财务档案保存管理制度

财务档案保存管理制度总则目的为了加强公司财务档案的科学管理，确保财务档案的安全与完整，充分发挥财务档案在公司经营管理中的作用，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的财务档案管理工作。定义1.财务档案：指公司在各项经济活动中形成的，具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料，以及与财务相关的各类合同、协议、文件等。管理原则1.真实性原则：财务档案应如实反映公司经济业务的发生情况。2.完整性原则：确保财务档案资料齐全、完整，不遗漏重要信息。3.规范性原则：档案的整理、保管、查阅等工作应遵循统一规范。4.安全性原则：采取有效措施保证财务档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄密等。财务档案的分类与归档会计凭证1.原始凭证包括发票、收据、报销单、借款单、工资表、成本计算单等。应按照经济业务发生的时间顺序，分类整理粘贴，并在每张凭证上加盖制单人、审核人、审批人等印章。2.记账凭证根据审核无误的原始凭证编制，应注明凭证编号、日期、摘要、会计科目、金额、附件张数等内容。记账凭证应连续编号，每月装订成册，并加具封面，注明月份、凭证种类、起止号码、本册张数、会计主管、装订人等信息。会计账簿1.总账：按照会计科目设置，全面记录公司经济业务的总括情况。2.明细账：根据明细科目设置，详细记录各类经济业务的具体情况，如应收账款明细账、应付账款明细账、固定资产明细账等。3.日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，由出纳人员逐日逐笔登记。4.其他辅助账簿：如备查账等，用于记录一些在总账和明细账中未能详细反映的经济事项。会计账簿应定期打印，每年更换一次，旧账簿应整理归档。财务报告1.月度财务报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表等，以及相关附注。2.季度财务报告：在月度报告的基础上，增加季度财务分析等内容。3.年度财务报告：全面反映公司年度财务状况、经营成果和现金流量的报告，包括审计报告、财务报表及附注、财务情况说明书等。财务报告应按照规定的格式和内容编制，经审核、批准后及时归档。其他财务资料1.财务预算：包括年度预算、季度预算、月度预算等，以及预算执行情况分析报告。2.财务决算：年度终了后编制的，反映公司全年财务收支及经营成果的总结性文件。3.税务资料：如纳税申报表、税务审计报告、税收优惠申请文件等。4.财务审计报告：包括内部审计报告、外部审计报告等。5.财务制度及相关文件：公司制定的财务管理制度、办法、规定等，以及与财务相关的上级文件、通知等。6.经济合同：涉及财务收支的各类合同、协议，如销售合同、采购合同、借款合同、租赁合同等。7.财务电子数据：包括财务软件备份数据、电子报表、电子文档等。上述资料应按照各自的类别和时间顺序进行整理归档。财务档案的整理整理要求1.分类清晰：按照财务档案的类别，如会计凭证、会计账簿、财务报告等，分别进行整理。2.编号规范：对每一类档案进行编号，以便于查找和管理。3.装订整齐：会计凭证应使用统一规格的凭证封面和封底，装订牢固、整齐；会计账簿应加装封面、封底，并按页顺序编号。4.标识明确：在档案封面或标签上注明档案名称、年度、月份、起止日期、保管期限等信息。整理步骤1.会计凭证整理将原始凭证按类别和时间顺序排列，粘贴在记账凭证后面，并在记账凭证上注明附件张数。检查凭证的完整性和准确性，对不符合要求的凭证进行补充或更正。按月份将记账凭证装订成册，填写凭证封面信息。2.会计账簿整理打印出的会计账簿应按科目顺序排列，检查账页是否齐全、编号是否连续。加装封面和封底，在封面上注明账簿名称、年度、单位名称等信息。按年度将账簿归档存放。3.财务报告整理将各类财务报告按时间顺序整理，检查报告内容是否完整、数据是否准确。对报告进行编号，装订成册，并在封面上注明报告名称、年度、月份等信息。将整理好的财务报告归档保存。4.其他财务资料整理对其他财务资料进行分类，如按年度、类别分别整理。每份资料应加盖归档章，注明日期、编号、保管期限等信息。将整理好的资料装入档案盒或文件夹，存放于档案柜中。财务档案的保管保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告：月度、季度财务报告保管期限为10年，年度财务报告永久保管。4.其他财务资料：财务预算、财务决算、税务资料、财务审计报告等保管期限为10年；财务制度及相关文件、经济合同等保管期限根据实际情况确定，一般为10年以上；财务电子数据应定期备份，保管期限与相应纸质档案一致。保管地点1.公司应设立专门的财务档案室，用于存放财务档案。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全设施。2.财务档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。保管方式1.纸质档案：应分类存放于档案柜中，档案柜应编号并标明存放档案的类别。定期对纸质档案进行检查，发现问题及时处理。2.电子档案：应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份数据应分别存放在不同的介质上，如磁带、光盘、硬盘等。同时，应对电子档案进行加密处理，防止数据泄露。电子档案应定期进行维护和检查，确保数据的完整性和可用性。档案借阅1.借阅申请：公司内部人员因工作需要借阅财务档案，应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅用途等信息，经所在部门负责人签字批准后，交财务档案室管理人员办理借阅手续。2.借阅审批：财务档案室管理人员收到借阅申请表后，应对借阅申请进行审核。对于重要财务档案的借阅，应报财务总监或总经理批准。3.借阅登记：审核通过后，财务档案室管理人员应在《财务档案借阅登记簿》上登记借阅人的姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息，并将档案交借阅人。4.借阅期限：借阅期限一般不得超过[x]个工作日，如需延期，应重新办理借阅申请手续。5.归还档案：借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。财务档案室管理人员在收到归还的档案后，应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时向借阅人查询。档案查阅1.查阅申请：公司外部人员（如审计机构、税务机关等）因工作需要查阅财务档案，应提前向公司提出查阅申请，并提供相关证明文件。公司内部人员陪同查阅时，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、数量、查阅时间、查阅用途等信息，经所在部门负责人签字批准后，交财务档案室管理人员办理查阅手续。2.查阅审批：财务档案室管理人员收到查阅申请表后，应对查阅申请进行审核。对于重要财务档案的查阅，应报财务总监或总经理批准。3.查阅登记：审核通过后，财务档案室管理人员应在《财务档案查阅登记簿》上登记查阅人的姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息，并安排专人陪同查阅。查阅过程中，查阅人不得擅自摘抄、复制、拍照、外带档案资料等。4.查阅结束：查阅结束后，陪同人员应监督查阅人将档案资料整理归位，财务档案室管理人员应对查阅情况进行记录，并在《财务档案查阅登记簿》上注明查阅结束时间。财务档案的销毁销毁条件1.保管期满的财务档案，除未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证外，可以按照规定程序销毁。2.对于保管期满但涉及诉讼、仲裁等未了事项的财务档案，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。销毁程序1.提出申请：由财务部门会同档案管理部门对拟销毁的财务档案进行鉴定，提出销毁意见，编制《财务档案销毁清册》，注明档案名称、年度、月份、起止日期、保管期限、已保管期限、销毁原因等信息。2.审批：《财务档案销毁清册》经财务总监、总经理审核批准后，方可进行销毁。3.销毁实施：由档案管理部门负责组织销毁工作，财务部门派人监销。销毁时，应确保档案彻底销毁，不得遗漏。4.销毁记录：销毁工作完成后，监销人员应在《财务档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告财务总监和总经理。同时，应将《财务档案销毁清册》永久保存。监督与检查监督部门公司内部审计部门负责对财务档案管理工作进行定期监督检查。检查内容1.财务档案的整理、归档是否符合规定要求。2.财务档案的保管是否安全、完整，保管期限是否符合规定。3.财务档案的借阅、查阅手续是否齐全，登记是否完整。4.财务档案的销毁程序是否合规，销毁