高校电子印章管理制度

高校电子印章管理制度一、总则（一）目的为规范高校电子印章的使用与管理，提高学校办公效率，保障电子文件和业务活动的真实性、完整性和合法性，依据国家相关法律法规及学校实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院在开展教学、科研、管理等各类活动中涉及电子印章的使用与管理。（三）基本原则1.合法合规原则电子印章的使用与管理必须符合国家法律法规以及学校的相关规定，确保印章使用的合法性和有效性。2.安全保密原则采取有效措施保障电子印章的存储、传输、使用等环节的安全，防止印章信息泄露、被盗用或篡改，确保印章使用的安全性和保密性。3.专人负责原则明确电子印章管理的责任主体，指定专人负责电子印章的申请、审批、使用、保管等工作，确保管理工作的规范有序。4.留痕追溯原则对电子印章的使用进行详细记录，以便在需要时能够追溯印章的使用情况，实现全过程的可审计性。二、电子印章的定义与分类（一）定义电子印章是指以数字证书为基础，通过电子签名技术，在电子文件上加盖的与实物印章具有同等法律效力的电子标识。（二）分类1.学校公章电子印章代表学校行使权力和履行职责的标志性电子印章，用于学校重要文件、合同、协议等的签署。2.部门印章电子印章各部门根据工作需要申请的电子印章，用于本部门业务范围内文件、材料的签署。3.专用印章电子印章针对特定业务或用途设置的电子印章，如财务专用章电子印章、科研项目专用章电子印章等。三、电子印章的申请与审批（一）申请条件1.学校各部门、各学院因工作需要开展经常性业务活动，确需使用电子印章的，可以申请电子印章。2.申请电子印章的部门或学院应明确电子印章的使用范围、使用流程和保管责任人。（二）申请流程1.申请部门或学院填写《高校电子印章申请表》，详细说明申请电子印章的名称、类型、使用范围、使用流程、保管责任人等信息，并加盖本部门或学院公章。2.将申请表提交至学校信息化管理部门。3.信息化管理部门对申请表进行初审，审核申请信息的完整性和准确性，以及申请电子印章的必要性和合理性。（三）审批流程1.初审通过后，信息化管理部门将申请表提交至学校办公室。2.学校办公室根据学校相关规定和实际情况进行审批，审批通过后报学校主管领导批准。3.经学校主管领导批准后，信息化管理部门负责为申请部门或学院制作电子印章，并将电子印章的相关信息录入电子印章管理系统。四、电子印章的制作与发放（一）制作1.信息化管理部门根据审批结果，委托具有资质的电子印章制作机构制作电子印章。2.电子印章制作机构按照国家相关标准和规范，采用先进的电子签名技术制作电子印章，并确保电子印章的安全性和可靠性。3.制作完成的电子印章应具备唯一的数字证书和标识，能够准确识别印章的来源和使用情况。（二）发放1.电子印章制作完成后，信息化管理部门将电子印章的密钥文件和使用说明等资料发放给申请部门或学院的保管责任人。2.保管责任人应妥善保管电子印章的密钥文件，不得泄露给他人。3.信息化管理部门应将电子印章的相关信息录入电子印章管理系统，包括印章名称、类型、使用范围、保管责任人等，以便进行统一管理和查询。五、电子印章的使用与管理（一）使用范围1.电子印章的使用范围应与申请时确定的使用范围一致，不得超出范围使用。2.电子印章可用于学校内部的各类文件、材料、合同、协议等的签署，以及对外报送的电子文件。（二）使用流程1.文件起草人在完成电子文件起草后，如需使用电子印章，应按照学校规定的审批流程进行审批。2.审批通过后，文件起草人将电子文件发送至电子印章管理系统，选择相应的电子印章进行加盖。3.系统验证文件起草人的身份信息和电子印章的合法性后，自动在电子文件上加盖电子印章，并生成电子签名记录。4.文件起草人可对加盖电子印章后的电子文件进行预览、下载或打印，确保文件的完整性和准确性。（三）管理措施1.专人保管各部门或学院应指定专人负责电子印章的保管，保管责任人应具备一定的安全意识和责任心，严格遵守电子印章的使用规定。2.权限设置根据电子印章的使用范围和审批流程，对电子印章的使用权限进行合理设置，确保只有经过授权的人员才能使用电子印章。3.定期检查信息化管理部门应定期对电子印章的使用情况进行检查，包括印章的使用记录、审批流程、安全状况等，及时发现和解决存在的问题。4.安全审计建立电子印章使用的安全审计机制，对电子印章的使用全过程进行记录和审计，以便在需要时能够追溯印章的使用情况，发现异常行为及时进行处理。六、电子印章的存储与备份（一）存储1.电子印章的密钥文件应存储在安全可靠的存储设备中，如加密的移动存储介质或专用的服务器存储系统。2.存储设备应设置访问密码，并定期进行备份，以防止数据丢失。3.电子印章的存储环境应具备防火、防潮、防盗、防磁等安全措施，确保密钥文件的安全性和完整性。（二）备份1.信息化管理部门应定期对电子印章的密钥文件进行备份，备份频率可根据实际情况确定，一般不少于每月一次。2.备份文件应存储在与原始密钥文件不同的存储介质和存储位置，并进行加密处理。3.备份文件应定期进行检查和恢复测试，确保在需要时能够及时恢复电子印章的正常使用。七、电子印章的安全与保密（一）安全措施1.采用先进的加密技术对电子印章的密钥文件进行加密存储和传输，确保印章信息的安全性。2.建立电子印章使用的安全审计系统，对印章的使用情况进行实时监测和记录，及时发现和处理异常行为。3.加强对电子印章管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止外部网络攻击。4.定期对电子印章管理系统进行安全漏洞扫描和修复，确保系统的安全性和稳定性。（二）保密要求1.电子印章的保管责任人应严格遵守保密规定，不得泄露电子印章的密钥文件和使用信息。2.在使用电子印章的过程中，涉及印章信息的人员应妥善保管相关文件和资料，防止信息泄露。3.对于因工作需要知悉电子印章信息的人员，应与其签订保密协议，明确保密责任和义务。4.如发现电子印章信息泄露或存在安全隐患，应立即采取措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。八、电子印章的变更与注销（一）变更1.因学校机构调整、业务变化等原因，需要变更电子印章的使用范围、保管责任人等信息时，申请部门或学院应填写《高校电子印章变更申请表》，并按照电子印章申请流程进行审批。2.审批通过后，信息化管理部门负责对电子印章的相关信息进行变更，并更新电子印章管理系统。（二）注销1.电子印章不再使用时，申请部门或学院应填写《高校电子印章注销申请表》，说明注销原因，并提交至学校信息化管理部门。2.信息化管理部门对申请表进行审核，审核通过后报学校办公室审批。3.经学校办公室审批同意后，信息化管理部门负责注销电子印章，并将相关信息从电子印章管理系统中删除。4.电子印章注销后，其密钥文件应按照学校的保密规定进行妥善处理，防止信息泄露。九、监督与检查（一）监督主体学校办公室负责对全校电子印章的使用与管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.电子印章的申请、审批、制作、发放等环节是否符合规定。2.电子印章的使用范围是否与申请时一致，使用流程是否规范。3.电子印章的保管是否安全，是否存在泄露风险。4.电子印章管理系统的运行是否正常，安全审计功能是否有效。（三）检查方式1.定期检查学校办公室定期组织对电子印章的使用与管理情况进行全面检查，检查周期一般为每学期一次。2.不定期抽查学校办公室根据工作需要，不定期对电子印章的使用情况进行抽查，及时发现和解决存在的问题。3.专项检查针对电子印章使用过程中出现的问题或安全隐患，学校办公室组织专项检查，深入分析原因，制定整改措施，确保电子印章的安全使用。十、责任追究（一）违规行为1.未经授权擅自使用电子印章。2.超出电子印章使用范围使用印章。3.泄露电子印章密钥文件或使用信息。4.因保管不善导致电子印章密钥文件丢失或损坏。5.违反电子印章使用流程和管理规定，造成不良后果。（二）责任追究1.对于违