贸易公司催款管理制度

贸易公司催款管理制度一、总则（一）目的为规范贸易公司的催款工作，加强应收账款的管理，保障公司资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与客户之间因销售商品、提供劳务等形成的应收账款的催款管理。（三）基本原则1.依法合规原则：催款工作应严格遵守国家法律法规和公司相关规定。2.及时有效原则：对逾期应收账款要及时采取措施进行催收，确保款项及时收回。3.责任明确原则：明确各部门和人员在催款工作中的职责，确保催款工作落实到位。4.灵活多样原则：根据客户实际情况，采取灵活多样的催款方式，提高催款效果。二、催款职责分工（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同，明确付款方式、付款期限等条款。2.及时跟踪客户订单执行情况，对可能出现逾期付款的客户提前预警。3.协助财务部门进行催款工作，提供客户相关信息和交易资料。4.负责直接与客户沟通催款事宜，根据客户反馈情况制定具体催款方案。（二）财务部门1.负责应收账款的核算与管理，定期编制应收账款账龄分析表，为催款工作提供数据支持。2.协助销售部门制定催款策略，对催款工作进行财务指导。3.负责向客户发送催款函、对账单等，必要时采取法律手段追讨欠款。4.对催款过程中的资金回笼情况进行跟踪和记录，及时向管理层汇报。（三）法务部门1.为催款工作提供法律支持，审查催款函、合同等法律文件。2.协助制定催款法律策略，对可能涉及法律纠纷的情况提出专业意见。3.代表公司处理应收账款的法律诉讼、仲裁等事宜。（四）管理层1.负责审批重大催款事项，协调各部门之间的工作。2.对应收账款催款工作进行监督和指导，确保公司催款目标的实现。3.根据公司经营情况和资金需求，制定应收账款催款政策和目标。三、催款流程（一）逾期预警1.财务部门每月初根据应收账款账龄分析表，筛选出即将到期或已逾期的应收账款明细清单，发送给销售部门。2.销售部门对即将到期或已逾期的客户进行跟踪，了解客户付款意向和可能存在的问题，提前一周向客户发出付款提醒函，告知客户付款期限和逾期后果。（二）首次催款1.当应收账款逾期13天，销售部门负责通过电话、邮件等方式与客户联系，了解逾期原因，提醒客户尽快安排付款。2.销售部门根据与客户沟通的情况，填写《催款记录单》，详细记录催款时间、方式、客户反馈等信息。3.如客户承诺在近期付款，销售部门应持续跟进，确保款项按时到账；如客户未明确付款时间或表示存在困难，销售部门应及时将情况反馈给财务部门和管理层。（三）二次催款1.若逾期47天，财务部门向客户发送正式催款函，函件应明确指出逾期金额、逾期时间、催款要求等内容。2.销售部门同时再次与客户沟通，了解客户资金状况和未付款原因，寻求解决方案。对于暂时有困难的客户，可协商制定分期还款计划。3.销售部门将二次催款的情况和协商结果及时反馈给财务部门，财务部门对客户还款计划进行跟踪落实。（四）多次催款1.当逾期超过7天，由销售部门、财务部门和法务部门组成联合催款小组，共同商讨制定进一步催款措施。2.催款小组根据客户具体情况，可采取上门拜访、实地考察等方式，深入了解客户经营状况和资金流向，增强催款力度。3.如客户仍拒不付款，催款小组应及时收集相关证据，法务部门根据情况评估是否采取法律诉讼或仲裁手段追讨欠款。在决定采取法律行动前，需向管理层汇报并获得批准。（五）法律追款1.法务部门负责起草法律文书，如起诉状、仲裁申请书等，并按照法律程序向法院或仲裁机构提起诉讼或仲裁申请。2.在法律追款过程中，财务部门提供相关财务证据，销售部门协助收集客户交易记录、往来函件等资料。3.公司应积极配合法律程序，按照法院或仲裁机构的要求提供证据、参加庭审等活动，争取尽快实现款项收回。四、催款方式（一）电话催款1.由销售部门专人负责，选择合适的时间与客户联系，保持礼貌和专业。2.电话沟通时，明确告知客户逾期欠款情况、催款依据和要求，记录客户反馈意见和承诺付款时间。（二）邮件催款1.财务部门定期向客户发送对账单和催款函，邮件内容应清晰明了，包括应收账款明细、逾期金额、催款期限等。2.在邮件中强调逾期付款对公司和客户合作关系的影响，要求客户尽快核实并安排付款。（三）上门催款1.对于重要客户或欠款金额较大的客户，经管理层批准后，可由销售部门和财务部门人员共同上门催款。2.上门前应做好充分准备，了解客户经营状况和可能存在的问题。上门时要保持冷静和理智，与客户坦诚沟通，寻求解决方案。（四）法律催款1.在其他催款方式无效且欠款金额较大、逾期时间较长的情况下，及时启动法律程序。2.法律催款应严格按照法律法规和司法程序进行，确保公司合法权益得到保障。五、考核与奖惩（一）考核指标1.应收账款回收率：考核一定时期内公司实际收回的应收账款金额与逾期应收账款总额的比例。2.逾期账款周转率：反映逾期账款在一定时期内的周转次数，体现催款工作效率。3.催款及时率：统计按时完成各阶段催款工作的比例。（二）考核周期考核周期为季度和年度，季度考核为阶段性评估，年度考核为综合评价。（三）奖励措施1.对于在催款工作中表现突出，成功收回大额逾期账款或显著提高应收账款回收率的部门和个人，给予奖金奖励。2.在公司内部进行公开表彰，对催款工作中的优秀经验和做法进行推广。（四）惩罚措施1.对未能按时完成催款任务，导致应收账款回收率未达标的部门，扣减部门绩效奖金。2.因个人工作失误或不作为，造成公司应收账款损失的，视情节轻重给予警告、罚款、降职等处罚。六、信息管理（一）客户信息管理1.销售部门负责建立和维护客户信息档案，包括客户基本资料、信用状况、交易记录等。2.定期更新客户信息，确保信息的准确性和完整性，为催款工作提供可靠依据。（二）催款记录管理1.各部门在催款过程中形成的各类记录，如催款函、对账单、电话记录、上门拜访记录等，应及时整理归档。2.催款记录应妥善保存，以便随时查阅和追溯，为后续催款工作和分析总结提供参考。（三）数据统计与分析1.财务部门每月对应收账款催款情况进行数据统计，编制催款报表，包括逾期账款明细、催款进度、回收金额等。2.定期对催款数据进行分析，总结催款工作中的经验教训，发现存在的问题，为优化催款流程和策略提供依据。七、风险防范（一）信用评估1.在与新客户建立合作关系前，销售部门应会同财务部门对客户进行信用评估，了解客户的信用状况、经营实力、财务状况等。2.根据信用评估结果，确定客户信用额度和付款期限，避免与信用不佳的客户发生业务往来。（二）合同管理1.销售部门在签订销售合同时，应明确付款方式、付款期限、逾期违约责任等条款，确保合同的合法性和有效性。2.合同签订后，及时将合同副本提交给财务部门备案，以便跟踪执行和催款。（三）过程监控1.加强对销售业务全过程的监控，确保货物按时交付、发票及时开具等，避免因自身原因导致客户