贷款公司档案管理制度

贷款公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强贷款公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，为公司各项业务活动提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在业务活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司业务活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集公司各项业务活动中形成的各类档案资料，保证档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司各部门及员工查阅和利用档案。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善公司档案管理工作细则。2.负责公司各类档案的集中统一管理，组织档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督公司各部门的档案管理工作，对各部门档案管理情况进行定期检查和考核。4.负责档案管理设施设备的配置、维护和管理，确保档案保管条件符合要求。5.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.负责档案管理人员的培训和业务指导，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。（二）各部门职责1.负责本部门业务活动中形成档案资料的收集、整理和初步分类，并定期移交综合管理部门归档。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理工作的日常协调和督促，确保档案资料及时、准确地收集和整理。3.配合综合管理部门做好档案的鉴定、统计、利用等工作，按照要求提供相关档案资料。4.遵守公司档案管理制度，严格执行档案管理操作规程，确保本部门档案资料的安全和完整。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，不断提高自身业务素质。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等，确保档案管理工作规范、有序。3.建立健全档案检索工具，编制档案目录、索引等，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施处理，确保档案的安全和完整。5.按照规定做好档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案提出鉴定意见，报经批准后进行销毁。6.积极为公司各部门及员工提供档案查阅服务，根据需要及时、准确地提供档案资料，并做好查阅登记工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.贷款业务档案：包括贷款申请资料、客户信用评估报告、贷款合同、担保合同、抵押物清单、放款凭证、还款记录等。2.风险管理档案：包括风险评估报告、风险监控记录、不良贷款处置档案等。3.财务管理档案：包括财务报表、会计凭证、账簿、审计报告、税务资料等。4.人力资源管理档案：包括员工招聘资料、劳动合同、培训记录、绩效考核档案、薪酬福利资料等。5.行政管理档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、证照印章管理档案等。6.业务拓展档案：包括市场调研报告、客户开发资料、业务合作协议等。7.其他档案：公司在业务活动中形成的其他有保存价值的文件、资料、图表、声像等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全，符合档案管理要求。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储，同时注明文件的形成时间、来源和保管期限等信息。4.收集的档案资料应按照规定的时间和要求及时移交综合管理部门，不得擅自留存或拖延移交。（三）整理方法1.综合管理部门对接收的档案资料进行分类整理，按照档案的形成来源、时间顺序、内容性质等因素，将档案划分为不同的类别。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。3.按照档案整理的规范要求，对档案资料进行装订、编页、编目等处理，确保档案整齐、美观、便于查阅。4.建立档案目录数据库，将档案的编号、名称、日期、保管期限等信息录入数据库，实现档案信息的电子化管理，方便档案的检索和查询。四、档案的保管（一）保管期限1.贷款业务档案的保管期限根据贷款的性质、金额、风险程度等因素确定，一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。2.风险管理档案、财务管理档案、人力资源管理档案、行政管理档案等其他档案的保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定，一般为510年。3.对于涉及重要业务决策、重大经济事项、法律纠纷等具有长期保存价值的档案，应永久保管。（二）保管方式1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，按照档案的类别、年度、保管期限等顺序排列上架，便于查找和管理。3.对于电子档案，应采用磁带、光盘、硬盘等存储介质进行备份存储，并建立异地灾备系统，确保电子档案的安全性和可靠性。同时，应对电子档案进行定期维护和检查，防止数据丢失或损坏。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，核对档案的数量、完整性和保管状况，发现问题及时报告并处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性和完整性。3.严格控制档案库房的温度、湿度，保持库房环境整洁，防止档案受到损坏。4.加强对档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入库房。档案管理人员离开库房时应关闭门窗、电源等设备，确保库房安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.综合管理部门定期组织对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁意见。3.对于仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对于确无保存价值的档案，应填写《档案销毁审批表》，报经公司领导批准后进行销毁。（二）销毁程序1.经批准销毁的档案，由档案管理人员造具《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核签字后，报公司领导审批。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和相关业务部门人员共同监督销毁过程，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。六、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保档案利用过程中的信息安全。2.遵循方便利用、服务公司业务的原则，根据公司各部门及员工的实际需求，及时、准确地提供档案资料。3.对涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，应严格限制查阅范围，履行审批手续，防止信息泄露。（二）利用方式1.查阅利用：公司各部门及员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、目的、范围等信息，经部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。档案管理人员根据申请内容，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。2.借阅利用：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人、综合管理部门负责人及公司领导签字批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[x]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，按时归还档案。3.复制利用：根据工作需要，经批准后可以对档案进行复制。复制档案应注明复制日期、复制人、用途等信息，并加盖综合管理部门印章。复制档案的份数应根据实际需求确定，不得超出合理范围。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、档案名称、利用目的、归还时间等信息。2.档案利用登记记录应妥善保存，定期进行整理和归档，以便于查询和统计分析。3.通过档案利用登记，及时掌握档案的利用动态，发现问题及时采取措施处理，确保档案利用工作的规范、有序进行。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为公司各部门及员工提供便捷的档案信息服务，支持公司业务决策和管理创新。3.确保档案信息化系统的安全稳定运行，保障档案信息的安全和保密。（二）信息化系统建设1.选择适合公司档案管理需求的信息化管理软件，具备档案录入、存储、检索、借阅管理、统计分析等功能。2.对档案信息化管理系统进行合理规划和设计，建立科学的档案数据库结构，确保档案数据的准确、完整和规范。3.按照档案管理的流程和规范，将纸质档案进行数字化处理，录入档案信息化管理系统，建立电子档案库。数字化处理应保证档案图像清晰、完整，数据准确无误。（三）信息化系统管理1.制定档案信息化系统操作手册和管理制度，明确系统操作人员的职责和权限，规范系统操作流程。2.加强对档案信息化系统的日常维护和管理，定期对系统进行备份，确保系统数据的安全。及时处理系统运行中出现的问题，保证系统的正常运行。3.对档案信息化系统的用户进行培训，使其熟悉系统的功能和操作方法，提高用户的使用效率和水平。4.建立档案信息化系统安全防护机制，采取身份认证、访问控制、数据加密等技术手段，防止档案信息泄露、篡改和丢失。八、档案管理监督与考核（一）监督检查1.综合管理部门定期对公司各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等情况。2.监督检查可以采取定期检查和不定期抽查相结合的方式，对发现的问题及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。3.对档案管理工作中存在的违规行为，按照公司相关规定进行严肃处理，情节严重的追究相关人员的责任。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价制度，对各部门的档案管理工作进行量化考核，考核结果纳入公