酒店团队会议管理制度

酒店团队会议管理制度一、总则（一）目的为了加强酒店团队建设，提高团队协作能力和工作效率，规范团队会议管理，特制定本制度。本制度旨在确保酒店各部门之间信息畅通、决策科学、执行有力，促进酒店整体运营目标的实现。（二）适用范围本制度适用于酒店全体员工，包括但不限于部门经理、主管、领班及普通员工。涵盖酒店各个运营部门，如前厅部、客房部、餐饮部、财务部、人力资源部、市场营销部等。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应注重实效，精简议程，避免冗长和无关紧要的讨论，确保会议能够解决实际问题，推动工作进展。2.沟通协作原则：鼓励员工积极参与会议，充分发表意见和建议，促进部门间的沟通与协作，形成良好的工作氛围。3.准时有序原则：会议应严格按照预定时间开始和结束，参会人员需准时到达，遵守会议纪律，保持会议秩序。二、会议分类及组织（一）酒店周例会1.会议时间：每周[具体时间]2.参会人员：酒店总经理、各部门经理、主管3.会议内容各部门经理汇报上周工作总结及本周工作计划，重点汇报工作进展、存在问题及解决方案。总经理对上周酒店整体运营情况进行总结分析，对各部门工作进行点评，提出本周工作重点和要求。讨论解决各部门工作中存在的跨部门协调问题，明确责任人和时间节点。传达酒店近期重要决策、通知及工作部署。4.会议组织由行政办公室负责会议的组织安排，提前一天通知参会人员会议时间、地点及议程。行政办公室负责会议记录，形成会议纪要，会后及时发送给参会人员，并跟进会议决议的执行情况。（二）部门周例会1.会议时间：各部门自行安排，建议每周[具体时间]2.参会人员：部门全体员工3.会议内容部门主管总结上周部门工作情况，包括工作任务完成情况、服务质量、员工表现等。传达酒店周例会精神及相关工作要求，明确部门本周工作重点和目标。对部门员工进行工作安排和任务分配，强调工作标准和注意事项。听取员工的工作汇报、意见和建议，解答员工疑问，解决部门内部存在的问题。4.会议组织部门主管负责会议的组织和主持，提前准备好会议资料，如上周工作总结报告、本周工作计划表等。由部门指定专人负责会议记录，形成部门周例会纪要，部门内部留存，并将重要事项及时传达给相关人员。（三）专项工作会议1.会议时间：根据专项工作需要临时安排2.参会人员：与专项工作相关的部门负责人、员工及相关协作单位人员3.会议内容针对酒店特定的专项工作，如重大接待任务、营销活动策划、设备设施改造等，进行详细的工作部署和安排。各相关部门汇报专项工作进展情况，交流工作经验，分析存在的问题及解决方案。讨论专项工作中的重点、难点问题，明确工作流程和责任分工，制定具体的工作措施和时间进度表。4.会议组织由专项工作的牵头部门负责会议的组织，提前确定参会人员名单，通知会议时间、地点及议程。牵头部门负责准备专项工作报告、相关资料及文件，会议期间做好记录，会后形成专项工作会议纪要，发送给参会人员，并跟踪落实会议决议。（四）班前会1.会议时间：每日上班前[具体时长]2.参会人员：各部门当班员工3.会议内容部门主管或领班总结前一天工作情况，对表现优秀的员工进行表扬，对存在的问题提出改进意见。传达酒店及部门近期工作要求、注意事项，如重要接待任务、客人投诉案例分析等。安排当班工作任务，明确岗位分工、工作重点和服务标准，强调安全事项。鼓励员工分享工作经验和服务心得，促进员工之间的交流与学习。4.会议组织各部门主管或领班负责班前会的组织和主持，提前到达工作岗位，准备好会议内容。会议应简洁明了，注重实效，确保员工在短时间内了解工作重点和要求，迅速进入工作状态。（五）班后会1.会议时间：每日下班后[具体时长]2.参会人员：各部门当班员工3.会议内容员工汇报当班工作情况，包括完成的工作任务、遇到的问题及处理结果。部门主管或领班对当班工作进行总结评价，对员工的工作表现进行点评，肯定成绩，指出不足。收集员工对工作流程、设备设施、工作环境等方面的意见和建议，以便及时改进。强调工作纪律和安全事项，提醒员工做好下班前的各项收尾工作。4.会议组织各部门主管或领班负责班后会的组织和主持，鼓励员工积极发言，认真倾听员工的意见和建议。会议结束后，部门主管或领班可根据实际情况对表现突出的员工进行适当奖励，激励员工的工作积极性。三、会议流程（一）会前准备1.确定会议主题和议程会议组织者应根据工作需要，提前确定会议主题和议程，确保会议目的明确，重点突出。议程应合理安排时间，避免出现过长或过短的议题，确保各项议题都能得到充分讨论。2.通知参会人员提前[具体时长]将会议通知发送给参会人员，通知内容包括会议时间、地点、主题、议程及相关准备资料要求等。对于重要会议，可采用多种通知方式，如邮件、短信、内部通讯软件等，确保参会人员及时收到通知。3.准备会议资料根据会议主题和议程，准备相关的会议资料，如工作报告、数据分析、方案策划、文件政策等。资料应内容准确、条理清晰、简洁明了，确保参会人员能够快速了解会议相关信息。4.布置会议场地根据会议规模和需求，合理布置会议场地，确保会议设施设备完好，座位安排舒适，环境整洁卫生。准备好会议所需的文具、茶水、投影设备等物品，确保会议顺利进行。（二）会中管理1.会议签到参会人员应提前到达会议场地，在会议签到表上签到，确保参会人数准确统计。会议组织者应及时核对签到情况，对于未按时参会的人员，应及时了解原因并进行记录。2.会议开场会议主持人应准时宣布会议开始，介绍会议主题、议程及参会人员。简要说明会议目的和要求，强调会议纪律，确保会议在有序的氛围中进行。3.会议发言按照会议议程，参会人员依次发言，发言应紧扣主题，简洁明了，突出重点。鼓励参会人员积极发表意见和建议，充分进行讨论和交流，但应避免出现跑题、争吵等情况。主持人应把控会议节奏，引导讨论方向，对于偏离主题或冗长的发言，应及时进行提醒和引导。4.会议记录会议组织者应安排专人负责会议记录，记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言要点、讨论结果、决议事项及责任人等。记录应准确、完整、清晰，确保能够真实反映会议情况，为会后形成会议纪要提供依据。5.会议决策对于会议讨论的问题，应根据实际情况进行决策，决策应明确、具体、可行。决策过程中应充分考虑各方意见和建议，确保决策的科学性和合理性。明确决策事项的责任人、时间节点和工作要求，确保决策能够得到有效执行。（三）会后跟进1.形成会议纪要会议结束后，会议记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要应经会议主持人审核后，发送给参会人员及相关部门。会议纪要应突出会议重点和决议事项，明确责任人和时间要求，便于跟踪落实。2.跟踪决议执行各部门应按照会议纪要的要求，认真落实会议决议事项，明确工作进度和责任人。会议组织者应定期跟踪决议执行情况，及时了解工作进展，协调解决执行过程中遇到的问题。对于未按时完成或执行不到位的部门和个人，应进行督促和问责，确保会议决议得到有效执行。3.会议总结与反馈定期对会议效果进行总结和评估，收集参会人员对会议组织、议程安排、讨论效果等方面的意见和建议。根据总结和反馈情况，对会议管理制度进行不断完善和优化，提高会议质量和效率。四、会议纪律（一）参会纪律1.参会人员应提前安排好工作，准时参加会议，不得迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能参会，应提前向会议组织者请假，并安排合适人员代为参会。2.参会人员应遵守会议秩序，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间接听电话、玩手机、交头接耳或做与会议无关的事情。3.参会人员应认真听取他人发言，尊重他人意见，不得随意打断或贬低他人发言。如有不同意见，应在他人发言结束后，礼貌地表达自己的观点。4.参会人员应积极参与会议讨论，充分发表自己的意见和建议，为解决问题贡献智慧和力量。（二）会议组织纪律1.会议组织者应严格按照会议管理制度组织会议，提前做好各项准备工作，确保会议按时、顺利进行。2.会议组织者应认真负责会议记录，确保记录内容准确、完整，不得漏记、错记重要信息。3.会议组织者应及时跟进会议决议的执行情况，对未按时完成或执行不到位的部门和个人进行督促和问责，确保会议决议得到有效落实。4.会议组织者应严格保守会议机密，不得泄露会议讨论的敏感信息和决策内容，如有违反，将追究相关责任。五、会议相关责任（一）参会人员责任1.按时参加会议，认真听取会议内容，积极参与会议讨论，按照会议要求做好本职工作。2.对会议讨论的问题和决策事项有疑问或不同意见，应及时提出，以便进一步沟通和协商。3.严格遵守会议纪律，不得在会议期间从事与会议无关的活动，维护会议秩序。4.按照会议纪要的要求，认真落实会议决议事项，及时反馈工作进展情况。（二）会议组织者责任1.负责会议的策划、组织和安排，确保会议顺利进行。2.提前确定会议主题、议程、参会人员，准备好会议资料和场地设备。3.认真做好会议记录，准确记录会议内容和决议事项，及时形成会议纪要并发送给相关人员。4.跟踪会议决议的执行情况，协调解决执行过程中遇到的问题，定期向领导汇报会议决议执行情况。5.对会议效果进行总结和评估，不断改进会议组织和管理工作。（三）主持人责任1.主持会议，把控会议节奏和方向，确保会议按照议程有序进