认证公司档案管理制度

认证公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强认证公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司运营、认证业务开展、质量管理体系运行等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在从事认证业务及公司日常管理活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案由综合管理部集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理，并定期移交至综合管理部。2.真实性原则档案内容应如实反映公司各项业务活动及管理工作的实际情况，确保档案信息的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集、整理公司在运营过程中产生的各类文件、资料，保证档案的门类齐全、内容完整。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，进行档案的收集、整理、分类、编号、装订、存储等工作。3.建立档案管理信息系统，对档案进行信息化管理，实现档案信息的快速检索和共享。4.负责档案的鉴定、销毁工作，对超过保管期限且无保存价值的档案进行清理和销毁。5.组织开展档案的查阅、借阅服务，对档案利用情况进行登记和统计。6.指导和监督各部门的档案管理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。（二）各部门1.设立兼职档案管理员，负责本部门档案的日常收集、整理和保管工作。2.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案整理后移交至综合管理部。3.配合综合管理部做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助。4.负责本部门档案的安全保密工作，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.认证业务档案管理体系认证档案，包括认证申请书、审核计划、审核报告、不符合项报告、管理体系文件等。产品认证档案，涵盖产品认证申请书、产品标准、检验报告、工厂审查报告等。服务认证档案，包含服务认证申请书、服务规范、服务过程记录、认证结果报告等。2.行政管理档案公司文件，如公司章程、董事会决议、股东会决议、公司制度、通知、通报等。会议文件，包括会议通知、会议议程、会议纪要、会议记录等。人事档案，涉及员工入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核记录、薪酬福利资料等。财务档案，包含会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。资质证书档案，如营业执照、资质证书、许可证等的原件及复印件。3.业务往来档案客户档案，记录客户基本信息、合作项目、沟通记录、反馈意见等。供应商档案，包括供应商资质证明、合作协议、供货记录、评价资料等。合作伙伴档案，涵盖合作单位基本情况、合作项目合同、合作过程资料、合作成果等。4.项目档案认证项目策划档案，如项目策划书、可行性分析报告等。项目实施过程档案，包括项目进度记录、项目变更记录、项目质量控制记录等。项目验收档案，涉及验收报告、验收证书、项目总结等。（二）档案编号1.档案编号采用"分类代码+年度+顺序号"的结构。2.分类代码：按照档案分类的类别，分别用两位字母表示，如"RZ"表示认证业务档案，"xG"表示行政管理档案，"YW"表示业务往来档案，"xM"表示项目档案。3.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如"2023"。4.顺序号：按照档案形成的先后顺序，从"001"开始依次编号。例如，一份2023年形成的管理体系认证档案，其编号为"RZ2023001"。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确档案收集的范围、内容和要求，确保档案收集的全面性和准确性。2.兼职档案管理员应及时收集本部门在工作中形成的各类文件、资料，包括纸质文件、电子文件、图表、照片、音像资料等。3.对于外来文件，如客户提供的资料、政府部门下发的文件等，由相关业务部门负责收集，并及时移交至综合管理部。4.档案收集应遵循及时、完整、准确的原则，避免档案的遗漏和丢失。（二）整理1.综合管理部及各部门兼职档案管理员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.纸质档案应去除金属物、裁剪整齐，采用A4纸张规格进行折叠或粘贴，确保页面平整。3.电子档案应按照文件类型、日期等进行分类存储，文件命名应规范、准确，便于识别和查找。4.对于照片、音像资料等特殊载体档案，应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并进行分类整理和存储。5.档案整理过程中，应编制档案目录，目录内容包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等，确保档案信息的清晰和可查。五、档案的归档与保管（一）归档1.各部门兼职档案管理员应定期将整理好的档案移交至综合管理部。移交时，应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、编号等信息，双方签字确认。2.综合管理部对接收的档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和整理质量，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.审核通过的档案按照档案编号顺序进行排列上架，完成归档工作。（二）保管1.综合管理部应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对不同保管期限、不同密级的档案应进行分区存放，便于管理和查找。4.定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、霉变、虫蛀等。5.对电子档案应进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部档案管理人员根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在档案查阅登记表上记录查阅情况，包括查阅日期、查阅人员姓名、部门、查阅内容等。3.查阅人员应在指定的档案查阅室进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。4.涉及公司机密或重要信息的档案，查阅人员需经公司分管领导批准后方可查阅。（二）借阅1.公司内部员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和综合管理部负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[x]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、传播档案内容。如因工作需要复印档案，应经综合管理部负责人批准。4.借阅人员归还档案时，应确保档案的完整性和准确性，档案管理人员应认真核对档案的数量和内容，确认无误后在档案借阅登记表上注明归还日期。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和密级。档案保管期限分为永久、长期（[x]年）和短期（[x]年）。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由综合管理部负责人、档案管理人员及相关业务部门人员参加。鉴定小组根据档案的内容、性质、历史价值等因素，对档案进行全面评估，提出鉴定意见。3.对已过保管期限且无保存价值的档案，鉴定小组应填写档案鉴定销毁审批表，注明档案名称、编号、形成日期、保管期限、鉴定意见等信息，经公司分管领导批准后，方可进行销毁。（二）销毁1.档案销毁应指定专人负责，确保销毁过程的安全和保密。2.对于纸质档案，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；对于电子档案，应采用数据擦除、格式化等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应填写档案销毁记录，注明销毁日期、档案名称、数量、销毁方式等信息，销毁人员和监销人员应签字确认。4.监销人员应对档案销毁过程进行全程监督，确保销毁工作符合规定要求。八、档案的保密与安全（一）保密1.档案管理人员应严格遵守公司保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.涉及公司机密的档案，应严格限制查阅和借阅范围，查阅和借阅时应履行严格的审批手续。3.档案管理人员在工作中应注意保护档案信息安全，不得擅自将档案数据带出公司或在非工作场所处理档案信息。4.对因工作需要接触档案的人员，应进行保密教育，签订保密协议，明确其保密责任和义务。（二）安全1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，并定期进行检查和维护，确保设备正常运行。2.建立健全档案安全管