索引，便于快速查找和调阅。（四）查阅与使用1.因工作需要查阅项目推进痕迹记录的，需填写查阅申请表，经相关负责人批准后，到行政部门查阅。2.查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自复印、拍照、传播档案内容。（五）销毁1.项目档案在保存期限届满后，由行政部门提出销毁申请，经相关部门审核批准后进行销毁。2.销毁过程应进行记录，确保档案信息安全。六、项目推进痕迹管理的监督与考核（一）监督机制1.公司设立项目推进痕迹管理监督小组，定期对项目推进痕迹管理工作进行检查。2.监督小组可通过查阅记录、访谈项目团队成员等方式，了解项目推进痕迹管理的执行情况。（二）考核指标1.痕迹记录完整性：考核项目推进过程中痕迹记录是否涵盖所有关键环节，无重要遗漏。2.记录准确性：检查痕迹记录内容与实际项目进展是否相符，数据是否准确。3.记录及时性：评估相关责任人是否按照规定的时间节点进行痕迹记录。4.档案管理规范性：考核档案整理、归档、保管及销毁等环节是否符合档案管理规定。（三）考核方式1.定期考核：每季度对项目推进痕迹管理工作进行一次全面考核。2.不定期抽查：监督小组不定期对项目痕迹管理情况进行抽查。（四）考核结果应用1.将考核结果与项目团队及个人的绩效挂钩，对表现优秀的给予奖励。2.对考核不达标项目，要求项目负