财务合同管理制度定稿

财务合同管理制度定稿总则1.目的为加强公司财务合同管理，规范合同签订、履行、结算等流程，防范财务风险，保障公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各类涉及财务收支的合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、借款合同、投资合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规及相关政策规定。风险防范原则：充分评估合同风险，采取有效措施防范财务风险。统一管理原则：财务合同实行统一归口管理，明确各部门职责。全程监控原则：对合同签订、履行、结算等全过程进行监控。合同签订管理1.合同起草业务部门负责合同的起草工作，应明确合同标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。涉及财务条款的起草应征求财务部门意见，确保合同财务条款合法、准确、清晰。2.合同审核合同初稿完成后，先由业务部门负责人审核，重点审核业务条款的合理性、可行性。然后提交财务部门审核，财务部门主要审核合同价款、支付方式、结算条款、税务条款等财务内容，提出审核意见。重大合同或复杂合同还需提交法务部门、分管领导等进行审核，确保合同整体合规性。3.合同签订授权公司法定代表人或其授权代理人代表公司签订合同。授权代理人签订合同应持有法定代表人签署的授权委托书，明确授权范围、期限等。严禁未经授权擅自签订合同。4.合同印章管理合同专用章由专人保管，建立印章使用登记制度。盖章前需经合同审批流程通过，确保合同已按规定审核。严格控制合同专用章的使用范围，不得在空白合同上盖章。合同履行管理1.业务部门职责业务部门负责合同的具体履行，按照合同约定及时组织生产、交付货物或提供服务。跟踪合同履行情况，如发现问题及时与对方沟通协调，并向相关部门报告。2.财务部门职责财务部门根据合同约定的付款方式和时间，及时安排资金支付。对合同执行过程中的财务情况进行监督，如发现财务风险及时预警。配合业务部门做好与对方的财务结算工作。3.合同变更管理合同履行过程中如需变更合同条款，业务部门应及时与对方协商，并签订书面变更协议。变更协议应按原合同审核流程进行审核，涉及财务条款变更的需经财务部门审核同意。财务部门根据变更协议调整相关财务处理。合同结算管理1.结算依据合同结算是以合同约定的条款为依据，包括结算金额、结算方式、结算期限等。业务部门应在合同履行完毕或达到结算条件后，及时办理结算手续。2.结算流程业务部门填写结算申请单，附上相关证明材料，如发票、验收报告等，提交财务部门审核。财务部门审核结算申请单及相关材料，核对合同条款、金额准确性，审核发票合规性等。审核通过后，财务部门办理资金支付手续，并进行账务处理。3.发票管理业务部门应按照合同约定及时取得对方开具的合法有效发票。发票内容应与合同内容相符，包括货物或服务名称、数量、金额等。财务部门对发票进行审核，不符合规定的发票不得作为报销凭证。合同档案管理1.档案收集合同签订后，业务部门负责收集合同原件及相关附件，如补充协议、变更协议、验收报告等。在合同履行完毕后，将完整的合同档案移交至公司档案室或指定部门统一保管。2.档案整理档案室或指定部门对合同档案进行整理，按照合同类别、时间顺序等进行分类编号。对合同档案进行扫描备份，建立电子档案，便于查询和管理。3.档案保管合同档案应妥善保管，确保档案的完整性、安全性。明确档案保管期限，重要合同档案应长期保存。严格限制档案查阅权限，查阅档案需履行审批手续。4.档案销毁合同档案超过保管期限后，如需销毁，应按照公司档案管理制度办理销毁手续。销毁过程应进行记录，确保档案信息安全。财务合同风险评估与控制1.风险评估定期对财务合同进行风险评估，识别合同履行过程中可能面临的风险，如信用风险、市场风险、法律风险等。采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险等级。2.风险控制措施根据风险评估结果，制定相应的风险控制措施。对于信用风险较高的客户，可采取信用调查、担保、预付款等措施。对于市场风险，可通过套期保值、价格调整等方式进行应对。加强合同法律审查，防范法律风险。监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对财务合同管理情况进行审计监督，检查合同签订、履行、结算等环节是否符合制度规定。对发现的问题提出整改意见，督促相关部门及时整改。2.定期检查财务部门会同业务部门等定期对财务合同执行情况进行检查，重点检查合同履行进度、资金支付情况、发票取得情况等。对检查中发现的问题及时分析原因，采取措施加以解决。责任追究1.违规责任认定对在财务合同管理过程中违反本制度规定的行为，进行责任认定。责任认定应依据事实和相关证据，明确责任部门和责任人。2.责任追究方式对违规责任人视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。