行政采购领用管理制度

行政采购领用管理制度一、总则（一）目的为规范公司行政采购与领用行为，加强公司物资管理，合理控制采购成本，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的行政采购与领用活动，包括办公用品、办公设备、劳保用品、固定资产等各类物资的采购与领用。（三）基本原则1.按需采购原则：根据公司实际需求进行采购，避免盲目采购和浪费。2.成本效益原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑采购成本，选择性价比高的物资和供应商。3.归口管理原则：行政采购工作由公司行政部门统一归口管理，明确各部门职责，确保采购工作的规范、有序进行。4.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂或不正当利益。二、采购管理（一）采购计划1.各部门应于每月[具体日期]前，根据本部门下月工作安排及物资库存情况，填写《行政采购申请表》，详细列出所需物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等信息，并提交至行政部门。2.行政部门对各部门提交的采购申请进行汇总、审核，结合公司库存情况及实际需求，编制月度行政采购计划。对于紧急采购需求，各部门可随时填写《紧急行政采购申请表》，经部门负责人签字确认后，提交行政部门办理。3.行政部门应定期对采购计划的执行情况进行检查和分析，根据实际情况及时调整采购计划，确保采购工作与公司业务需求相匹配。（二）供应商管理1.行政部门负责建立和维护公司行政采购供应商库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择优质供应商纳入供应商库。2.采购人员应定期对供应商进行回访和评价，收集公司内部各部门对供应商产品及服务的反馈意见，对于表现不佳的供应商，及时进行整改或淘汰。3.新增供应商时，采购人员应按照公司规定的供应商选择流程，对供应商进行实地考察、资质审核等，确保供应商具备合法经营资格和良好的供应能力。（三）采购流程1.询价与比价：采购人员根据采购计划，向至少三家供应商发出询价函，要求供应商提供产品报价、规格、交货期、售后服务等信息。采购人员对各供应商的报价进行比较分析，选择性价比最优的供应商作为候选供应商。2.合同签订：确定供应商后，采购人员应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同应经公司法律顾问审核后，报公司领导审批签字。3.采购执行：采购人员按照采购合同约定，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保物资按时、按质、按量交付。对于重要物资或采购金额较大的项目，采购人员应定期向公司领导汇报采购进展情况。4.验收付款：物资到货后，采购人员应及时通知相关部门进行验收。验收合格后，采购人员填写《行政采购验收单》，经验收人员签字确认后，办理付款手续。付款流程按照公司财务管理制度执行。三、领用管理（一）领用流程1.各部门员工如需领用办公用品、劳保用品等物资，应填写《行政物资领用申请表》，注明领用物资的名称、规格、型号、数量等信息，并提交至部门负责人审批。2.部门负责人对员工的领用申请进行审核，根据实际工作需要签字批准。对于超出部门正常领用范围的物资，部门负责人应报公司领导审批。3.员工持经审批后的《行政物资领用申请表》到行政部门仓库领取物资。仓库管理人员根据申请表发放物资，并在《行政物资领用登记表》上登记领用日期、物资名称、规格、型号、数量、领用人等信息。（二）领用标准1.办公用品的领用标准按照公司制定的《办公用品领用标准》执行，各部门应严格控制办公用品的领用数量，避免浪费。2.劳保用品的领用标准根据员工的工作岗位和劳动强度确定，由行政部门按照公司相关规定统一发放。3.对于固定资产的领用，需按照公司固定资产管理制度办理相关手续，明确使用部门和责任人，确保固定资产的安全和正常使用。（三）库存管理1.行政部门仓库管理人员应定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次，盘点结果应形成《行政物资盘点报告》，上报行政部门负责人及公司财务部门。2.对于库存积压物资，仓库管理人员应及时与采购人员沟通，分析原因，提出处理建议。经公司领导批准后，可采取降价促销、退货、报废等方式进行处理。3.仓库应保持良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保物资的安全存储。仓库管理人员应定期对库存物资进行检查和维护，发现问题及时处理。四、审批管理（一）审批权限1.采购金额在[x]元以下的行政采购项目，由行政部门负责人审批。2.采购金额在[x]元至[x]元之间的行政采购项目，由公司分管领导审批。3.采购金额在[x]元以上的行政采购项目，由公司总经理审批。4.各部门员工领用物资的审批权限按照部门负责人的审批权限执行。（二）审批流程1.采购人员或领用人员填写相关申请表，按照审批权限依次提交部门负责人、公司分管领导、公司总经理审批。2.审批人员应认真审核申请表内容，对采购或领用的必要性、合理性、合规性等进行审查，并签署审批意见。3.对于审批未通过的申请，审批人员应注明原因，采购人员或领用人员应根据审批意见进行修改或重新申请。五、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门负责对行政采购与领用活动进行定期审计和监督，检查采购流程的执行情况、物资的使用情况、库存管理情况等，发现问题及时提出整改意见。2.行政部门应建立采购与领用台账，详细记录采购与领用的物资名称、规格、型号、数量、金额、供应商、领用人等信息，接受公司内部审计部门及其他相关部门的监督检查。3.公司鼓励员工对行政采购与领用过程中的违规行为进行举报，对于举报属实的员工，公司将给予一定的奖励。（二）考核办法1.行政部门对采购人员的工作业绩进行考核，考核指标包括采购任务完成情况、采购成本控制情况、供应商管理情况、采购质量保证情况等。2.行政部门对各部门物资领用情况进行统计分析，对领用数量异常、浪费严重的部门进行通报批评，并将考核结果与部门绩效挂钩。3.公司将行政采购与领用管理制度的执行情况纳入对各部门的年度绩效考核内容，对制度执行较好的部门