证券公司印鉴管理制度

证券公司印鉴管理制度一、总则（一）目的为加强公司印鉴管理，规范印鉴的使用流程，保障公司印章使用的安全性、合法性和严肃性，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、业务专用章等各类印章。（三）定义1.印鉴：指公司在经营活动中使用的具有法律效力的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、业务专用章等。2.印章保管人：指负责保管公司印鉴的具体人员。3.用印审批人：指对用印申请进行审核并批准的人员。二、印鉴的种类及用途（一）公章1.用于公司对外的正式文件、信函、报表、证明等，代表公司的正式意思表示。2.用于公司各类合同、协议等法律文件的签署。3.用于公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证等重要证照的加盖。（二）合同专用章专门用于公司签订各类合同、协议等法律文件，具有合同签订的法律效力。（三）财务专用章1.用于公司财务报表、财务票据、资金收付等财务相关文件的加盖。2.用于公司银行账户的开户、销户、变更等手续的办理。（四）法定代表人章1.用于公司法定代表人在相关文件、报表、合同等上的签字确认。2.用于公司法定代表人授权委托书的加盖。（五）业务专用章1.用于公司各类业务文件、报告、函件等的加盖，代表公司特定业务领域的意思表示。2.用于公司业务合同、协议等法律文件的签署，但仅限于特定业务范围内。三、印鉴的刻制与启用（一）印鉴的刻制1.公司各类印鉴的刻制必须经公司法定代表人或其授权人批准。2.由公司行政部门或指定的专人负责联系具有资质的印章刻制单位进行刻制。3.刻制的印鉴必须符合国家法律法规和行业规范的要求，确保印章的质量和安全性。（二）印鉴的启用1.新刻制的印鉴在启用前，必须进行登记备案。登记内容包括印鉴名称、规格、启用日期、保管人等。2.由公司行政部门或指定的专人负责将新启用的印鉴样本留存一份，并分发给相关部门和人员。3.印鉴启用时，应在公司内部进行公告，明确告知各部门和人员新印鉴的启用情况及使用要求。四、印鉴的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印鉴保管的安全性和保密性。2.保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印鉴交予他人保管或使用。3.印鉴应妥善保管，存放于安全可靠的地方，如保险柜等，并确保存放环境的安全。（二）保管职责1.公章保管人职责负责公章的日常保管，确保公章存放安全。严格按照用印审批流程进行用印操作，不得擅自使用公章。定期对公章进行检查，如发现公章有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。做好公章使用记录，包括用印日期、用印文件名称、用印事由、批准人等。2.合同专用章保管人职责负责合同专用章的日常保管，确保合同专用章存放安全。严格按照合同用印审批流程进行用印操作，不得擅自使用合同专用章。对合同专用章的使用情况进行登记，包括合同编号、合同名称、签订日期、用印日期等。协助合同承办部门办理合同签订、变更、解除等手续，确保合同用印的准确性和合法性。3.财务专用章保管人职责负责财务专用章的日常保管，确保财务专用章存放安全。严格按照财务制度和用印审批流程进行用印操作，不得擅自使用财务专用章。对财务专用章的使用情况进行详细记录，包括用印日期、用印文件名称、用印金额、批准人等。协助财务部门办理资金收付、财务报表编制、税务申报等业务，确保财务用印的准确性和合规性。4.法定代表人章保管人职责负责法定代表人章的日常保管，确保法定代表人章存放安全。严格按照法定代表人授权或用印审批流程进行用印操作，不得擅自使用法定代表人章。对法定代表人章的使用情况进行登记，包括用印日期、用印文件名称、用印事由、批准人等。协助办理法定代表人授权委托书的用印手续，确保授权的真实性和有效性。5.业务专用章保管人职责负责业务专用章的日常保管，确保业务专用章存放安全。严格按照业务用印审批流程进行用印操作，不得擅自使用业务专用章。对业务专用章的使用情况进行登记，包括用印日期、用印文件名称、用印事由、批准人等。协助业务部门办理各类业务文件的签署、业务合同的签订等手续，确保业务用印的准确性和合规性。（三）保管人员变更1.因工作调动、离职等原因需要变更印鉴保管人时，应办理印鉴交接手续。2.交接手续应由公司行政部门或指定的专人负责监交，确保印鉴交接的准确性和完整性。3.交接内容包括印鉴实物、使用记录、保管要求等，并填写印鉴交接清单，交接双方及监交人签字确认。五、印鉴的使用（一）使用原则1.严格按照用印审批流程进行用印操作，未经批准不得擅自使用印鉴。2.用印必须基于公司真实、合法、有效的业务需求，确保用印的必要性和合规性。3.用印文件必须内容完整、格式规范、手续齐全，符合法律法规和公司内部规定的要求。（二）用印审批流程1.用印申请用印申请人应填写《印鉴使用申请表》，详细注明用印文件名称、用印事由、用印日期、用印份数等信息。用印申请应附相关文件或材料，如合同草案、文件初稿、授权委托书等。2.部门审核用印申请提交后，由申请人所在部门负责人对用印申请进行审核，审核内容包括用印事项的真实性、必要性、合规性等。部门负责人审核通过后，在《印鉴使用申请表》上签署审核意见并签字。3.审批人审批根据用印事项的性质和金额大小，按照公司授权审批制度的规定，由相应的审批人对用印申请进行审批。审批人应认真审核用印申请，确保用印事项符合公司利益和法律法规要求，并在《印鉴使用申请表》上签署审批意见并签字。4.用印操作经审批同意用印的，由印鉴保管人按照审批意见进行用印操作。用印时，应确保印鉴清晰、端正，盖印位置准确无误。用印后，应在《印鉴使用申请表》上填写实际用印日期，并由用印人签字确认。（三）特殊情况用印1.紧急情况下需要用印的，用印申请人应电话或口头向审批人报告用印事由，并在事后及时补办用印申请手续。2.因异地办公、出差等原因无法现场用印的，可采用传真、扫描等方式将用印文件传输给印鉴保管人，由印鉴保管人按照审批意见进行用印，并将用印后的文件复印件或扫描件传真或发送给用印申请人。（四）禁止使用印鉴的情况1.涉及违法违规、损害公司利益的文件或事项。2.内容不完整、格式不规范、手续不全的文件或事项。3.未经公司法定代表人或其授权人批准的文件或事项。4.与公司正常业务无关的文件或事项。六、印鉴的停用与销毁（一）印鉴的停用1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要停用印鉴的，由公司行政部门或指定的专人负责办理印鉴停用手续。2.印鉴停用前，应进行全面清理，确保已用印的文件和票据等资料完整、合规，并将未使用的印鉴实物收回。3.印鉴停用后，应在公司内部进行公告，明确告知各部门和人员印鉴停用的情况。（二）印鉴的销毁1.对于已停用且不再使用的印鉴，应及时进行销毁处理，以确保公司印鉴管理的安全性和保密性。2.印鉴销毁应由公司行政部门或指定的专人负责组织实施，并邀请公司内部审计、监察等部门人员进行监销。3.印鉴销毁时，应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印鉴无法恢复使用。4.印鉴销毁后，应填写《印鉴销毁清单》，详细记录印鉴名称、规格、数量、销毁日期、销毁方式等信息，监销人及销毁人签字确认。七、印鉴的检查与监督（一）定期检查1.公司行政部门应定期对印鉴的保管和使用情况进行检查，检查内容包括印鉴保管是否安全、用印审批流程是否规范、用印记录是否完整等。2.定期检查应形成书面报告，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）不定期抽查1.公司内部审计、监察等部门应不定期对印鉴的保管和使用情况进行抽查，确保印鉴管理的合规性和有效性。2.抽查发现问题的，应及时责令相关部门和人员进行整改，并对违规行为进行严肃处理。（三）违规处理1.对于违