财贸双全采购管理制度

财贸双全采购管理制度一、总则（一）目的为了规范公司采购管理工作，确保采购活动的高效、有序进行，保障公司生产经营所需物资的及时供应，降低采购成本，保证物资质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.按需采购原则：根据公司生产经营计划和实际需求，合理安排采购，避免盲目采购和库存积压。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资和服务符合公司要求和相关标准。3.成本效益原则：在保证物资质量和满足需求的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。4.公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易行为。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责公司采购计划的制定、执行和监控：根据公司生产经营计划和库存情况，编制采购计划，明确采购物资的品种、规格、数量、交货时间等要求，并组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.供应商开发与管理：负责供应商的开发、评估、选择、审核和管理工作，建立供应商档案，定期对供应商进行评价和考核，确保供应商的供货能力和质量水平。3.采购合同的签订与执行：负责采购合同的起草、审核、签订、履行和跟踪工作，确保合同的顺利执行，及时处理合同执行过程中的问题和纠纷。4.采购成本控制：通过市场调研、供应商谈判、招标采购等方式，降低采购成本，提高采购效益。定期对采购成本进行分析和评估，提出改进措施和建议。5.采购信息管理：负责采购信息的收集、整理、分析和传递工作，建立采购信息数据库，为公司决策提供支持。及时向上级领导汇报采购工作进展情况和存在的问题。（二）需求部门1.提出采购需求：根据本部门的生产经营计划和实际工作需要，提前向采购部门提交采购申请，明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.参与采购过程：协助采购部门进行供应商选择、采购合同谈判、验收等工作，提供必要的技术支持和质量标准要求。对采购物资的使用情况进行跟踪和反馈，及时提出改进意见和建议。3.负责采购物资的验收：按照公司规定的验收标准和程序，对采购物资进行验收，确保所采购物资的数量、质量、规格等符合要求。对验收过程中发现的问题及时与采购部门沟通，并协助处理。（三）财务部门1.参与采购预算编制：协助采购部门编制采购预算，对采购预算进行审核和控制，确保采购费用在预算范围内支出。2.采购资金管理：负责采购资金的支付和结算工作，按照公司财务制度和采购合同规定，及时、准确地支付采购款项。对采购资金的使用情况进行监督和检查，防止资金浪费和挪用。3.采购成本核算与分析：参与采购成本的核算和分析工作，为公司采购决策提供财务支持。定期对采购成本进行统计和分析，评估采购活动的经济效益。（四）质量管理部门1.制定采购物资质量标准：根据公司产品质量要求和相关国家标准，制定采购物资的质量标准和验收规范，为采购物资的质量控制提供依据。2.参与供应商质量评估：协助采购部门对供应商的质量保证能力进行评估和审核，提出质量方面的意见和建议。对采购物资进行质量抽检和检验，确保所采购物资符合质量标准要求。3.处理采购物资质量问题：对采购物资在使用过程中出现的质量问题进行调查和分析，提出处理意见和建议。协助采购部门与供应商协商解决质量纠纷，保障公司生产经营的正常进行。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营计划和实际工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、用途等信息，并经部门负责人签字确认后提交给采购部门。2.对于紧急采购需求，需求部门应在申请表上注明"紧急采购"字样，并说明紧急原因，经部门负责人和分管领导签字同意后，优先安排采购。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。对于不符合要求的采购申请，及时与需求部门沟通并退回修改。2.根据采购物资的金额和性质，按照公司规定的审批流程进行审批。采购金额较小的常规物资采购申请，由采购部门负责人审批；采购金额较大或重要物资的采购申请，需经分管领导、财务部门负责人、总经理等相关领导审批。（三）采购计划编制1.采购部门根据审批通过的采购申请，结合公司库存情况、生产经营计划和市场供应情况，编制采购计划。采购计划应明确采购物资的品种、规格、数量、交货时间、采购方式等详细信息。2.采购计划编制完成后，经采购部门负责人审核后报分管领导审批。分管领导根据公司整体情况对采购计划进行调整和批准，确保采购计划符合公司实际需求和战略规划。（四）供应商选择与评估1.根据采购计划和物资特点，采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、资质证书、产品质量认证、业绩情况等相关资料。2.组织相关部门对筛选后的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制能力、价格水平、交货期、售后服务、企业信誉等方面。填写《供应商评估表》，记录评估结果。3.根据供应商评估结果，建立供应商档案，对合格供应商进行分类管理。对于优质供应商，给予优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时进行整改或淘汰。（五）采购谈判与合同签订1.采购部门根据采购计划和供应商选择情况，与选定的供应商进行采购谈判。谈判内容包括物资价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等条款。在谈判过程中，应充分了解市场行情，争取有利的采购条件。2.谈判达成一致后，采购部门起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同起草完成后，提交给法务部门和财务部门进行审核。3.法务部门和财务部门对采购合同进行审核，重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性以及对公司利益的保护情况。审核通过后，由采购部门负责人、分管领导签字确认，加盖公司公章后与供应商签订采购合同。（六）采购订单下达1.采购合同签订后，采购部门根据合同要求，及时向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资的具体信息、交货时间、交货地点、运输方式等内容，并要求供应商签字确认。2.将采购订单副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门及时了解采购进度和跟踪物资到货情况。（七）采购物资跟踪与催货1.采购部门安排专人负责采购物资的跟踪和催货工作，及时掌握供应商的生产进度和发货情况。定期与供应商沟通，了解物资生产过程中是否存在问题，确保按时交货。2.如发现供应商可能无法按时交货或出现其他异常情况，采购部门应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施，如调整交货期、增加催货频率、寻求替代供应商等，以保证公司生产经营不受影响。（八）采购物资验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量管理部门做好验收准备工作。需求部门根据采购申请和合同要求，制定验收方案，明确验收标准和方法。2.物资到货后，由需求部门和质量管理部门按照验收方案进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等方面。对于重要物资或技术要求较高的物资，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。3.验收合格后，验收人员填写《采购物资验收单》，经需求部门负责人、质量管理部门负责人签字确认后，作为采购物资入库和付款的依据。如验收不合格，应及时与供应商沟通，要求其采取补货、换货、退货等措施，并承担相应的损失。（九）采购付款1.采购物资验收合格后，采购部门将《采购物资验收单》、采购合同、发票等相关凭证提交给财务部门。财务部门根据公司财务制度和采购合同规定，对付款申请进行审核。2.审核通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。对于采用预付款方式的采购业务，应严格控制预付款比例和金额，确保资金安全。3.财务部门定期对采购付款情况进行统计和分析，与采购部门核对采购付款数据，发现问题及时沟通解决。四、采购方式（一）招标采购1.对于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目，采用招标采购方式。招标采购应按照国家相关法律法规和公司规定的程序进行，包括发布招标公告、资格预审、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。2.成立评标委员会，由采购部门、需求部门、财务部门、质量管理部门等相关人员组成，负责对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确保评标过程的公平、公正、公开。3.根据评标结果，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。中标供应商应在规定时间内与公司签订采购合同。（二）询价采购1.对于采购金额较小、市场价格比较透明、技术要求相对简单的采购项目，采用询价采购方式。采购部门向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价。2.对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、质量可靠、信誉良好的供应商作为成交供应商。与成交供应商进行谈判，确定最终采购价格和合同条款，并签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.对于采购时间紧迫、采购需求规格不明确、市场竞争不充分等情况，采用竞争性谈判采购方式。采购部门邀请不少于三家符合条件的供应商进行谈判。2.在谈判过程中，与供应商就采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商和谈判，要求供应商进行多轮报价和承诺。根据谈判结果，选择最优供应商并签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式的，采购部门应填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购的理由，并按照公司规定的审批流程进行审批。审批通过后，与供应商进行谈判，签订采购合同。五、采购风险管理（一）市场风险1.关注市场动态和价格波动，及时收集市场信息，分析市场趋势，制定合理的采购策略。与供应商建立长期稳定的合作关系，争取有利的采购价格和条款。2.对于价格波动较大的物资，可采用套期保值、签订长期合同、分批采购等方式，降低市场价格风险。（二）供应商风险1.加强供应商管理，定期对供应商进行评估和考核，及时发现和解决供应商存在的问题。建立供应商淘汰机制，对表现不佳的供应商及时进行更换。2.与主要供应商签订质量保证协议和保密协议，明确双方的权利和义务，确保供应商提供的物资质量可靠，保护公司商业机密。3.对于关键物资的供应商，可采取实地考察、驻厂监造等方式，加强对供应商生产过程的监控，确保物资质量和交货期。（三）合同风险1.严格按照合同管理流程签订采购合同，确保合同条款的合法性、完整性、准确性。加强合同执行过程的跟踪和管理，及时发现和解决合同执行过程中的问题。2.定期对采购合同进行清理和检查，对即将到期的合同提前做好续签或终止准备工作。对于合同纠纷，应及时按照合同约定和相关法律法规进行处理，维护公司合法权益。（四）验收风险1.明确采购物资的验收标准和程序，加强验收人员培训，提高验收人员的专业素质和责任心。严格按照验收标准进行验收，确保所采购物资的质量符合要求。2.对于验收不合格的物资，应及时与供应商沟通，要求其采取相应的措施。如因验收把关不严导致不合格物资入库，应追究验收人员的责任。（五）付款风险1.加强采购付款管理，严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。对付款申请进行严格审核，确保付款依据充分、手续齐全。2.建立采购付款跟踪机制，及时掌握采购款项的支付情况。对于逾期未付款项，应及时与供应商沟通，了解原因并采取相应的措施，避免产生逾期付款违约金等额外费用。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购物资的价格、运输费用、保险费用等，评估采购成本是否控制在预算范围内，是否达到行业合理水平。2.采购质量：通过验收合格率、退货率等指标，评估所采购物资的质量是否符合要求。3.采购交货期：以按时交货率为指标，评估供应商是否能够按照合同约定的时间交货。4.供应商管理：包括供应商开发数量、供应商淘汰率、供应商满意度等指标，评估采购部门对供应商的管理效果。5.采购效率：通过采购周期、采购计划完成率等指标，评估采购部门的工作效率和执行力。（二）评估方法1.定期评估：每月或每季度对采购绩效进行一次定期评估，根据评估指标收集相关数据，进行分析和计算，得出评估结果。2.对比分析：将采购绩效与历史数据、行业平均水平进行对比分析，找出差距和改进方向。3.问卷调查：向需求部门、财务部门、质量管理部门等相关部门发放问卷调查，收集对采购工作的意见和建议，