高校采购流程管理制度

高校采购流程管理制度一、总则（一）目的为了规范高校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于高校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金以及接受捐赠资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平竞争，采购结果应公正合理。3.效益原则：追求采购资金的使用效益最大化，确保所购货物、工程和服务满足教学、科研和管理需要。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构高校应设立采购决策机构，如采购工作领导小组等，负责审议采购重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算、采购方式变更等。（二）采购执行部门1.采购管理部门：负责采购工作的组织、协调、监督和管理，制定采购管理制度和流程，审核采购申请，组织采购活动等。2.使用部门：提出采购需求，参与采购项目的技术要求制定、采购文件编制、供应商选择和验收等工作。（三）相关部门职责1.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和财务管理等工作。2.审计部门：对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性和效益性。3.资产管理部门：负责采购资产的验收、登记、入账、使用和处置等管理工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门根据教学、科研和管理需要，提出采购项目及资金预算申请。2.采购管理部门汇总审核各部门采购申请，结合学校年度预算安排，编制采购预算草案。3.财务部门对采购预算草案进行审核，报学校采购决策机构审议通过后，纳入学校年度预算。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按规定程序报经批准。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算资金使用合规。四、采购需求管理（一）需求提出1.使用部门根据实际工作需要，详细填写采购需求申请表，明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、质量标准、服务要求等内容。2.采购需求应符合法律法规和学校相关规定，具有明确的验收标准。（二）需求审核1.采购管理部门对采购需求申请表进行形式审核，检查填写内容是否完整、准确。2.组织相关专业人员对采购需求的技术合理性、经济可行性等进行论证审核。（三）需求变更1.采购合同签订前，如需变更采购需求，使用部门应提出书面申请，说明变更原因和内容。2.采购管理部门审核变更申请，涉及预算调整的，按预算管理规定办理。3.采购管理部门及时通知相关供应商变更情况。五、采购方式选择（一）公开招标1.适用范围：达到规定限额标准以上的货物、工程和服务采购项目，符合公开招标条件的，应采用公开招标方式。2.招标程序：编制招标文件。发布招标公告。发售招标文件。接受投标文件。开标。评标。定标。签订合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请程序：确定邀请供应商名单。发出投标邀请书。后续招标程序同公开招标。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：成立谈判小组。制定谈判文件。确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判。确定成交供应商。签订合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：提出单一来源采购申请。组织论证。公示。签订合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：成立询价小组。确定被询价的供应商名单。询价。确定成交供应商。签订合同。六、采购文件编制（一）招标文件编制1.包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。2.明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等实质性内容。（二）谈判文件编制1.涵盖谈判邀请书、谈判供应商须知、谈判项目技术规格、商务条款、谈判程序、成交标准等。2.根据谈判项目特点制定。（三）询价文件编制1.包含询价通知书、采购项目要求、报价表格式等。2.简洁明了，突出采购项目关键要求。（四）文件审核1.采购管理部门组织相关人员对采购文件进行审核。2.确保采购文件内容完整、准确、合法，符合采购需求和采购方式要求。七、供应商管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商选择1.采购管理部门通过公开征集、资格审查、实地考察等方式，建立供应商库。2.根据采购项目需求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。3.采用公开招标、邀请招标方式的，通过发布公告等方式邀请供应商投标。（三）供应商评价与考核1.建立供应商评价机制，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。2.定期对供应商进行考核，评价结果作为后续采购活动中供应商选择的重要依据。3.对不合格供应商，及时采取警告、暂停合作、取消资格等措施。八、采购活动实施（一）招标采购1.按照公开招标、邀请招标程序组织实施。2.开标时，由采购管理部门主持，邀请所有投标人参加，宣布开标纪律，公布投标人名称、投标价格等内容。3.评标由依法组建的评标委员会负责，评标委员会按照招标文件规定的评标方法和标准进行评标。（二）竞争性谈判采购1.谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中可以对谈判文件进行实质性变动。2.谈判结束后，要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。3.谈判小组根据谈判文件和谈判情况，确定成交供应商。（三）单一来源采购1.按照单一来源采购程序进行，采购人与供应商就采购项目价格、技术、服务等条款进行协商。2.协商一致后，签订采购合同。（四）询价采购1.询价小组向被询价的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。2.询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（五）采购活动监督1.采购管理部门对采购活动全过程进行监督，确保采购程序合法合规。2.审计部门对采购活动进行适时审计，发现问题及时督促整改。九、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时组织采购人与成交供应商签订采购合同。2.合同内容应符合采购文件要求，明确双方权利义务、采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。（二）合同履行1.采购人和供应商应严格按照合同约定履行各自义务。2.采购管理部门负责合同履行的协调和监督，及时解决合同履行中出现的问题。（三）合同变更与解除1.如需变更合同内容，采购人与供应商应协商一致，并签订书面变更协议。2.符合合同解除条件的，双方应按照规定程序解除合同。（四）合同验收1.采购项目完成后，使用部门应及时组织验收。2.验收应按照合同约定的质量标准进行，形成验收报告。3.采购管理部门对验收情况进行监督检查。（五）合同付款1.财务部门按照合同约定和资金支付程序办理付款手续。2.付款凭证应齐全，确保资金支付安全。十、采购档案管理（一）档案内容1.采购项目相关文件，包括采购申请、采购预算、采购文件、投标（响应）文件、评标报告、采购合同等。2.采购活动记录，如开标记录、谈判记录、询价记录等。3.供应商资料，包括资格证明文件、评价考核记录等。4.验收文件，如验收报告等。（二）档案整理与归档1.采购管理部门负责采购档案的整理和归档工作。2.按照档案管理要求，对采购档案进行分类、编号、装订，确保档案资料完整、规范。（三）档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。2.因工作需要查阅采购档案的，应履行审批手续，查阅后及时归还。十一、违规处理（一）对采购人违规行为的处理1.采购人有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。擅自提高采购标准的。委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的。以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的。拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：未按照规定在评标委员会、竞争性谈判小组或者询价小组推荐的中标或者成交候选人中确定中标或者成交供应商的。政府采购合同履行中追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的采购金额超过原合同采购金额百分之十的。擅自变更、中止或者终止政府采购合同的。未按照规定公告政府采购合同的。（二）对供应商违规行为的处理1.供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的。在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的。拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。2.供应商有下列情形之一的，依照有关法律、法规规定给予处罚，并予以通报：中标、成交后无正当理由不与采购人签订合同的。将中标、成交项目转让给他人，或者在投标文件中未说明，且未经采购人同意，将中标、成交项目分包给他人的。拒绝履行合同义务的。（三）对采购代理机构违规行为的处理1.采购代理机构有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。擅自提高采购标准的。以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。在招标采购过程中与投标人进