行政资产耗材管理制度

行政资产耗材管理制度总则目的为加强公司行政资产耗材的管理，规范资产耗材的购置、使用、维护、处置等行为，提高资产耗材使用效率，降低公司运营成本，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的行政资产耗材管理。管理原则1.统一管理原则：公司行政资产耗材实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算的管理体制。2.合理配置原则：根据公司业务需求和实际情况，合理配置资产耗材，提高资产耗材的使用效益。3.归口管理原则：行政资产耗材由公司行政部门归口管理，各部门负责本部门资产耗材的使用和日常管理。4.责任到人原则：明确资产耗材管理各环节的责任主体，确保资产耗材管理责任落实到人。资产耗材分类及定义行政资产1.办公设备：包括电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、空调、办公桌椅等。2.办公家具：包括文件柜、沙发、茶几、会议桌椅等。3.电子设备：包括服务器、交换机、路由器、不间断电源等。4.运输设备：包括公司公务车辆等。5.其他资产：包括办公用房、土地使用权等。耗材1.办公耗材：包括打印纸、复印纸、墨盒、硒鼓、碳粉、文件夹、档案袋、笔记本、笔等。2.维修耗材：包括各类维修工具、配件等。3.清洁耗材：包括清洁剂、消毒剂、拖把、扫帚、抹布等。4.其他耗材：包括一次性纸杯、茶叶、咖啡等。资产耗材购置管理购置计划1.各部门应根据本部门业务需求和资产耗材使用情况，于每年[具体时间]前编制下一年度资产耗材购置计划，报行政部门审核。2.行政部门对各部门报送的购置计划进行汇总、审核，结合公司预算和实际情况，编制公司年度资产耗材购置计划，报公司领导审批。采购流程1.采购申请：经公司领导审批后的年度资产耗材购置计划，由各部门按照审批后的计划填写《资产耗材采购申请表》，注明资产耗材名称、规格型号、数量、预算金额等信息，报行政部门。2.采购审批：行政部门对各部门提交的《资产耗材采购申请表》进行审核，审核通过后报公司领导审批。3.采购实施：行政部门根据审批后的《资产耗材采购申请表》，按照公司采购管理相关规定，选择合格的供应商进行采购。采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购等，具体采购方式根据资产耗材金额和性质确定。4.合同签订：采购完成后，行政部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括资产耗材名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。5.验收付款：资产耗材到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收合格后，行政部门填写《资产耗材验收单》，并按照合同约定办理付款手续。购置预算控制1.公司建立资产耗材购置预算管理制度，将资产耗材购置费用纳入公司年度预算管理。2.各部门应严格按照公司批准的购置预算执行，不得超预算购置资产耗材。如因特殊原因需要调整购置预算的，应按照公司预算调整程序办理。3.行政部门应定期对资产耗材购置预算执行情况进行分析和检查，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。资产耗材使用管理领用登记1.行政部门应建立资产耗材领用台账，对资产耗材的领用情况进行详细记录。2.各部门领用资产耗材时，应填写《资产耗材领用申请表》，注明资产耗材名称、规格型号、数量等信息，经部门负责人签字后，到行政部门办理领用手续。3.行政部门根据《资产耗材领用申请表》，在资产耗材领用台账上进行登记，并发放资产耗材。同时，要求领用人员在《资产耗材领用登记表》上签字确认。使用规范1.各部门应按照资产耗材的使用说明和操作规程正确使用资产耗材，不得擅自更改资产耗材的用途和性能。2.办公设备应定期进行维护保养，确保设备正常运行。如发现设备故障，应及时通知行政部门维修，不得自行拆卸或维修。3.办公耗材应节约使用，避免浪费。如因工作需要确需增加耗材用量的，应提前向行政部门申请。4.各部门应妥善保管资产耗材，防止资产耗材丢失、损坏或被盗。如因保管不善造成资产耗材损失的，应追究相关人员的责任。借用归还1.因工作需要借用资产耗材的，应填写《资产耗材借用申请表》，注明借用资产耗材名称、规格型号、数量、借用时间等信息，经部门负责人签字后，到行政部门办理借用手续。2.行政部门根据《资产耗材借用申请表》，在资产耗材借用台账上进行登记，并发放资产耗材。同时，要求借用人员在《资产耗材借用登记表》上签字确认。3.借用人员应按照约定的时间归还借用的资产耗材。归还时，行政部门应对资产耗材进行检查，如发现资产耗材有损坏或丢失的，应按照规定进行赔偿。资产耗材维护管理维护计划1.行政部门应制定资产耗材维护计划，明确资产耗材的维护内容、维护周期、维护责任人等信息。2.办公设备的维护计划应根据设备的使用说明书和厂家建议制定，确保设备得到及时、有效的维护。3.办公耗材的维护计划应根据耗材的使用情况和保质期制定，确保耗材的质量和性能。维修管理1.资产耗材出现故障或损坏时，使用部门应及时通知行政部门维修。行政部门应根据故障情况，安排专业维修人员进行维修。2.维修人员在维修资产耗材时，应填写《资产耗材维修记录单》，详细记录维修时间、维修内容、维修费用等信息。3.维修费用超过一定金额的，行政部门应按照公司相关规定进行审批。维修费用报销时，应提供《资产耗材维修记录单》和维修发票等相关凭证。报废管理1.资产耗材已达到规定的使用年限或因技术进步等原因无法继续使用的，由使用部门填写《资产耗材报废申请表》，注明资产耗材名称、规格型号、购置时间、报废原因等信息，报行政部门审核。2.行政部门对各部门提交的《资产耗材报废申请表》进行审核，审核通过后报公司领导审批。3.经公司领导审批同意报废的资产耗材，行政部门应组织相关人员进行清理和处置。处置方式包括变卖、捐赠、报废等，具体处置方式根据资产耗材的性质和价值确定。4.资产耗材处置后，行政部门应在资产耗材台账上进行核销，并将处置情况报财务部门备案。资产耗材盘点管理盘点计划1.行政部门应制定资产耗材盘点计划，明确盘点时间、盘点范围、盘点方法、盘点人员等信息。2.资产耗材盘点每年至少进行一次，一般在年末进行全面盘点，平时可根据实际情况进行不定期抽查。盘点实施1.盘点人员应按照盘点计划对资产耗材进行逐一清点，核对资产耗材的名称、规格型号、数量、使用状态等信息，并记录在《资产耗材盘点表》上。2.在盘点过程中，如发现资产耗材账实不符的情况，应及时查明原因，并填写《资产耗材盘盈盘亏报告表》，注明资产耗材名称、规格型号、数量、盘盈盘亏原因等信息，报行政部门审核。3.行政部门对各部门提交的《资产耗材盘盈盘亏报告表》进行审核，审核通过后报公司领导审批。结果处理1.根据公司领导审批后的《资产耗材盘盈盘亏报告表》，行政部门应及时调整资产耗材台账，确保账实相符。2.对于盘盈的资产耗材，应按照规定进行入账处理；对于盘亏的资产耗材，应查明原因，属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任；属于自然灾害等不可抗力因素造成的，应按照规定进行核销。资产耗材信息化管理建立资产耗材管理系统1.公司应建立资产耗材管理系统，实现资产耗材的信息化管理。资产耗材管理系统应涵盖资产耗材的购置、使用、维护、处置等各个环节，包括资产耗材台账管理、采购管理、领用管理、维修管理、盘点管理等功能模块。2.行政部门应指定专人负责资产耗材管理系统的日常维护和管理，确保系统数据的准确性和及时性。数据录入与更新1.资产耗材管理人员应及时将资产耗材的相关信息录入资产耗材管理系统，包括资产耗材名称、规格型号、购置时间、购置价格、使用部门、使用状态等信息。2.在资产耗材的购置、使用、维护、处置等过程中，如资产耗材的信息发生变化，资产耗材管理人员应及时在资产耗材管理系统中进行更新，确保系统数据与实际情况一致。系统查询与统计1.公司各部门可通过资产耗材管理系统查询本部门资产耗材的使用情况、库存情况等信息，以便合理安排工作和使用资产耗材。2.行政部门可通过资产耗材管理系统对公司资产耗材的整体情况进行统计分析，包括资产耗材的购置金额、使用情况、维修费用等信息，为公司决策提供数据支持。监督检查与奖惩监督检查1.公司行政部门应定期对各部门资产耗材管理情况进行监督检查，检查内容包括资产耗材的购置、使用、维护、处置等环节是否符合本制度规定，资产耗材台账是否健全，资产耗材是否账实相符等。2.对于监督检查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，行政部门应进行复查，确保问题得到彻底解决。奖励措施1.对于在资产耗材管理工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉称号、奖金、晋升等。2.对积极参与资产耗材节约使用、合理配置等工作，提出合理化建议并取得显著成效的部门和个人，公司将给予相应的奖励。惩罚措施1.对于违反本制度规定的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处