项目的不确定性及项目管理PMI

1项目的不确定性及项目管理PMI2简介(Introduction)项目(project)「项目是一项暂时性的工作，其目的在于创造特定的产品或服务。」(PMI)「项目是一连串的活动，以符合既定的目标并产生既定的结果。」在一段时间内，为了完成特定目标的组织活动个人或是一群人，为了某些明确而可行的目标，在某一定期间内，运用组织，将金钱、时间及人力等资源有计划地分配与协调，并有效的与项目的利害关系人沟通，以期在预设的条件下，达到预期的目标项目特性特定明确的目标时程:有预定的时程&明确的完工期限具独特性/非重复性/暂时性的工作资源运用-资源的整合&有限资源限制复杂性不确定性项目的成败受外在因素影响甚大项目的变动性大判断项目七准则目的(objective)行动(action)有始有终资源分配项目成员(professionalmembers)时效(timing)可衡量的行为(measurablebehaviors)Objective-performancespecification-timeschedule-costbudgetResources-manpowerandfacilityUniqueness-differentcustomers,teammembers,timeand/ormethodology,….Organization-ProjectandfunctionalOrigin-Somethingnotdonebefore-mustbeuniqueone!Marketplace-WhoisyourbossProduct-Softwareand/orhardwareSize

-ScaleCharacteristicsofProject项目之不确定性面对了太多的信息与太多的选择，让事情变复杂求快求变抢速度，赶时间以符合顾客的要求顾客有新的要求，主管给了新的项目…..合竞/竞合的现象、看不到的竞争者政府法规的稳定性越来越低成员的日益多样化（diversity）

创新与变革项目管理(Projectmanagement)定义：一序列的计划、组织、用人、指导与控制的过程，充分运用企业的资源，包括资本、物料、时间与员工等，以达成企业的相对短期目标一种有效率地管理、分配和运用有限资源，在既定的期限内达成目标的方法

Cleland&King(1983)-以定义好的成本、时间、质量为目标，应用系统化方法执行定义好的工作Kerzner(1984)-计划、组织、指挥、控制资源，从事特定期间内的工作，以完成某些具体的目标，同时运用系统的方式管理，将人员指派到特定的项目工作美国项目管理学会(PMI,2002)-应用知识、技能、工具与技术来规划活动，以达成项目的需求ProjectManagement(PM)TeamleadermusthavegoodPMskillsMajorreasonforISdevelopmentfailures-badPMskillsOnly26%ofallprojectssurveyed(23,000)in1998succeeded28%failed,46%challengedLowersuccessratesforlargecompaniesBetterPMskillsneeded项目管理的元素资源

范畴成本时间利益团体小组成员项目管理项目成本管理●资源规划●成本估算●预算编列●成本控制项目整合管理●

专案计划书发展●项目计划书执行●整合变更控术项目沟通管理●沟通规划●信息发布●绩效报告●结案管理项目范畴管理●项目起始●范畴规划●范畴定义●范畴确认●范畴变更控制项目质量管制●质量规划●质量确保●质量控术项目风险管理●风险管理规划●风险辨识●风险定性分析●风险定量分析●风险回应规划●风险监控项目时间管理●活动定义●活动排序●活动期程估算●时程发展●时程控制人力资源管理●组织规划●人员获得●团队发展项目采购管理●采购规划●邀商规划●邀商作业●商源评选●履约管理●合约终结项目管理范畴（领域）领域关键影响因素需求管理Requirementsmanagement目标成功标准、准则全面性评估驱使、目标、与鼓励早期项目机会维护与发展流程管理Processmanagement主要指派监督探讨瞬时转换实施控制初始阶段结束阶段决策团队管理Teammanagement人员资金负责人参与组织与文化成员与团队变动绩效指示沟通资源管理教育训练周围情况管理Environmentmanagement金融社会、政治与文化法律条文市场客户偶发的项目采购管理Procurementmanagement项目分析与策略契约策略棘手的流程货物安排先前检验与反馈领域关键影响因素更动管理Changemanagement分析核准实现记录预防财务与时程管理Financeandschedulemanagement计划整个项目的影响估计与预测反馈报表产生知识管理Knowledgemanagement隐性知识评论获取及取得信息控制传播规则不确定性管理Uncertaintymanagement风险评估整体性考量风险减轻风险配置正面与负面影响设计管理Designmanagement范围协同详细规格技术确认商业软件确认实用性质量创新危机管理Crisismanagement预作准备分析行动偶发事件Source:BuildingASuccessfulProjectManagementCulture,JohnWright,CIO,CityofBrampton项目架构之屋(HouseofProjectFramework)项目经理人

挑战无法承袭先前的项目经验无法有效控制项目任务的时间(每个工作有多少宽延时间?)无法掌握整体的项目进度与资源的使用状况项目团队无法进行有效率的分工与协同合作项目文件或资料无法进行统一的分类,管理与分享无法有效确保项目资料与文件的安全性项目问题发生无法实时被告知注意事项如何有效的规划项目所需时间与资金 如何掌握人力资源状况如何要求小组定期回报工作进度状况同时控管多个项目进度状况如何撰写一份项目结案报表项目经理人应具备能力SkillsforProjectManagersTechnologyandbusinessknowledgeJudgmentNegotiationGoodcommunicationOrganization4PsP1：Peopleskill搞定「人」，一切搞定知人、善任、教练、大使、公关P2：Personaldynamics包装与推销自己，以求得资源与机会P3：Problem—solving分析能力（thinking）、工具（tools）、方法（methodologies）P4：Perspectives运用「项目管理」的新典范以实践自己的管理生命（managementbyproject）萧伯纳：Peopleseethingshappenandaskwhy,Iseethingsnothappenandaskwhynot!!项目经理手册一、计划为避免大错之本重视别人的意见放眼看全局目标要有共识日程、进度要有弹性先设定一般的游戏规则确定个人的责任二、执行为胜败关键之本把握关键工作-「要径」（criticalpath）工作的进展用帮忙解决问题的态度来影响部下的表现原有的计划不是不能改，但改计划不能变成习惯尽量为部下争取资源三、追踪为确保项目质量之本定期与项目小组成员讨论项目的进展在必要时，不排除对个人或团体加以表扬追踪的方式可以不拘形式，但其结果必须公开，并做成记录在问题恶化到不能解决前，先处理掉重视别人的意见四、进度评估为避免失控之本因材施教，不同的人需要不同的管理项目经理手册（续）五、过错为吸取宝贵经验之本过错（error）和错误（mistake）并不完全一样。过错不改才会变成错误保持冷静，处变不惊很重要在挫折中学习经验。经验比知识可贵六、上下关系为团队精神之本不同的人，在不同的时间戴不同的帽子。这和功能有关，和职位、头衔和薪水无关专业经理人的责任是教练、裁判、辅导，而不是监督要懂得说「不」 要避免「意料之外」七、士气为不畏艰难之本要有肩膀，不怕负责光环给别人戴懂得将项目化整为零的道理公开表扬，私下劝勉要有壮士断腕的勇气，不要让一个害群之马影响别人的士气八、沟通为化解误会之本最有效的沟通还是面对面的沟通统一沟通的标准和方式绝对不能让谣言满天飞项目经理手册（续）九、冲突为考验智慧之本见不到的冲突最可怕面对冲突，寻求解决之道杀鸡儆猴的必要性绝对避免团体对团队的冲突十、资源运用为检验效率之本懂得取舍原则的重要性将最能干的人用在最重要的地方省时比省钱重要花一个半人的钱，请一个能干的人，远比花一个人的钱，请两个人要划算人多的麻烦比人少的麻烦要大十一、经验为驾轻就熟之本失败的经验比成功的经验重要自己的经验比别人的经验重要最近的经验比过去的经验重要多方的经验比长久的经验重要十二、人际关系是万事顺畅之本不要试图去改变别人保持作风的一贯性个人的名誉是最重要的资产项目经理vs.程序设计师知识技术能力程序设计师物件导向数据库网络作业系统企业知识撰写程序(C++、Java、JavaScript、Delphi、VB…)与使用者及其他开发人员的沟通、协调、合作、互动组织思维、发现问题、解决问题能力系统分析师结构化分析与设计系统开发理论企业、组织相关知识系统需求撷取与分析系统设计系统规格订定撰写文件、手册CASE开发工具系统安装、使用、维护使用者访谈、问卷、会议、联合开发等沟通能力书面与口头表达能力需求判断、问题分析、解决能力项目经理管理知识企业知识科技知识项目时间、成本、资源规划决策、成本—效益分析执行、监督、控制沟通协调团队建立与运作激励领导统御项目管理四阶段起始阶段—定义出项目的需求，同时还必须厘清与描述对此需求的适当回应，并定出主要的预期成果规划阶段—详细地发展项目的解决之道，开始界定所需要的工作任务，以及执行的先后顺序，另外，根据执行工作任务所需的时间、经费、与完成日期来估算成本执行阶段—前两阶段所规划的工作都会在监控下实际执行，并适当地进行调整与记录，以配合成本及时间的考量结案阶段—验证该项目是否满足原本的需求，项目中所使用的资源将被释回原来单位，并对项目进行整体探讨，以作后续项目之模板项目管理之五大过程起始过程计划过程控制过程执行过程结案过程

确认一项目或阶段应开始进行并获得执行之许可。

运用及协调人及相关资源以实现一项计划。

设计及维持一可予实践的计划以利能具体执行满足特殊需要的项目。

藉质量监控及进度衡量以确保项目目标之有效达成，并视情况采取必要的改进措施。

正式接受项目的结果并按计划终结所有作业。ProjectManagementProcessDefiningdefiningtheproject’sgoalPlanningplanninghowyouandyourteamwillsatisfytheTripleConstraint(goal)ofperformancespecification,timeschedule,andmoneybudget.Leadingprovidingmanagerialguidancetohumanresources,subordinatesandothers(includingsubcontractors)thatwillresultintheirdoingeffective,timelywork.Monitoringmeasuringtheprojectworktofindouthowprogressdiffersfromplanintimetoinitiatecorrectiveaction.Completingmakingsurethatthejobthatisfinallydoneconformstothecorrectdefinitionofwhatwastobedoneandwrappingupallthelooseends,suchasdocumentation.ProjectDevelopmentProcess-TraditionalSystemsDevelopmentLifeCycle(SDLC)(Waterfall)DesignImplementationAnalysisNeedPlanningSystemPlanning

WhyBuildtheSystem?MinorStep Deliverable1.Identifybusinessvalue Systemrequest2.Analyzefeasibility Feasibilitystudy3.Developworkplan Workplan4.Staffproject Staffingplan, Projectcharter5.Controlanddirectproject Projectmanagementtools CASEtool Standardslist Projectbinders/files Riskassessment Analysis

Who,What,When,Where?MinorStep Deliverable6.Analyzeproblem Analysisplan7.Gatherinformation Information8.Modelprocess(es) Processmodel9.Modeldata DatamodelDesign

HowWilltheSystemWork?MinorStep Deliverable10.Designphysicalsystem Designplan11.Designarchitecture Architecturedesign, Infrastructuredesign12.Designinterface Interfacedesign13.Designdatabaseandfiles Datastoragedesign14.Designprogram(s) ProgramdesignImplementation

SystemDeliveryMinorStep Deliverable15.Construction Testplan, Programs, Documentation16.Installation Conversionplan, TrainingplanAlternativeDevelopmentMethodologiesParalleldevelopmentMultiplecopiesofdesignandimplementationphasesTodevelopseparatesubsystemsAllcometogetherinasingleimplementationphaseRapidapplicationdevelopment(RAD)methodologiesPhaseddevelopmentBreaksystemupintoversionsdevelopedseq