记者采访接待管理制度

记者采访接待管理制度一、总则（一）目的为规范公司记者采访接待工作，确保公司信息的准确传递与有效沟通，维护公司良好形象，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构对各类媒体记者采访接待活动的管理。（三）基本原则1.统一管理原则公司所有记者采访接待工作由公司[具体负责部门]统一归口管理与协调，确保接待活动的规范性和一致性。2.真实性原则向记者提供的信息应真实、准确、客观，不得隐瞒或夸大事实。3.谨慎性原则涉及公司商业机密、敏感信息等内容，应严格按照保密规定进行处理，避免泄露。4.高效性原则以热情、周到的服务，高效安排采访接待活动，满足记者的工作需求，同时尽量减少对公司正常运营的影响。二、接待准备（一）信息收集1.记者信息提前了解来访记者所属媒体的性质、影响力、报道领域、记者个人风格及以往报道倾向等信息，以便有针对性地进行沟通和接待。2.采访主题与记者或其所在媒体沟通，明确采访主题、目的、大致内容及重点关注方向，确定采访涉及的部门和人员范围。3.采访要求了解记者对于采访形式（如现场采访、会议采访、一对一访谈等）、时间安排、采访地点等方面的要求。（二）审批流程1.填写申请表相关部门或人员如需安排记者采访接待活动，需填写《记者采访接待申请表》，详细说明采访记者信息、采访主题、预计时间、参与人员、可能涉及的敏感信息等内容。2.部门审核申请表经所在部门负责人审核，确保采访活动符合部门工作安排及公司利益，审核通过后签字确认。3.归口部门审批申请表提交至公司[归口管理部门]，由归口管理部门负责人进行审批。对于涉及重大事项、敏感信息或可能产生较大影响的采访申请，需报公司分管领导甚至总经理审批。（三）人员安排1.接待人员根据采访需求，确定接待人员名单，包括公司领导、相关部门负责人、新闻发言人或联络人等。接待人员应具备良好的沟通能力、专业素养和形象气质，熟悉公司业务和相关信息。2.受访人员组织相关受访人员提前做好准备，熟悉采访主题，梳理可能涉及的问题答案，确保能够准确、清晰地回答记者提问。受访人员应严格遵守公司保密规定，对于不宜公开的信息不得随意透露。（四）场地布置1.采访场地根据采访形式和需求，选择合适的采访场地，如会议室、办公室、生产车间、项目现场等。确保场地整洁、明亮、通风良好，具备必要的设施设备，如桌椅、音响、投影仪、麦克风等，以满足采访过程中的各种需求。2.宣传展示如有需要，在采访场地适当位置摆放公司宣传资料、产品样本等，展示公司形象和业务成果，但要注意避免过于繁杂，影响采访环境。（五）资料准备1.公司资料收集整理公司基本情况介绍、发展历程、业务范围、核心产品或服务、荣誉奖项、社会责任履行情况等资料，形成统一的公司宣传册或资料包，供记者参考。2.受访资料为受访人员准备相关背景资料，包括业务数据、项目案例、技术成果等，以便受访人员能够更加全面、准确地回答记者提问。同时，整理可能涉及的敏感信息清单，提醒受访人员注意保密。3.常见问题解答根据以往媒体采访中记者经常关注的问题，整理形成《记者采访常见问题解答》，供接待人员和受访人员参考，确保回答口径的一致性和准确性。三、接待实施（一）迎接引导1.专人迎接在约定时间前，安排专人在公司指定地点迎接来访记者，如公司大门、电梯口等。迎接人员应主动与记者打招呼，表明身份，热情欢迎记者的到来，并协助记者办理签到等手续。2.引导就座将记者引导至事先安排好的采访场地，按照预定座位安排就座。为记者提供必要的饮品，如茶水、咖啡等，并确保采访场地环境舒适、安静。（二）开场介绍1.接待人员介绍由接待负责人向记者介绍参与接待的人员，包括公司领导、各部门负责人及受访人员等，简要说明其在公司的职务和职责，便于记者了解采访对象背景。2.采访流程说明向记者介绍本次采访的大致流程，包括采访环节、时间安排、提问方式等，让记者对采访过程有清晰的预期，确保采访活动有序进行。（三）采访进行1.提问引导在采访过程中，接待人员应根据事先了解的采访主题和重点，引导记者围绕核心问题进行提问，避免话题过于分散或偏离主题。对于记者提出的问题，接待人员可提前与受访人员沟通，协调回答口径，确保回答准确、一致。2.记录管理安排专人负责记录采访过程，包括记者提问内容、受访人员回答要点、采访现场情况等。记录方式可采用文字记录、录音或录像等，但需事先征得记者同意。记录资料应妥善保存，以备后续查阅和整理新闻稿件使用。3.敏感信息处理对于涉及公司商业机密、敏感信息等内容，受访人员应按照公司保密规定谨慎回答。如记者提出的问题涉及此类信息，接待人员应及时提醒受访人员，并根据情况进行适当回避或婉拒回答，必要时可由公司新闻发言人统一对外发布口径。（四）互动交流1.解答疑问在采访过程中，鼓励记者与受访人员进行充分的互动交流，对于记者提出的疑问或需要进一步了解的情况，受访人员应耐心解答，提供详细、准确的信息。接待人员也应积极协助，确保沟通顺畅。2.意见反馈采访结束后，及时收集记者对本次采访活动的意见和建议，了解记者在采访过程中遇到的问题或困难，以便今后改进接待工作。对于记者提出的合理建议，应认真研究并加以采纳。（五）结束送行1.总结感谢采访结束后，由接待负责人对本次采访活动进行简要总结，感谢记者对公司的关注和支持，并再次强调公司的立场和观点。2.礼品赠送根据公司相关规定和实际情况，如需要，可向记者赠送具有公司特色的礼品，但礼品应简洁、得体，避免过于贵重或引起不必要的误解。3.送行安排安排专人将记者送至公司门口或约定地点，热情道别，欢迎记者再次来访。对于重要媒体记者或长期合作的媒体，可考虑安排车辆送行，提升接待规格和友好氛围。四、新闻稿件审核与发布（一）稿件整理1.初稿整理采访结束后，负责记录的人员应及时对采访记录进行整理，形成新闻稿件初稿。初稿内容应准确反映采访过程和主要信息，包括采访时间、地点、人物、采访主题、受访人员回答要点等。2.内容审核新闻稿件初稿完成后，首先由受访人员进行审核，确保稿件内容与采访过程一致，回答要点准确无误。然后提交至所在部门负责人审核，重点审核稿件是否符合公司宣传口径、是否存在敏感信息泄露等问题。（二）归口部门审核1.内容把关稿件经部门审核后，提交至公司[归口管理部门]进行审核。归口管理部门应从公司整体形象、信息准确性、舆论导向等方面进行全面把关，对稿件内容进行细致审核，确保稿件质量。2.敏感信息审查特别关注稿件中是否涉及公司商业机密、敏感信息等内容，对于涉及此类信息的表述应按照保密规定进行处理，必要时进行修改或调整。（三）领导审批1.分级审批对于一般性新闻稿件，经归口管理部门审核通过后，可由部门负责人或分管领导审批发布。对于涉及重大事项、重要决策、敏感话题或可能产生较大影响的新闻稿件，需报公司总经理审批。2.审批意见记录领导审批过程中，应详细记录审批意见，对于需要修改的内容，明确指出修改要求和方向。审批通过的稿件，领导应签字确认。（四）发布管理1.发布渠道选择根据采访媒体的性质、影响力及稿件内容，选择合适的发布渠道。对于重要媒体或影响力较大的媒体，可优先在其官方网站、报纸、电视台等平台发布；对于行业媒体或专业性较强的媒体，可选择相应的行业媒体平台发布。同时，也可考虑在公司官方网站、社交媒体账号等自有渠道进行发布，扩大传播范围。2.发布流程新闻稿件经领导审批通过后，由公司[具体发布部门]按照预定发布计划和流程，及时将稿件发布至选定的媒体渠道。发布过程中，应与媒体保持密切沟通，确保稿件顺利发布，并及时跟踪发布效果。（五）效果评估1.传播数据分析新闻稿件发布后，收集相关传播数据，如媒体平台的阅读量、转发量、评论量等，分析稿件的传播效果和影响力。通过对传播数据的分析，了解不同媒体渠道的传播特点和受众反馈，为今后的新闻宣传工作提供参考。2.舆情监测借助专业舆情监测工具，对新闻稿件发布后的舆情动态进行监测，关注社会各界对公司的评价和反馈。及时发现并处理可能出现的负面舆情，采取有效措施引导舆论方向，维护公司良好形象。3.总结改进根据新闻稿件发布效果评估和舆情监测情况，对本次记者采访接待及新闻宣传工作进行总结。分析存在的问题和不足之处，提出改进措施和建议，不断完善公司记者采访接待管理制度和新闻宣传工作流程，提高工作质量和效果。五、保密管理（一）保密责任1.接待人员责任所有参与记者采访接待活动的人员，包括接待人员、受访人员、记录人员等，均为公司信息保密责任人，应严格遵守公司保密制度，履行保密义务。2.保密承诺接待人员和受访人员在参与采访活动前，应签署《保密承诺书》，承诺对在采访过程中知悉的公司商业机密、敏感信息等予以保密，不得泄露给任何第三方。（二）保密范围1.商业机密包括公司的技术秘密、产品研发信息、营销策略、客户资料、财务数据等，这些信息一旦泄露可能给公司带来经济损失或竞争优势。2.敏感信息如公司正在进行的重大项目进展情况、尚未公开的公司决策、内部管理规定等，此类信息的泄露可能影响公司正常运营或引发不良社会影响。（三）保密措施1.信息管理对采访过程中涉及的公司资料、文件、数据等信息进行严格管理，限制知悉范围，确保信息存储和传输的安全性。对于敏感信息，应采用加密存储、专人保管等方式进行处理。2.沟通限制接待人员和受访人员在采访过程中，应避免在公开场合或不适当的环境下讨论敏感信息。对于必须提及的敏感信息，应采取模糊化、概括化等方式进行表述，避免具体细节泄露。3.记录要求记录采访过程时，对于涉及保密信息的内容，应采用代号、化名或其他保密方式进行记录。记录资料应妥善保管，未经公司同意，不得擅自复制、传播或提供给他人。（四）监督检查1.定期检查公司[保密管理部门]定期对记者采访接待活动中的保密工作进行检查，查看保密制度执行情况、信息管理措施落实情况等，及时发现并纠正存在的问题。2.违规处理对于违反保密规定的行为，一经发现，公司将按照相关规定进行严肃处理，包括但不限于警告、罚款、解除